Praxis & Buchhaltung
Pflichtangaben nach § 14 UStG
Zehn Angaben machen aus einem Schreiben eine Rechnung. Was jede davon bedeutet, wo die typischen Fehler liegen und was passiert, wenn eine fehlt.
5 Minuten Lesezeit
Angebot schreiben und später zur Rechnung machen
Zwischen Angebot und Rechnung liegt in vielen Betrieben eine Abschrift: dieselben Positionen, dieselben Preise, noch einmal getippt, und beim Tippen verschwindet eine Zeile. Dabei ist das Angebot der fertige Rechnungsentwurf — es fehlt nur die Zusage. Hier steht, was ein Angebot rechtlich bindet, warum es kein Beleg im Sinne der Aufbewahrungspflicht ist und wie aus ihm eine Rechnung wird, ohne dass jemand etwas abtippt.
0Angebote im Monatskontingent
Server in Deutschland
Betrieb und Datenbank stehen in einem deutschen Rechenzentrum.
Geprüft nach EN 16931
Jede Rechnung läuft vor der Ausgabe durch den Prüfdienst des Mustangprojekts.
Keine KI-Dienste
Rechnungsdaten werden an niemanden weitergegeben, auch nicht an ein Sprachmodell.
Ohne Anmeldung nutzbar
Die ersten drei Rechnungen im Monat brauchen weder Konto noch E-Mail-Adresse.
Worauf es hier ankommt
Ein Angebot ist kein Beleg — das ändert eine Menge
§ 14 Abs. 4 Nr. 4 UStG verlangt eine fortlaufende Nummer für ausgestellte Rechnungen. Ein Angebot ist keine, deshalb bekommt es eine eigene, einfache Zählung im Format AN-2026-0001, und eine Lücke darin ist folgenlos. Aus demselben Grund wird es nicht acht Jahre archiviert: Sein PDF entsteht bei jedem Abruf neu aus dem gespeicherten Datensatz und ist deshalb jedes Mal dasselbe Blatt.
Kein XML, und das ist Absicht
Ein Angebot geht als PDF hinaus, nicht als XRechnung oder ZUGFeRD. Die Norm EN 16931 beschreibt Rechnungen, nicht Angebote; ein Angebot im Rechnungsformat wäre für die Buchhaltung des Empfängers ein Beleg, der keiner ist. Deshalb wird es auch nicht gegen die Norm geprüft — geprüft wird erst die Rechnung, die daraus entsteht.
Angebote zählen nicht, die Umwandlung schon
Du kannst so viele Angebote schreiben, wie du Aufträge suchst; auf dein Monatskontingent wirkt sich das nicht aus. Erst wenn aus einem eine Rechnung wird, zählt sie wie jede andere. Das ist keine Spitzfindigkeit, sondern die einzige Sperre, die verhindert, dass die Monatsgrenze über den Umweg Angebot ins Leere läuft.
Die Zusage kommt vom Kunden
Auf der Angebotsseite entscheidet der Empfänger selbst und ohne Konto. Das ist etwas anderes als bei einer Rechnung, wo er nur melden kann, dass er überwiesen hat: Über sein eigenes Ja weiß er alles, über den Eingang deines Geldes nichts. Ist die Gültigkeit abgelaufen, steht das auf der Seite; im Portal hat „Abgelaufen“ einen eigenen Filter, weil dieser Zustand etwas verlangt — nachfassen oder abhaken.
Vom Angebot zur Rechnung
Angebot schreiben
Derselbe Assistent wie bei der Rechnung, nur ohne Nummernfeld: Die Angebotsnummer vergibt der Server beim Speichern, und statt des Zahlungsziels steht dort „gültig bis“. Ein Konto braucht es, denn ein Angebot lebt davon, dass es abrufbar bleibt.
Zum Kunden schicken
Die Mail trägt das PDF im Anhang und einen Link auf die Angebotsseite. Dort kann der Kunde zusagen oder absagen — bei der Absage freiwillig mit einem Wort dazu, warum. Wer den Beleg zusätzlich schützen will, schaltet die Betragsabfrage davor.
Auf Zuruf umwandeln
Ein Klick macht aus dem gespeicherten Datensatz eine Rechnung: Sie läuft durch dieselbe Prüfung gegen EN 16931 wie jede andere, bekommt ihre Nummer aus dem Nummernkreis und trägt das heutige Datum. Das Angebot bleibt bestehen und merkt sich, welche Rechnung daraus wurde.
Was ein Angebot ohne Frist kostet
Ein Angebot ist nach § 145 BGB ein bindender Antrag. Ohne Datum endet die Bindung erst nach der Zeit, in der du eine Antwort erwarten durftest (§ 147 Abs. 2 BGB) — und die legt im Streitfall nicht du fest. Wer im März 4.800 Euro anbietet und im September die Zusage bekommt, rechnet zu Preisen von vor einem halben Jahr ab.
Häufige Fragen
Verbraucht ein Angebot eine meiner freien Rechnungen?
Nein. Angebote sind unbegrenzt, weil sie keine Rechnungen sind. Gezählt wird erst die Umwandlung — dann aber wie bei jeder anderen Rechnung auch.
Was passiert mit dem Angebot, wenn die Rechnung gestellt ist?
Es bleibt bestehen und trägt den Vermerk, welche Rechnung daraus geworden ist. Es zu überschreiben hieße, die Grundlage des Auftrags zu verlieren — und die ist genau dann wichtig, wenn später jemand fragt, was eigentlich vereinbart war.
Welches Datum trägt die Rechnung aus einem alten Angebot?
Das heutige, mit vierzehn Tagen Zahlungsziel. Ein Angebot von vor sechs Wochen als Rechnung mit dem Datum von damals zu stellen wäre falsch: Das Rechnungsdatum bestimmt den Voranmeldungszeitraum, und die Zahlungsfrist liefe rückwirkend.
Kann ich ein Angebot noch ändern, nachdem es beim Kunden liegt?
Ja, solange keine Rechnung daraus geworden ist — ein Angebot darf geändert werden, eine gestellte Rechnung nicht. Schick es danach neu, sonst hat der Kunde zwei Fassungen und keine Ahnung, welche gilt.
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