E-Rechnung aufbewahren: 8 Jahre

Kurz: Aufzubewahren ist die Datei, nicht ihr Ausdruck. Acht Jahre lang, gerechnet ab dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde (§ 14b Abs. 1 UStG). Eine E-Rechnung, die als Papier im Ordner liegt und deren XML gelöscht wurde, ist nicht aufbewahrt — sie ist weg.

Das gilt seit dem 1. Januar 2025 für jedes Unternehmen in Deutschland, weil seither jeder E-Rechnungen empfangen muss. Wer nie eine ausstellt, bekommt trotzdem welche.

Wie lange genau, und ab wann läuft die Frist?

Acht Jahre nach § 14b Abs. 1 UStG. Der Zeitraum beginnt nicht am Rechnungsdatum, sondern am Ende des Kalenderjahres:

Beide Rechnungen liegen also gleich lang. Praktisch heißt das: In der Ablage zählt das Jahr, nicht der Tag — und ein Archiv, das nach Jahren sortiert ist, macht die Frist von selbst nachvollziehbar.

Für Belege, die zugleich Handelsbriefe oder Buchungsbelege sind, gelten die Fristen der Abgabenordnung (§ 147 AO) parallel. Für die Rechnung selbst ist die umsatzsteuerliche Frist die maßgebliche.

Was genau ist das Original?

Der strukturierte Datensatz. Bei einer XRechnung ist das die XML-Datei, bei ZUGFeRD das PDF mit dem eingebetteten XML — nicht das eine ohne das andere.

Das ist keine Förmelei, sondern hat eine direkte Folge: Der Vorsteuerabzug ist nur aus dem strukturierten Rechnungsteil möglich. Weicht das sichtbare Rechnungsbild vom Datensatz ab, ist für das Finanzamt der Datensatz maßgeblich. Was das im Streitfall bedeutet, steht in Fehlerhafte E-Rechnung und Vorsteuerabzug.

Daraus folgen drei Dinge, die in der Praxis regelmäßig schiefgehen:

• Ausdrucken und die Datei löschen erfüllt die Pflicht nicht. Der Ausdruck ist eine Kopie.
• Ein PDF aus der XML zu erzeugen und nur das aufzubewahren erfüllt sie ebenfalls nicht.
• Das ZUGFeRD-PDF neu zu speichern — etwa durch „Drucken als PDF“ — kann den eingebetteten Datensatz entfernen. Danach ist es ein Bild, keine E-Rechnung mehr.

Warum das Mailpostfach kein Archiv ist

Die häufigste Ablage für Eingangsrechnungen ist der Ordner „Rechnungen“ im Postfach. Er erfüllt die Anforderungen nicht, und zwar aus vier Gründen gleichzeitig:

1. Veränderbarkeit. Mails lassen sich löschen und verschieben, ohne dass es jemand merkt. Die GoBD verlangen, dass ein aufbewahrter Beleg nicht unbemerkt geändert werden kann.
2. Auffindbarkeit. Ein Prüfer muss einen Beleg in angemessener Zeit finden. Die Suche im Postfach ist keine geordnete Ablage.
3. Maschinelle Auswertbarkeit. Der Datensatz muss auswertbar bleiben — nicht als Anhang, den niemand mehr öffnet.
4. Zugriffsdauer. Postfächer werden aufgeräumt, Mitarbeiter gehen, Konten werden geschlossen. Acht Jahre sind länger als die meisten Postfächer.

Ein Archiv muss die Datei unverändert halten, sie wiederfindbar machen und über den gesamten Zeitraum lesbar bleiben. Das ist die ganze Anforderung, und sie ist kleiner, als sie klingt: Ein geordneter Ordner je Jahr mit den Originaldateien plus eine Beschreibung des Ablaufs genügt vielen Betrieben.

Was ist die Verfahrensdokumentation, und braucht die jeder?

Sie beschreibt, wie Belege bei euch entstehen, geprüft, abgelegt und gelöscht werden. Nicht die Software, sondern der Ablauf: Wer öffnet das Postfach, was passiert mit einer Rechnung, wo landet sie, wer darf sie sehen.

Der Sinn ist praktisch: In der Betriebsprüfung entscheidet nicht der einzelne Beleg, sondern ob das Verfahren nachvollziehbar ist. Ein sauber beschriebener Ablauf mit einer Lücke ist besser als ein lückenloser Ordner ohne Beschreibung, weil sich der eine erklären lässt und der andere nicht.

Verpflichtend ist sie für jeden, der Belege elektronisch verarbeitet — also praktisch für jeden. Der Umfang richtet sich nach der Größe des Betriebs: Für einen Handwerksbetrieb mit zwei Leuten sind zwei Seiten angemessen.

Wie prüfe ich, ob mein Archiv trägt?

Vier Fragen, die sich ohne Berater beantworten lassen:

• Kann ich eine Rechnung aus dem Jahr 2025 in unter fünf Minuten vorlegen — als Originaldatei?
• Kann jemand eine abgelegte Datei ändern oder löschen, ohne dass es auffällt?
• Liegt zu jeder empfangenen E-Rechnung auch der Prüfbericht? Das BMF empfiehlt ausdrücklich, ihn aufzubewahren — er belegt, dass ihr hingesehen habt.
• Weiß außer mir noch jemand, wie die Ablage funktioniert?

Wer bei einer Frage zögert, hat die Antwort. Prüfen lässt sich eine einzelne Datei jederzeit mit dem E-Rechnungs-Prüfer, ohne Anmeldung und ohne dass die Datei gespeichert wird.

Häufige Fragen

Reicht es, die E-Rechnung als PDF auszudrucken und abzuheften? Nein. Aufzubewahren ist der strukturierte Datensatz. Der Ausdruck ist eine Kopie und ersetzt das Original nicht.

Muss ich das PDF und die XML beide aufbewahren? Bei ZUGFeRD sind beide dasselbe Dokument — das PDF enthält die XML, und es gehört unverändert ins Archiv. Bei einer XRechnung ist die XML das Original; ein zusätzlich erzeugtes Sichtformat ist freiwillig.

Ab wann läuft die Acht-Jahres-Frist? Ab dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. Eine Rechnung vom Februar 2026 und eine vom Dezember 2026 sind gleich lange aufzubewahren.

Darf ich Rechnungen in einer Cloud außerhalb Deutschlands ablegen? Innerhalb der EU ist das zulässig, wenn der Zugriff für die Finanzverwaltung sichergestellt ist. Wichtiger als der Ort ist, dass die Dateien unverändert und auffindbar bleiben.