Rechnung schreiben: was draufmuss

Sie stehen in § 14 Abs. 4 UStG. Die Reihenfolge auf dem Blatt ist frei, aber die hier ist die übliche: von oben nach unten so, wie ein Mensch eine Rechnung liest.

1. 1.Name und Anschrift beider SeitenVollständig, mit Rechtsform. Eine Briefkastenanschrift genügt, solange du dort erreichbar bist.
2. 2.Deine Steuernummer oder USt-IdNr.Eine von beiden reicht. Ins EU-Ausland brauchst du die USt-IdNr.
3. 3.AusstellungsdatumDer Tag, an dem du die Rechnung schreibst.
4. 4.Fortlaufende RechnungsnummerEinmalig vergeben, aufsteigend. Lücken sind erlaubt, Doppelungen nicht.
5. 5.Menge und Art der LeistungSo genau, dass ein Dritter erkennt, was geliefert wurde. „Diverses“ genügt nicht.
6. 6.LeistungsdatumWann geliefert oder geleistet wurde. Der Kalendermonat reicht. Das ist die Angabe, die am häufigsten fehlt.
7. 7.Entgelt, nach Steuersätzen getrenntBei gemischten Sätzen jede Gruppe einzeln, nicht als Summe.
8. 8.Steuersatz und SteuerbetragOder der Hinweis auf die Steuerbefreiung, etwa nach § 19 UStG.
9. 9.Hinweis auf die AufbewahrungspflichtNur bei Leistungen an einem Grundstück gegenüber Privatpersonen: zwei Jahre.
10. 10.Das Wort „Gutschrift“Nur, wenn der Kunde abrechnet statt du. Sonst weglassen – es hat eine feste Bedeutung.

Bis 250 Euro brutto genügen vier davon: dein Name und deine Anschrift, das Datum, Menge und Art der Leistung sowie der Bruttobetrag mit Steuersatz. Das ist die Kleinbetragsrechnung nach § 33 UStDV – der Grund, warum ein Tankbeleg als Rechnung taugt.

Wer einmalig etwas verkauft, ein Möbelstück oder eine Nachhilfestunde, darf einen Beleg ausstellen. Er heisst dann meist Quittung, ist aber dasselbe: ein Nachweis darüber, wer wem was wann für wie viel geliefert hat.

Die eine Regel, die zählt: keine Umsatzsteuer ausweisen. Wer als Privatperson „19 % MwSt.“ auf einen Beleg schreibt, schuldet den Betrag nach § 14c Abs. 2 UStG dem Finanzamt, obwohl kein Unternehmen dahintersteht. Es genügt der Gesamtbetrag ohne Steuerangabe.

Wird aus dem Einzelfall Regelmässigkeit – ein zweiter, ein dritter Verkauf mit Gewinnerzielungsabsicht –, entsteht eine unternehmerische Tätigkeit. Dann greifen die zehn Pflichtangaben, und es beginnt die Frage nach dem Gewerbe.

Die beiden Begriffe werden ständig verwechselt, und sie kommen aus zwei verschiedenen Gesetzen.

Man kann beides sein, eines von beidem oder keines. Der Satz für die Rechnung eines Kleinunternehmers lautet sinngemäss: „Gemäss § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“ Er ist Pflicht, nicht Höflichkeit.

Eine Rechnung braucht kein Layout, sie braucht Vollständigkeit. Diese Anordnung ist üblich und funktioniert von der Handwerksrechnung bis zum Honorar:

Tischlerei Ahrens e. K.            [oben links: dein Betrieb]
Werftstraße 8, 24143 Kiel
Steuernummer 20/123/45678

Nordwind Immobilien GmbH           [Empfänger]
Batteriestraße 12
24939 Flensburg

Rechnung RE-2026-0042              [Nummer und Datum]
Rechnungsdatum: 02.09.2026
Leistungsdatum: 28.08.2026

Pos.  Bezeichnung            Menge   Einzelpreis    Netto
1     Montage Innentüren       6 h      145,00 €   870,00 €
2     Anfahrt und Aufmaß       1 Pau.    89,00 €    89,00 €
                                          ------------------
                              Netto gesamt         959,00 €
                              zzgl. 19 % USt       182,21 €
                              Gesamtbetrag       1.141,21 €

Zahlbar bis 16.09.2026 ohne Abzug.
Bei Zahlung bis 09.09.2026 2 % Skonto.

Bankverbindung: DE02 1203 0000 0000 2020 51

Als Word- oder Excel-Vorlage funktioniert das für Privatkunden dauerhaft. Für Rechnungen an Unternehmen ist es eine Übergangslösung: Ab 2027 verlangt das Gesetz ein strukturiertes Format, und eine Word-Datei ist keines – auch nicht als PDF.

Seit 2025 muss jedes inländische Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Beim Versenden gilt eine Treppe: Ab dem 1. Januar 2027 müssen Betriebe mit mehr als 800.000 Euro Umsatz im Vorjahr an andere Unternehmen strukturiert abrechnen, ab dem 1. Januar 2028 alle.

Nicht betroffen sind Rechnungen an Privatpersonen, Rechnungen ins Ausland, Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro und Rechnungen von Kleinunternehmern. Für sie bleibt alles, wie es ist.

• Die Treppe bis 2028, mit den Ausnahmen
• Der Umstellungsplan in 16 Wochen
• Rechnungen an Privatkunden: was gilt

Darf eine Privatperson eine Rechnung schreiben?

Ja. Wer einmalig etwas verkauft oder eine Gefälligkeit abrechnet, darf einen Beleg ausstellen. Er darf nur keine Umsatzsteuer ausweisen, weil sie sonst nach § 14c UStG geschuldet wird, obwohl kein Unternehmen dahintersteht. Wird aus dem Einzelfall eine Regelmässigkeit, entsteht eine unternehmerische Tätigkeit mit allen Pflichten.

Was muss auf eine Rechnung im Kleingewerbe?

Dieselben zehn Pflichtangaben wie bei jedem Unternehmen. „Kleingewerbe“ ist eine Frage der Gewerbeordnung und des Handelsrechts, nicht des Umsatzsteuerrechts. Wer zusätzlich die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG nutzt, weist keine Umsatzsteuer aus und nennt stattdessen den Grund.

Brauche ich ein Programm, oder reicht Word?

Für Rechnungen an Privatkunden reicht ein Textprogramm. Für Rechnungen an Unternehmen wird es ab 2027 eng: Dann ist ein strukturiertes Format vorgeschrieben, und ein Word-Dokument erfüllt das nicht – auch nicht als PDF.

Wie schnell muss ich eine Rechnung schreiben?

Innerhalb von sechs Monaten nach der Leistung, wenn eine Rechnungspflicht besteht (§ 14 Abs. 2 UStG). Bei Leistungen an einem Grundstück gilt das auch gegenüber Privatpersonen.

Was kostet es, eine Rechnung falsch zu schreiben?

Für dich zunächst nichts, für deinen Kunden den Vorsteuerabzug. Er wird die Rechnung zurückschicken. Eine Berichtigung wirkt auf den ursprünglichen Zeitpunkt zurück, wenn Aussteller, Empfänger, Leistung, Entgelt und Steuer schon in der ersten Fassung standen.