Die Umstellung auf die E-Rechnung läuft in Deutschland nicht als Stichtag, sondern als Treppe. Wer nur die Schlagzeile „ab 2025 Pflicht" gelesen hat, hat die Hälfte verpasst — denn seit 2025 gilt nur die Empfangspflicht. Beim Versenden hast du je nach Betriebsgröße noch bis 2027 oder 2028 Zeit. Dieser Beitrag sortiert, was wann für dich gilt.

Die kurze Antwort

  • Seit 1. Januar 2025: Jedes inländische Unternehmen muss E-Rechnungen empfangen können. Ohne Übergangsfrist, ohne Ausnahme für Kleinunternehmer.
  • Bis 31. Dezember 2026: Du darfst weiter Papier oder PDF versenden — wenn der Empfänger zustimmt.
  • Bis 31. Dezember 2027: Dieselbe Erleichterung, aber nur noch, wenn dein Gesamtumsatz im Vorjahr höchstens 800.000 € betrug.
  • Ab 1. Januar 2028: E-Rechnung im inländischen B2B für alle. Keine Zustimmungslösung mehr.

Was zählt überhaupt als E-Rechnung?

Seit der Neufassung von § 14 UStG durch das Wachstumschancengesetz ist eine E-Rechnung eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Maßgeblich ist die europäische Norm EN 16931.

Das hat eine Konsequenz, die viele überrascht: Ein PDF ist keine E-Rechnung. Auch nicht, wenn du es per E-Mail schickst. Das Gesetz nennt so etwas eine „sonstige Rechnung" — dieselbe Kategorie wie Papier.

Zwei Formate erfüllen die Norm in Deutschland:

  • XRechnung — reines XML, der Standard für öffentliche Auftraggeber.
  • ZUGFeRD ab Profil BASIC — ein PDF/A-3 mit eingebettetem XML. Menschen sehen die gewohnte Rechnung, Software liest den Datensatz.

Die ZUGFeRD-Profile MINIMUM und BASIC WL fallen ausdrücklich nicht darunter: Sie enthalten keine vollständige Rechnung, sondern nur Buchungshilfen. Wenn dir jemand ein ZUGFeRD-MINIMUM schickt, hast du weiterhin eine sonstige Rechnung im Postfach.

Empfangen: seit 2025, ohne Wenn und Aber

Die Empfangspflicht trifft jedes inländische Unternehmen, das Leistungen an andere Unternehmen erbringt — unabhängig von Größe, Rechtsform und Umsatz. Auch Kleinunternehmer nach § 19 UStG, auch Vermieter, die steuerpflichtig an Unternehmen vermieten, auch Vereine mit wirtschaftlichem Geschäftsbetrieb.

Was du dafür brauchst, ist weniger, als der Begriff vermuten lässt: Ein E-Mail-Postfach genügt. Es gibt keine Pflicht zu einem bestimmten Übertragungsweg und keine Pflicht zu einer Empfangssoftware. Du musst die Rechnung nur entgegennehmen können — und sie in einem Format aufbewahren, das den ursprünglichen Datensatz unverändert erhält.

Der zweite Teil ist der, den man leicht übersieht: Ausdrucken und abheften reicht nicht. Das XML ist der aufbewahrungspflichtige Beleg. Bei einem ZUGFeRD-PDF bewahrst du das PDF auf — das XML steckt darin.

Verweigerst du die Annahme, hilft dir das nicht: Die Rechnung gilt trotzdem als zugegangen, und der Vorsteuerabzug kann an der fehlenden ordnungsgemäßen Rechnung scheitern.

Wer versendet, trifft irgendwann auf die Prüfregeln der Norm. Die zwanzig, die in der Praxis wirklich zuschlagen, stehen einzeln erklärt in der Fehlerdatenbank — die häufigste bei Behördenrechnungen ist BR-DE-15.

Versenden: die Treppe bis 2028

Bis Ende 2026 — Zustimmungslösung für alle

Für Umsätze, die 2025 und 2026 ausgeführt werden, darfst du weiterhin Papierrechnungen verschicken. Für PDF und andere nicht normkonforme elektronische Formate brauchst du die Zustimmung des Empfängers. Die kann formlos erfolgen und auch stillschweigend, indem der Empfänger die Rechnung widerspruchslos verarbeitet — belastbar ist das aber nur, wenn du es schriftlich hast, etwa als Klausel im Angebot.

2027 — die 800.000-Euro-Grenze

Für Umsätze im Jahr 2027 gilt die Erleichterung nur noch, wenn dein Gesamtumsatz im vorangegangenen Kalenderjahr — also 2026 — höchstens 800.000 € betrug. Liegst du darüber, musst du ab dem 1. Januar 2027 E-Rechnungen ausstellen.

Zwei Fallen dabei:

  1. Maßgeblich ist der Gesamtumsatz nach § 19 Abs. 3 UStG, nicht der Gewinn und nicht der B2B-Anteil.
  2. Die Grenze wird rückblickend gemessen. Wer 2026 stark wächst, muss zum Jahreswechsel umgestellt haben — und merkt es erst, wenn er die Zahlen kennt.

Der klassische EDI-Datenaustausch bleibt ebenfalls bis Ende 2027 zulässig, auch wenn er die Norm nicht vollständig abbildet.

Ab 2028 — ohne Ausnahme

Für Umsätze ab dem 1. Januar 2028 ist die E-Rechnung im inländischen B2B verpflichtend. Die Zustimmungslösung entfällt, die Umsatzgrenze entfällt, EDI muss normkonform sein.

Wer ausgenommen bleibt

Auch nach 2028 gibt es Rechnungen, die kein strukturiertes Format brauchen:

  • Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto (§ 33 UStDV) — der Kassenbon bleibt ein Kassenbon.
  • Fahrausweise (§ 34 UStDV).
  • Steuerfreie Leistungen nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG — etwa Vermietung, ärztliche Leistungen oder Finanzdienstleistungen.
  • Leistungen an Privatpersonen (B2C). Hier bleibt alles wie bisher.
  • Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind seit dem Jahressteuergesetz 2024 vom Ausstellen befreit. Empfangen müssen sie trotzdem.

Wichtig: Diese Ausnahmen sind Erlaubnisse, keine Verbote. Du darfst auch als Kleinunternehmer eine E-Rechnung schicken — und viele Auftraggeber, besonders Behörden und größere Betriebe, verlangen sie unabhängig von deiner Befreiung.

Was du jetzt sinnvollerweise tust

Heute: Prüfe, ob eingehende E-Rechnungen in deinem Postfach ankommen und ob du das XML aufbewahrst — nicht nur den Ausdruck. Wenn du Rechnungen bisher ausgedruckt abgeheftet hast, ist das der akuteste Punkt.

Bis Jahresende: Rechne aus, ob dein Umsatz 2026 über 800.000 € liegen wird. Wenn ja, ist dein Stichtag der 1. Januar 2027, nicht 2028.

Sobald du magst: Stell den Versand um. Es gibt keinen Vorteil darin, bis zur Frist zu warten — ZUGFeRD sieht für deine Kunden aus wie das PDF, das sie kennen, und erfüllt die Anforderung bereits.

Stand: Juli 2026. Dieser Beitrag gibt den Rechtsstand nach dem Wachstumschancengesetz und dem Jahressteuergesetz 2024 wieder. Er ersetzt keine Steuerberatung.