Formate & Technik
XRechnung oder ZUGFeRD: was brauchst du?
Beide erfüllen EN 16931, lösen aber verschiedene Probleme. Der Unterschied in einem Satz, die Entscheidung in einer Tabelle, die Profil-Falle.
4 Minuten Lesezeit
Rechnungen für IT und Agenturen: Auslandskunden und Reverse Charge
Sobald ein Kunde außerhalb Deutschlands sitzt, ändert sich die Rechnung. Bei Dienstleistungen an Unternehmen im EU-Ausland geht die Steuerschuld auf den Empfänger über: Du weist keine Umsatzsteuer aus, musst aber mehr auf die Rechnung schreiben als sonst, nicht weniger.
3Angaben, die Reverse Charge braucht
Die USt-IdNr. deines Kunden prüfen
Ist sie zum Leistungszeitpunkt ungültig, greift die Umkehr der Steuerschuld nicht und die Umsatzsteuer bleibt bei dir. Die Abfrage geht an das europäische System; die Nummer wird dabei nicht gespeichert.
Den Vertrauensschutz trägt erst die qualifizierte Bestätigung nach § 18e UStG über das Bundeszentralamt für Steuern – was der Unterschied ist, steht beim Werkzeug.
Server in Deutschland
Betrieb und Datenbank stehen in einem deutschen Rechenzentrum.
Geprüft nach EN 16931
Jede Rechnung läuft vor der Ausgabe durch den Prüfdienst des Mustangprojekts.
Keine KI-Dienste
Rechnungsdaten werden an niemanden weitergegeben, auch nicht an ein Sprachmodell.
Ohne Anmeldung nutzbar
Die ersten drei Rechnungen im Monat brauchen weder Konto noch E-Mail-Adresse.
Worauf es hier ankommt
Reverse Charge braucht drei Dinge auf der Rechnung
Deine USt-IdNr., die des Kunden und einen ausdrücklichen Hinweis auf die Umkehr der Steuerschuld. Fehlt einer davon, ist die Rechnung unvollständig, und im Zweifel schuldest du die Steuer doch. Der Hinweis muss nicht wörtlich lauten wie im Gesetz, aber unmissverständlich sein.
Die USt-IdNr. des Kunden solltest du prüfen
Ist sie zum Leistungszeitpunkt ungültig, greift Reverse Charge nicht, und die Steuer bleibt bei dir. Das Bundeszentralamt für Steuern bietet dafür eine Abfrage mit qualifizierter Bestätigung. Diese Bestätigung solltest du aufbewahren, denn sie ist dein Nachweis.
Zusammenfassende Meldung nicht vergessen
Innergemeinschaftliche Dienstleistungen sind dem Bundeszentralamt zu melden, in der Regel quartalsweise. Die Meldung hängt nicht an der Umsatzsteuer-Voranmeldung und wird deshalb gern übersehen.
Privatkunden im Ausland sind ein anderer Fall
Bei Leistungen an Privatpersonen greift Reverse Charge nicht. Bei elektronisch erbrachten Leistungen gilt zudem das Bestimmungslandprinzip mit dem dortigen Steuersatz, abzuwickeln über das One-Stop-Shop-Verfahren. Wer Software oder digitale Inhalte an Verbraucher verkauft, sollte das früh klären.
Rechnung ins EU-Ausland
USt-IdNr. prüfen
Qualifizierte Bestätigung beim Bundeszentralamt einholen und aufbewahren. Sie ist dein Nachweis, dass Reverse Charge greifen durfte.
Rechnung ohne Steuer
Beide USt-IdNr. auf das Dokument, dazu der ausdrückliche Hinweis auf die Umkehr der Steuerschuld.
Zusammenfassende Meldung
Innergemeinschaftliche Dienstleistungen melden, in der Regel quartalsweise. Sie hängt nicht an der Voranmeldung und wird deshalb übersehen.
Wenn die Kennung ungueltig war
War die USt-IdNr. des Kunden zum Leistungszeitpunkt nicht gültig, greift Reverse Charge nicht. Dann schuldest du die Umsatzsteuer – auf eine Rechnung, die du längst ohne sie gestellt hast.
Häufige Fragen
Was schreibe ich bei Reverse Charge auf die Rechnung?
Beide USt-IdNr. und einen klaren Hinweis, etwa „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“. Der Wizard setzt Steuersatz und Hinweis automatisch, sobald du die Kategorie für Reverse Charge wählst.
Gilt das auch für Kunden in der Schweiz oder in den USA?
Dort greift nicht Reverse Charge im Sinne des EU-Rechts, sondern die Leistung ist in Deutschland schlicht nicht steuerbar. Auch das gehört auf die Rechnung, nur mit anderer Begründung.
Brauche ich für wiederkehrende Betreuungspauschalen etwas Besonderes?
Nein, außer einer klaren Bezeichnung des Zeitraums. „Betreuung Januar 2026“ ist eine handelsübliche Bezeichnung, „Pauschale“ allein nicht.
Passend dazu
Alle WissensbeiträgeWeitere Rechnungsvorlagen
Was in deiner Lage sonst noch zählt – nach Anlass und nach Branche sortiert.