Praxis & Buchhaltung
Leitweg-ID: Aufbau und Prüfziffer
Aufbau Feld für Feld, die Prüfziffer nach MOD 97-10 zum Nachrechnen und das richtige Portal — plus warum ein Zahlendreher die Prüfung besteht.
6 Minuten Lesezeit
Zahlungen zuordnen: Kontoauszug hochladen statt Liste abhaken
Offene Posten pflegen heißt in den meisten Betrieben: Kontoauszug ausdrucken, Rechnungsliste daneben, Zeile für Zeile abhaken. Das dauert, und es geht regelmäßig etwas daneben — mit der unangenehmen Folge, dass jemand gemahnt wird, der längst gezahlt hat. Hier steht, wie der Abgleich im Rechnungslotse funktioniert, warum wir bewusst keinen Bankzugang verlangen und woran eine automatische Zuordnung scheitert.
0Bankzugänge, die wir brauchen
Server in Deutschland
Betrieb und Datenbank stehen in einem deutschen Rechenzentrum.
Geprüft nach EN 16931
Jede Rechnung läuft vor der Ausgabe durch den Prüfdienst des Mustangprojekts.
Keine KI-Dienste
Rechnungsdaten werden an niemanden weitergegeben, auch nicht an ein Sprachmodell.
Ohne Anmeldung nutzbar
Die ersten drei Rechnungen im Monat brauchen weder Konto noch E-Mail-Adresse.
Worauf es hier ankommt
Warum wir keinen Bankzugang wollen
Es gäbe die technische Möglichkeit, dein Konto per Schnittstelle abzufragen. Wir tun es nicht. Ein Zugang zum Geschäftskonto ist das mit Abstand sensibelste Datum in diesem ganzen Ablauf, und der Nutzen ist gering: Ein Auszug ist in zehn Sekunden heruntergeladen, und wer einmal im Monat abrechnet, braucht ihn genau einmal im Monat. Was du hochlädst, bleibt in deinem Betrieb — der Auszug wird gelesen, zugeordnet und danach nicht als Datei aufbewahrt.
CAMT oder CSV — und was der Unterschied ist
CAMT ist das XML-Format der ISO-20022-Familie, das den alten SWIFT-Standard MT940 abgelöst hat. Es transportiert den Verwendungszweck strukturiert und ungekürzt, dazu Auftraggeber, Datum und Endbetrag. Eine CSV aus dem Onlinebanking ist bequemer zu bekommen, aber jede Bank baut sie anders und schneidet den Verwendungszweck gern nach ein paar Zeichen ab. Wenn du die Wahl hast: CAMT. Wenn nicht: CSV geht auch, es bleiben nur mehr Posten zum Nachschauen übrig.
Woran die Zuordnung hängt: der Verwendungszweck
Gesucht wird die Rechnungsnummer, und gefunden wird sie nur, wenn sie im Verwendungszweck steht. Das ist kein technisches Detail, sondern der ganze Trick. Deshalb lohnt sich beides zugleich: eine Nummer, die man nicht vertippt, und ein GiroCode auf der Rechnung — beim Scannen trägt die Banking-App den Verwendungszweck selbst ein, und zwar genau so, wie er auf der Rechnung steht. Wer den GiroCode nutzt, hat hinterher deutlich weniger Handarbeit.
Was der Abgleich bewusst nicht rät
Stimmt der Betrag nicht oder fehlt die Nummer, wird nichts zugeordnet — auch dann nicht, wenn nur ein einziger offener Posten in der Nähe liegt. Eine falsch gesetzte Zahlung ist schlimmer als eine offene, weil sie stillschweigend richtig aussieht. Teilzahlungen, Sammelüberweisungen über mehrere Rechnungen und abgezogene Skonti erkennst du in der Liste und ordnest sie von Hand zu; der Vorschlag dazu bleibt aus.
Und die Buchhaltung?
Der Abgleich sagt, welche Rechnung bezahlt ist. Er bucht nicht. Für die Buchhaltung entsteht daraus der DATEV-Buchungsstapel und das Zahlungsjournal — die eigentliche Kontierung bleibt beim Steuerbüro, und das ist gut so: Skonto, Teilzahlung und Fremdwährung sind Buchungsfragen, keine Zuordnungsfragen.
Vom Auszug zur bezahlten Rechnung
Auszug herunterladen
Jedes Onlinebanking bietet einen Export an: CAMT als XML oder eine CSV-Datei. Beides genügt — es braucht keine Schnittstelle, keine Bankfreigabe und keinen Zugriff auf dein Konto.
Hochladen und zuordnen lassen
Der Lotse sucht die Rechnungsnummer im Verwendungszweck und vergleicht den Betrag. Was eindeutig passt, wird vorgeschlagen; was nicht passt, bleibt liegen und wird nicht geraten.
Bestätigen
Du siehst jeden Vorschlag mit Datum, Betrag und Verwendungszweck und bestätigst ihn. Erst dann gilt eine Rechnung als bezahlt — und verschwindet aus den offenen Posten und aus dem Mahnlauf.
Was eine falsch zugeordnete Zahlung kostet
Die teuerste Mahnung ist die an einen Kunden, der längst bezahlt hat. Sie kostet keinen Cent Gebühr und trotzdem mehr als jede offene Forderung: Vertrauen. Umgekehrt bleibt eine übersehene Zahlung als offener Posten stehen und verfälscht jede Auswertung, die du danach ziehst.
Häufige Fragen
Brauche ich einen Bankzugang oder eine Freigabe meiner Bank?
Nein. Du lädst den Auszug hoch, den dein Onlinebanking ohnehin zum Download anbietet — CAMT als XML oder CSV. Es gibt keine Kontoverbindung zwischen dem Rechnungslotse und deiner Bank.
Welches Format soll ich nehmen?
CAMT, wenn deine Bank es anbietet: Es liefert den Verwendungszweck vollständig und in fester Struktur. CSV funktioniert ebenfalls, ist aber je nach Bank unterschiedlich aufgebaut und kürzt den Verwendungszweck manchmal ab — dann bleiben mehr Posten zum manuellen Zuordnen übrig.
Was passiert mit dem hochgeladenen Auszug?
Er wird gelesen, um Zahlungen zuzuordnen, und nicht als Datei aufbewahrt. Gespeichert wird nur, was zur Rechnung gehört: Zahldatum und Betrag. Deine Kontobewegungen zu fremden Zahlungen brauchen wir nicht und behalten wir nicht.
Warum erkennt er meine Teilzahlung nicht automatisch?
Weil sie mehrdeutig ist. Ein Betrag, der nicht zur Rechnung passt, kann eine Teilzahlung, ein Skontoabzug oder eine ganz andere Zahlung sein. Statt zu raten, zeigt der Lotse den Posten an und lässt dich entscheiden — eine falsch gesetzte Zahlung fällt sonst erst beim Jahresabschluss auf.
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