Für Kleinunternehmer nach § 19 UStG ist die E-Rechnungspflicht in der Presse gründlich durcheinandergegangen. Deshalb die Antwort zuerst, in drei Zeilen:
- Empfangen: seit 1. Januar 2025 Pflicht. Ohne Ausnahme, ohne Übergangsfrist, auch für dich.
- Senden: für dich dauerhaft freiwillig. § 34a UStDV nimmt Kleinunternehmer von der Pflicht zum Ausstellen strukturierter Rechnungen aus.
- Die 800.000-Euro-Grenze aus der Übergangsregelung ist für dich ohne Bedeutung — du liegst per Definition weit darunter.
Und trotzdem lohnt es sich, freiwillig umzustellen. Warum, steht weiter unten.
Empfangen: die Pflicht, die niemand erwähnt hat
Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können. Kleinunternehmer eingeschlossen. Das steht in § 14 Abs. 1 UStG und kennt keine Umsatzgrenze.
Was heißt „empfangen können" konkret? Es reicht ein E-Mail-Postfach. Du musst kein Portal betreiben und keine Software kaufen. Aber: du darfst eine E-Rechnung nicht mit der Begründung ablehnen, du könnest sie nicht lesen. Schickt dir ein Lieferant eine XRechnung als XML-Datei, ist sie damit zugegangen — und wenn du sie nicht öffnen kannst, ist das dein Problem, nicht seines.
Praktische Folge: Du brauchst einen Weg, eine XML-Rechnung anzusehen und zu prüfen. Dafür gibt es den E-Rechnungs-Validator — Datei hineinziehen, Inhalt im Klartext lesen, Prüfergebnis daneben. Und du brauchst einen Ort, an dem die Datei acht Jahre liegt: das Original ist die XML-Datei, nicht dein Ausdruck. Dazu unten mehr.
Senden: warum du darfst, aber nicht musst
§ 34a UStDV stellt Kleinunternehmer von der Pflicht frei, E-Rechnungen auszustellen. Du darfst weiter PDF oder Papier schicken — und zwar ohne die Zustimmung des Empfängers einholen zu müssen, die andere Unternehmen in der Übergangszeit brauchen.
Die Übergangsfristen, um die es in der Presse ging, betreffen dich also nicht:
| Zeitraum | Für Unternehmen über der Kleinunternehmergrenze | Für dich |
|---|---|---|
| bis 31.12.2026 | Papier und PDF erlaubt, Empfänger muss zustimmen | Papier und PDF erlaubt, ohne Zustimmung |
| 2027 | nur noch bei Vorjahresumsatz bis 800.000 € | unverändert erlaubt |
| ab 1.1.2028 | E-Rechnung verpflichtend | unverändert erlaubt |
Bleibt die Frage, warum man freiwillig umstellt. Drei Gründe, die in der Praxis zählen:
Deine Geschäftskunden werden danach fragen. Ab 2028 verarbeiten deine Auftraggeber E-Rechnungen automatisiert. Wer dann noch PDFs schickt, verursacht Handarbeit auf der anderen Seite — und wird der Lieferant, dessen Rechnung liegen bleibt.
Öffentliche Auftraggeber verlangen es schon heute. Für Aufträge des Bundes gilt die E-Rechnungspflicht seit 2020, unabhängig von deiner Umsatzhöhe. Wer an Kommunen, Länder oder Bundesbehörden fakturiert, braucht eine XRechnung samt Leitweg-ID — Kleinunternehmerregelung hin oder her.
Es ist kein Mehraufwand. Wenn das Werkzeug die Datei erzeugt, kostet ZUGFeRD statt PDF keinen zusätzlichen Klick. Du bekommst ein PDF, das aussieht wie immer, mit den strukturierten Daten darin.
Die neuen Umsatzgrenzen: 25.000 und 100.000 Euro
Zum 1. Januar 2025 hat sich § 19 UStG selbst geändert, und das wird oft mit der E-Rechnungspflicht verwechselt. Die Grenzen lauten jetzt:
| Betrag | Was passiert bei Überschreitung | |
|---|---|---|
| Vorjahresumsatz | 25.000 € | Ab dem 1. Januar des Folgejahres bist du regelbesteuert. |
| Laufendes Jahr | 100.000 € | Sofort mit dem Umsatz, der die Grenze reißt. |
Zwei Unterschiede zur alten Regelung, die praktisch wichtig sind:
Die 100.000 € wirken sofort, nicht erst im Folgejahr. Früher galt eine Prognose: wer die Grenze im laufenden Jahr überschritt, blieb bis Jahresende Kleinunternehmer. Das ist vorbei. Der Umsatz, mit dem du über 100.000 € kommst, ist der erste steuerpflichtige — und alle danach ebenfalls. Wer das übersieht, schuldet die Umsatzsteuer aus Rechnungen, in denen keine ausgewiesen war.
Die Beträge sind Netto-Beträge. Bis 2024 war die untere Grenze ein Bruttowert. Seit 2025 sind 25.000 € und 100.000 € reine Netto-Umsätze.
Wo du gerade stehst, rechnet der Kleinunternehmer-Rechner aus. Im Kundenportal läuft dieselbe Prüfung als Grenzwächter mit: der Balken zeigt, wie viel vom Vorjahres-Kontingent verbraucht ist, bevor die Grenze überraschend fällt.
Genau hier scheitern die meisten Kleinunternehmer-Rechnungen, und zwar an der Regel BR-CO-26: Die Steuernummer allein genügt der Norm nicht, sie muss zusätzlich als Verkäuferkennung im Datensatz stehen.
Was in die XML-Datei gehört, wenn keine Steuer ausgewiesen wird
Hier wird es technisch, und hier scheitern die meisten Eigenbauten. Eine Kleinunternehmer-Rechnung hat keine Umsatzsteuer — aber EN 16931 verlangt trotzdem eine Steuerkategorie und, bei Nullsteuer, eine Begründung.
Steuerkategorie. Die richtige Kategorie ist E — „Exempt from tax", also von der
Steuer befreit. Nicht Z („zero rated"), das ist für Umsätze mit Steuersatz null gedacht,
und nicht O („out of scope"), das ist für nicht steuerbare Umsätze.
| Code | Bedeutung | Wann |
|---|---|---|
S | Standardsatz | 19 % oder 7 % |
E | steuerbefreit | Kleinunternehmer § 19 UStG |
Z | Nullsatz | echte Steuersätze von 0 % |
AE | Reverse Charge | § 13b UStG, Leistung im Ausland |
O | nicht steuerbar | außerhalb des Anwendungsbereichs |
Befreiungsgrund. Zu einer Kategorie E gehört ein Textfeld mit dem Grund (BT-120). Es
darf nicht leer sein. Bewährt hat sich der Wortlaut:
Gemäß § 19 Abs. 1 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.
Damit ist gleichzeitig die Pflichtangabe nach § 14 Abs. 4 Nr. 8 UStG erfüllt — der Hinweis auf die Steuerbefreiung, der auf jeder Rechnung stehen muss, auch auf einer aus Papier.
Und die Falle, die nur der Validator zeigt. EN 16931 verlangt über die Regel BR-CO-26, dass der Verkäufer mit mindestens einer von drei Kennungen identifizierbar ist:
- BT-29, einer Kennung des Verkäufers,
- BT-30, einer Registernummer (Handelsregister),
- BT-31, einer Umsatzsteuer-Identifikationsnummer.
Die Steuernummer vom Finanzamt ist keine davon — sie ist BT-32 und zählt für diese Regel nicht. Das trifft genau die Kleinunternehmer, denn wer keine USt-IdNr. beantragt hat und nicht im Handelsregister steht, hat nur die Steuernummer. Ergebnis: Der Validator weist die Datei ab, obwohl inhaltlich alles korrekt ist.
Zwei Wege heraus:
- USt-IdNr. beantragen. Sie ist beim Bundeszentralamt für Steuern kostenlos, auch für Kleinunternehmer, und wird für Reverse-Charge-Fälle im EU-Ausland ohnehin gebraucht.
- Die Steuernummer zusätzlich als BT-29 mitgeben. Sie ist eine Kennung des Verkäufers, und damit ist BR-CO-26 erfüllt. Rechnungslotse macht das automatisch, wenn keine USt-IdNr. hinterlegt ist.
Aufbewahrung: das Original ist die Datei
Nach § 147 AO gilt eine Aufbewahrungsfrist von acht Jahren für Rechnungen — seit 2025 verkürzt von zehn Jahren, aber nur für Buchungsbelege. Und die GoBD verlangen, dass ein elektronischer Beleg in dem Format aufbewahrt wird, in dem er entstanden ist.
Das heißt für dich:
- Kommt eine XRechnung als XML, musst du die XML-Datei behalten. Ein ausgedruckter oder als PDF gespeicherter Beleg ersetzt sie nicht.
- Bei einem ZUGFeRD-PDF ist das PDF das Original, mit dem eingebetteten XML darin. Nicht „reparieren", nicht neu speichern, nicht durch einen Konverter schicken.
- Der Beleg muss unveränderbar liegen. Ein Ordner, in dem Dateien überschrieben werden können, erfüllt das nicht.
Kurz zusammengefasst
- Empfangen: seit 1.1.2025 Pflicht, auch für dich, ohne Übergangsfrist.
- Senden: nach § 34a UStDV dauerhaft freiwillig — die Fristen 2027 und 2028 betreffen dich nicht.
- Umsatzgrenzen seit 2025: 25.000 € Vorjahr, 100.000 € laufendes Jahr, netto, die obere wirkt sofort.
- In der Datei: Steuerkategorie
E, Befreiungsgrund im Text, und eine Kennung, die BR-CO-26 erfüllt — die Steuernummer allein reicht dem Validator nicht. - Aufbewahren: acht Jahre, im Originalformat, unveränderbar.
Dieser Beitrag beschreibt den Stand vom 25. Juli 2026 und ersetzt keine Steuerberatung. Ob die Kleinunternehmerregelung für dich günstiger ist als die Regelbesteuerung, hängt von deinen Vorsteuerbeträgen ab — das rechnet dein Steuerbüro durch.