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E-Rechnungspflicht 2027: welchen Mandanten trifft sie wann
Die 800.000-Euro-Grenze konkret durchgerechnet: welcher Mandant zum 1.1.2027 ausstellen muss, welcher erst 2028 — mit sechs Fällen aus dem Mandantenstamm.
5 Minuten Lesezeit
Für Steuerkanzleien
Ihre Mandanten ohne Buchhaltungssoftware müssen trotzdem E-Rechnungen ausstellen.
Wir lösen Ihre Kanzleisoftware nicht ab und ersetzen kein DATEV. Wir rüsten den Mandanten aus, für den sich eine Buchhaltungssuite nie gerechnet hat — fünf Rechnungen im Monat, bisher aus einem Word-Formular. Ab dem 1. Januar 2028 gilt die E-Rechnungspflicht im inländischen B2B ohne Umsatzgrenze; für Mandanten mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz schon ein Jahr früher.
Der Auftrag bis 2028, nach Mandantengröße sortiert
Die Umstellung ist kein Stichtag, sondern eine Treppe. Maßgeblich ist der Gesamtumsatz nach § 19 Abs. 3 UStG im vorangegangenen Kalenderjahr — nicht der Gewinn und nicht der B2B-Anteil. Gemessen wird rückblickend: Wer 2026 wächst, hat seinen Stichtag zum Jahreswechsel und erfährt es erst, wenn die Zahlen stehen.
| Zeitpunkt | Wen es trifft | Was gilt |
|---|---|---|
| Seit 1. Januar 2025 | Jeder inländische Unternehmer | E-Rechnungen empfangen können. Ohne Übergangsfrist, ohne Umsatzgrenze, auch Kleinunternehmer. |
| Bis 31. Dezember 2026 | Alle Mandanten | Papier bleibt zulässig. PDF und andere nicht normkonforme Formate nur mit Zustimmung des Empfängers. |
| Ab 1. Januar 2027 | Gesamtumsatz 2026 über 800.000 € | Ausstellen als E-Rechnung ist Pflicht. Die Erleichterung entfällt. |
| Bis 31. Dezember 2027 | Gesamtumsatz 2026 bis 800.000 € | Erleichterung bleibt ein Jahr länger: Papier zulässig, PDF mit Zustimmung. |
| Ab 1. Januar 2028 | Alle, ohne Umsatzgrenze | E-Rechnung im inländischen B2B. Keine Zustimmungslösung mehr, keine Größenschwelle mehr. |
Rechtsstand: § 14 UStG in der Fassung des Wachstumschancengesetzes, Übergangsregelung in § 27 Abs. 38 UStG. Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind vom Ausstellen befreit (§ 34a UStDV), vom Empfangen nicht. Für den Einzelfall nennt der E-Rechnungspflicht-Check Datum und Paragraph — kostenlos und ohne Anmeldung, auch für die Weitergabe an Mandanten.
Die Frage, die dabei bei Ihnen landet
Mandanten mit Lexware Office, sevdesk oder einer DATEV-Lösung sind versorgt. Übrig bleibt der Teil des Mandantenstamms, der nie eine Software hatte und für den sich der Monatsbeitrag einer Buchhaltungssuite nicht rechnet. Der bleibt beim Word-Formular — und verschickt ab seinem Stichtag etwas, das keine Rechnung mehr ist.
Was daraus in der Kanzlei wird, ist keine Beratungsleistung, sondern Nacharbeit: derselbe Beleg mehrfach in der Hand, Rückfragen per Telefon, Korrekturen im Monatsabschluss. Der Fachverlag IWW formuliert die offene Frage der Kanzleien genau so — wie unterstütze ich Mandanten, die keine Software nutzen?
Fremde Angaben, mit Quelle
- Der Fachverlag formuliert die offene Frage der Kanzleien als: Wie unterstütze ich Mandanten, die keine Software nutzen? IWW, Kanzleiführung professionell
- Sachbearbeiter in Kanzleien verbringen 40 bis 60 Prozent ihrer Arbeitszeit mit Routinetätigkeiten. Haufe
- Mehrfaches Anfassen desselben Belegs und telefonische Rückfragen erzeugen die Mehrzeiten in der Mandatsbearbeitung. stb-web
- Der Anbieter nennt für seinen kostenlosen Steuerberaterzugang über 50.000 Kanzleien und eine Anbindung an DATEV. Lexware Office, freier Steuerberaterzugang
Was uns von Ihrer Software unterscheidet
Zwei Spalten, damit die Grenze nicht erst im Kleingedruckten steht. Lexware Office nennt für seinen kostenlosen Steuerberaterzugang über 50.000 Kanzleien und eine Anbindung an DATEV; DATEV selbst hat Lohn, Jahresabschluss und Steuererklärung. Nichts davon machen wir, und nichts davon wollen wir.
Bleibt bei Ihrer Kanzleisoftware
- Finanzbuchhaltung und Kontierung
- Jahresabschluss, EÜR und E-Bilanz
- Lohn- und Gehaltsabrechnung
- Steuererklärungen und Fristenkontrolle
- Übertragung und Ablage in DATEV
Machen wir
- E-Rechnung erzeugen: XRechnung 3.0 und ZUGFeRD 2.5
- Prüfung nach EN 16931 vor jeder Ausgabe
- Mandanten ausrüsten, die keine Buchhaltungssoftware haben
- Bereitschaft je Mandant im Blick behalten
- Exporte: Rechnungsausgangsbuch ab Pro, DATEV-Buchungsstapel und GoBD-Archiv ab Büro
Die Bereitschaftstafel: wer startklar ist und wer nicht
Der Kanzlei-Arbeitsplatz zeigt eine Liste Ihrer Mandanten mit genau einer Frage: Kann dieser Mandant heute eine gültige E-Rechnung ausstellen? Vier Zustände reichen dafür.
Startklar
Der Mandant hat mindestens eine E-Rechnung erzeugt, die die Prüfung nach EN 16931 bestanden hat. Das ist der einzige Nachweis, der zählt — ein angelegtes Konto ist keiner.
Stammdaten unvollständig
Steuernummer oder USt-IdNr. fehlt, die Anschrift ist unvollständig, es liegt keine Bankverbindung vor. Genau die Felder, an denen die Prüfung später scheitert.
Noch nie erzeugt
Konto vorhanden, keine einzige Rechnung darin. Das ist der Mandant, der im Januar anruft, weil sein Kunde die Rechnung zurückgewiesen hat.
Frist je Mandant
Ob ein Mandant zum 1. Januar 2027 oder erst 2028 ausstellen muss, hängt am Vorjahresumsatz. Die Liste lässt sich danach sortieren, damit Sie die 2027er zuerst angehen.
Hier steht die Beschreibung der Ansicht und kein Bildschirmfoto mit erfundenen Mandantennamen. Ein gestellter Datensatz fällt in diesem Beruf sofort auf, und danach ist jede weitere Aussage auf der Seite verdächtig.
Nur hineinsehen? Kostet nichts.
Für den Lesezugang brauchen Sie kein Kanzleipaket. Jeder Mandant ab Tarif Pro kann seine Kanzlei einladen — die Einladung geht von ihm aus, und er nimmt sie jederzeit zurück. Für Sie entstehen dabei keine Kosten und keine Bindung.
- Rechnungen, offene Posten, Ausgangsbuch und Archiv sind lesbar
- Exporte laufen: Buchungsstapel, Ausgangsbuch, GoBD-Archiv als ZIP
- Erzeugen, stornieren, versenden und Stammdaten ändern: nicht möglich
Die Rechnung bleibt die des Mandanten, und die Verantwortung dafür auch. Was der Tarif Pro sonst enthält, steht auf der Preisseite.
Und wenn Sie die Mandanten selbst anlegen wollen?
Dann führt die Kanzlei die Konten: eigene Mandantenliste, die Bereitschaftstafel darüber und ein Zugang, den Sie vergeben. Das ist der Kanzlei-Arbeitsplatz für 149,00 € netto im Monat, mit 10 Mandantenkonten darin.
Mandanten, die ein eigenes bezahltes Abo haben, zählen dabei nicht mit — Sie zahlen für niemanden doppelt.
Preise für KanzleienWas wir nicht können
Ausdrücklich und an einer Stelle, damit niemand es erst nach der Entscheidung findet. Wenn einer dieser fünf Punkte für Ihre Kanzlei entscheidend ist, sind wir nicht die richtige Ergänzung.
Keine Finanzbuchhaltung
Wir kontieren nicht, wir buchen nicht, wir führen keine Konten. Was herausgeht, ist ein Buchungsstapel für Ihre Software.
Kein Jahresabschluss
Weder Bilanz noch Einnahmenüberschussrechnung, keine E-Bilanz, keine Anlagenbuchhaltung.
Keine Lohnabrechnung
Keine Entgeltabrechnung, keine Meldungen an Sozialversicherung oder Finanzamt.
Keine Steuererklärung
Keine Umsatzsteuer-Voranmeldung, keine Erklärung, keine Fristenkontrolle. Der Mandant bekommt bei uns nur seine Ausgangsrechnung in Ordnung.
Kein DATEV-Ersatz
Wir erzeugen einen Buchungsstapel im Format EXTF 700 als CSV und ein Rechnungsausgangsbuch. Eine Onlineverbindung in das DATEV-Rechenzentrum ist das nicht.
Fragen aus der Kanzlei
Ersetzt Rechnungslotse unsere Kanzleisoftware?
Nein, und das ist keine Bescheidenheit, sondern der Zuschnitt. Finanzbuchhaltung, Jahresabschluss, Lohn und Steuererklärung bleiben, wo sie sind. Wir decken einen Ausschnitt ab: die Ausgangsrechnung des Mandanten, normgerecht erzeugt und vor der Ausgabe geprüft.
Für welche Mandanten lohnt sich das überhaupt?
Für die, die heute keine Buchhaltungssoftware haben und für die sich auch keine rechnet: fünf oder zehn Rechnungen im Monat, ein Word-Formular, ein PDF per Mail. Genau diese Mandanten müssen ab spätestens 2028 trotzdem strukturierte Rechnungen ausstellen. Wer bereits mit Lexware Office, sevdesk oder einer DATEV-Lösung arbeitet, bleibt dort besser.
Was kostet uns der Zugang?
Nichts, wenn Sie nur hineinsehen wollen: Jeder Mandant im Tarif Pro kann seine Kanzlei kostenlos einladen — lesen und exportieren, ändern nicht. Der Kanzlei-Arbeitsplatz mit eigener Mandantenliste kostet 149,00 € netto im Monat und enthält 10 kanzleigeführte Mandantenkonten; jeder weitere kostet 5,00 €. Mandanten mit eigenem bezahlten Abo zählen dabei nicht mit.
Bekommen wir die Daten in unsere Buchführung?
Ja, über einen Buchungsstapel im Format EXTF 700 als CSV und ein Rechnungsausgangsbuch, beides je Betrieb getrennt. Das GoBD-Archiv lässt sich als ZIP mit PDF, XML und Journal herausziehen. Eine Onlineschnittstelle in das DATEV-Rechenzentrum haben wir nicht.
Was genau darf die Kanzlei im Mandantenkonto?
Sehen und exportieren. Rechnungen, offene Posten, Ausgangsbuch und Archiv sind lesbar, die Exporte laufen. Rechnungen erzeugen, stornieren, versenden oder Stammdaten ändern kann die Kanzlei nicht — die Rechnung bleibt die des Mandanten, und die Verantwortung dafür auch.
Kann der Mandant den Zugang wieder entziehen?
Jederzeit und ohne uns zu fragen. Der Zugang gehört dem Mandanten, nicht der Kanzlei: Er lädt ein, und er nimmt die Einladung zurück.
Wo liegen die Daten, und gibt es einen AVV?
Betrieb und Datenbank stehen in einem deutschen Rechenzentrum. Der Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO lässt sich im Konto mit einem Klick abschließen; jede Fassung bleibt im Archiv nachvollziehbar.
Welchen Mandanten trifft die Pflicht wann?
Empfangen müssen alle seit dem 1. Januar 2025. Ausstellen muss ab dem 1. Januar 2027, wer 2026 mehr als 800.000 € Gesamtumsatz hatte; alle übrigen ab dem 1. Januar 2028. Für den Einzelfall gibt es den E-Rechnungspflicht-Check, der Datum und Paragraph nennt.
Preise für Kanzleien stehen auf einer eigenen Seite
Kanzlei-Arbeitsplatz, jeder weitere Mandant und der kostenlose Lesezugang — mit einer Beispielrechnung für einen Stamm von 25 Mandanten.
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Vier Wege für den Mandanten mit fünf Rechnungen im Monat — und die Fälle, in denen Lexware Office oder DATEV die bessere Wahl sind. Mit Checkliste für die Stammdaten.
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Welche Daten eine Kanzlei im Mandantenkonto sieht, welche Exporte laufen und welche Handlungen ausdrücklich gesperrt sind. Inklusive Zuständigkeit und Datenschutz.
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Die Beiträge geben den Rechtsstand zum genannten Datum wieder und ersetzen keine steuerliche Beratung.