Praxis & Buchhaltung
Pflichtangaben nach § 14 UStG
Zehn Angaben machen aus einem Schreiben eine Rechnung. Was jede davon bedeutet, wo die typischen Fehler liegen und was passiert, wenn eine fehlt.
5 Minuten Lesezeit
Zahlungserinnerung und Mahnung: wann, wie oft, in welchem Ton
Eine offene Rechnung ist unangenehm, und genau deshalb wird zu lange gewartet. Dabei ist die Rechtslage klarer, als viele denken: Für den Verzug braucht es keine drei Mahnungen, und Verzugszinsen stehen dir auch ohne Ankündigung zu.
30 Tagebis Verzug ohne Mahnung eintritt
Server in Deutschland
Betrieb und Datenbank stehen in einem deutschen Rechenzentrum.
Geprüft nach EN 16931
Jede Rechnung läuft vor der Ausgabe durch den Prüfdienst des Mustangprojekts.
Keine KI-Dienste
Rechnungsdaten werden an niemanden weitergegeben, auch nicht an ein Sprachmodell.
Ohne Anmeldung nutzbar
Die ersten drei Rechnungen im Monat brauchen weder Konto noch E-Mail-Adresse.
Worauf es hier ankommt
Verzug tritt oft von selbst ein
Nach § 286 Abs. 3 BGB gerät dein Kunde spätestens 30 Tage nach Zugang der Rechnung in Verzug; bei Verbrauchern allerdings nur, wenn du darauf in der Rechnung hingewiesen hast. Hast du ein konkretes Fälligkeitsdatum genannt, beginnt der Verzug schon mit dessen Ablauf, ganz ohne Mahnung.
Drei Mahnungen sind ein Mythos
Es gibt keine Vorschrift, die drei Mahnungen verlangt. Eine genügt, oft ist gar keine nötig. In der Praxis sind gestufte Schreiben trotzdem sinnvoll: Sie erhalten die Geschäftsbeziehung und dokumentieren dein Bemühen, und das zählt, wenn es später doch vor Gericht geht.
Was du berechnen darfst
Verzugszinsen nach § 288 BGB: fünf Prozentpunkte über dem Basiszinssatz gegenüber Verbrauchern, neun Prozentpunkte im Geschäftsverkehr. Dort kommt eine Pauschale von 40 Euro hinzu. Mahngebühren nur in tatsächlicher Höhe, also Porto und Material, nicht deine Arbeitszeit.
Der Ton entscheidet über den nächsten Auftrag
Die erste Stufe sollte davon ausgehen, dass es untergegangen ist, denn meistens stimmt das. Erst die zweite wird deutlich, die dritte nennt Konsequenzen. Wer sofort mit dem Inkasso droht, spart eine Woche und verliert einen Kunden.
Die drei Stufen im Ablauf
Erinnerung
Freundlich und ohne Vorwurf: Meistens ist die Rechnung tatsächlich untergegangen. Sie nennt Nummer, Betrag und Fälligkeit, mehr braucht es nicht.
Erste Mahnung
Deutlicher, mit konkreter Frist. Ab Verzug darfst du Zinsen berechnen — im Geschäftsverkehr neun Prozentpunkte über dem Basiszinssatz plus 40 Euro Pauschale.
Letzte Mahnung
Benennt die Folgen. Danach ist der gerichtliche Mahnbescheid der nächste Schritt, und der setzt keine weitere Mahnung voraus.
Was Warten kostet
Die Verjährungsfrist läuft drei Jahre ab dem Ende des Jahres, in dem der Anspruch entstand. Wer eine Rechnung aus dem Januar liegen lässt, hat faktisch fast vier Jahre Zeit — und in der Zwischenzeit finanziert er den Kunden zinslos.
Häufige Fragen
Muss ich vor einem Mahnbescheid gemahnt haben?
Nein. Ist Verzug eingetreten, kannst du direkt einen gerichtlichen Mahnbescheid beantragen. Eine vorherige Mahnung ist keine Voraussetzung, wirkt aber oft schneller und kostet nichts.
Wie lange kann ich eine Rechnung noch einfordern?
Die regelmäßige Verjährungsfrist beträgt drei Jahre, gerechnet ab dem Ende des Jahres, in dem der Anspruch entstanden ist. Eine Rechnung aus 2026 verjährt also mit Ablauf des 31. Dezember 2029.
Darf ich für jede Mahnung Gebühren nehmen?
Nur für tatsächlich entstandene Kosten und erst ab Verzug. Die erste Mahnung, die den Verzug überhaupt erst begründet, kannst du nicht in Rechnung stellen.
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