Praxis & Buchhaltung
Pflichtangaben nach § 14 UStG
Zehn Angaben machen aus einem Schreiben eine Rechnung. Was jede davon bedeutet, wo die typischen Fehler liegen und was passiert, wenn eine fehlt.
6 Minuten Lesezeit
Zahlungserinnerung: welche Frist gilt – und wann Verzug eintritt
Eine offene Rechnung ist unangenehm, und genau deshalb wird zu lange gewartet. Dabei ist die Rechtslage klarer, als viele denken: Für die Zahlungserinnerung selbst gibt es überhaupt keine Frist – du darfst am Tag nach der Fälligkeit schreiben. Und Verzugszinsen stehen dir auch dann zu, wenn du sie vorher nie angekündigt hast.
30 Tagebis Verzug ohne Mahnung eintritt
Ab wann ist dein Kunde im Verzug?
Für die Zahlungserinnerung selbst gibt es keine Frist. Die Frist, auf die es ankommt, ist die deiner Rechnung – trag sie ein, dann steht hier der Tag statt einer Faustregel.
Trag das Rechnungsdatum ein – dann steht hier der Tag, ab dem dein Kunde im Verzug ist, und was dich jeder weitere Tag kostet.
Gerechnet wird im Browser, nichts davon wird übertragen. Das Ergebnis ist eine Rechenhilfe und keine Rechtsberatung: Gesetzliche Feiertage, ein späterer Zugang der Rechnung oder eine abweichende Vereinbarung können den Tag noch verschieben.
Server in Deutschland
Betrieb und Datenbank stehen in einem deutschen Rechenzentrum.
Geprüft nach EN 16931
Jede Rechnung läuft vor der Ausgabe durch den Prüfdienst des Mustangprojekts.
Keine KI-Dienste
Rechnungsdaten werden an niemanden weitergegeben, auch nicht an ein Sprachmodell.
Ohne Anmeldung nutzbar
Die ersten drei Rechnungen im Monat brauchen weder Konto noch E-Mail-Adresse.
Worauf es hier ankommt
Für die Zahlungserinnerung gibt es keine gesetzliche Frist
Du darfst am Tag nach der Fälligkeit erinnern. Die oft genannten „sieben bis vierzehn Tage“ stehen in keinem Gesetz – sie sind Höflichkeit, keine Pflicht. Umgekehrt gilt: Warten schützt niemanden. Es gibt auch keine Frist, die du versäumen könntest, solange dein Anspruch nicht verjährt ist.
Verzug tritt oft von selbst ein
Nach § 286 Abs. 3 BGB gerät dein Kunde spätestens 30 Tage nach Zugang der Rechnung in Verzug; bei Verbrauchern allerdings nur, wenn du darauf in der Rechnung hingewiesen hast. Hast du ein konkretes Fälligkeitsdatum genannt, beginnt der Verzug schon mit dessen Ablauf, ganz ohne Mahnung.
Drei Mahnungen sind ein Mythos
Es gibt keine Vorschrift, die drei Mahnungen verlangt. Eine genügt, oft ist gar keine nötig. In der Praxis sind gestufte Schreiben trotzdem sinnvoll: Sie erhalten die Geschäftsbeziehung und dokumentieren dein Bemühen, und das zählt, wenn es später doch vor Gericht geht.
Was du berechnen darfst – mit dem heutigen Zinssatz
Der Basiszinssatz nach § 247 BGB liegt seit dem 1. Juli 2026 bei 1,52 %. Daraus folgen nach § 288 BGB 6,52 % Verzugszinsen gegenüber einem Verbraucher und 10,52 % im Geschäftsverkehr. Dort kommt eine Pauschale von 40 Euro hinzu – die aber auf spätere Anwaltskosten angerechnet wird (§ 288 Abs. 5 Satz 3 BGB), du bekommst sie also nicht zusätzlich. Mahngebühren nur in tatsächlicher Höhe: Porto und Material, nicht deine Arbeitszeit.
Eine Zahl, die die Sache greifbar macht
Bei einer offenen Rechnung über 2.500 Euro gegenüber einem Unternehmer sind 60 Tage Verzug rund 43,23 Euro Zinsen plus 40 Euro Pauschale. Das ist selten der Grund, warum man mahnt – aber es ist der Grund, warum Warten nichts kostet außer Liquidität.
Der Ton entscheidet über den nächsten Auftrag
Die erste Stufe sollte davon ausgehen, dass es untergegangen ist, denn meistens stimmt das. Erst die zweite wird deutlich, die dritte nennt Konsequenzen. Wer sofort mit dem Inkasso droht, spart eine Woche und verliert einen Kunden.
Zahlungserinnerung oder Mahnung – der Unterschied ist keiner
Rechtlich gibt es nur die Mahnung: eine eindeutige Aufforderung zu zahlen. „Zahlungserinnerung“ ist ein freundlicheres Wort für dasselbe und setzt den Kunden genauso in Verzug, wenn er nicht ohnehin schon drin ist. Der Unterschied liegt im Ton, nicht in der Wirkung – deshalb kannst du mit der Erinnerung beginnen, ohne rechtlich etwas zu verschenken.
Die drei Stufen im Ablauf
Erinnerung
Freundlich und ohne Vorwurf: Meistens ist die Rechnung tatsächlich untergegangen. Sie nennt Nummer, Betrag und Fälligkeit, mehr braucht es nicht.
Erste Mahnung
Deutlicher, mit konkreter Frist. Ab Verzug darfst du Zinsen berechnen – im Geschäftsverkehr neun Prozentpunkte über dem Basiszinssatz plus 40 Euro Pauschale.
Letzte Mahnung
Benennt die Folgen. Danach ist der gerichtliche Mahnbescheid der nächste Schritt, und der setzt keine weitere Mahnung voraus.
Was Warten kostet
Die Verjährungsfrist läuft drei Jahre ab dem Ende des Jahres, in dem der Anspruch entstand. Wer eine Rechnung aus dem Januar liegen lässt, hat faktisch fast vier Jahre Zeit – und in der Zwischenzeit finanziert er den Kunden zinslos.
Häufige Fragen
Welche Frist gilt für eine Zahlungserinnerung?
Keine. Es gibt keine gesetzliche Frist, nach der du erinnern müsstest oder dürftest – du kannst am Tag nach der Fälligkeit schreiben. Die Frist, die zählt, ist die, die du IN der Erinnerung setzt: Sie sollte kalendermäßig bestimmt sein („bis zum 20. August“), damit klar ist, ab wann Verzug eintritt.
Wie lange soll ich warten, bevor ich eine Zahlungserinnerung schicke?
In der Praxis bewährt haben sich drei bis sieben Tage nach Fälligkeit. Kürzer wirkt schroff, länger schwächt die eigene Position: Wer erst nach sechs Wochen erinnert, signalisiert, dass es ihm nicht eilig ist. Eine Pflicht zu warten gibt es nicht.
Welche Frist setze ich in der Zahlungserinnerung?
Sieben bis zehn Tage sind üblich und angemessen. Nenne ein Datum, keine Zeitspanne – „innerhalb von zehn Tagen“ lässt offen, ab wann gerechnet wird, „bis zum 20. August“ nicht. Bei einer sehr kurzen Frist bleibt der Verzug trotzdem wirksam; unangemessen kurze Fristen ändern nur den Ton, nicht das Recht.
Was ist der Unterschied zwischen Zahlungserinnerung und Mahnung?
Rechtlich keiner. Das BGB kennt nur die Mahnung, also die klare Aufforderung zu zahlen. „Zahlungserinnerung“ ist dasselbe in freundlicherer Sprache und setzt den Kunden genauso in Verzug. Der gestufte Ablauf Erinnerung, erste Mahnung, letzte Mahnung ist Gepflogenheit – nützlich für die Geschäftsbeziehung, nicht vorgeschrieben.
Muss ich vor einem Mahnbescheid gemahnt haben?
Nein. Ist Verzug eingetreten, kannst du direkt einen gerichtlichen Mahnbescheid beantragen. Eine vorherige Mahnung ist keine Voraussetzung, wirkt aber oft schneller und kostet nichts.
Wie hoch sind die Verzugszinsen aktuell?
Der Basiszinssatz nach § 247 BGB liegt seit dem 1. Juli 2026 bei 1,52 %. Damit sind es 6,52 % gegenüber Verbrauchern (§ 288 Abs. 1 BGB) und 10,52 % gegenüber Unternehmern (§ 288 Abs. 2 BGB). Der Basiszinssatz ändert sich zum 1. Januar und zum 1. Juli, der Verzugszins also mit ihm.
Wie lange kann ich eine Rechnung noch einfordern?
Die regelmäßige Verjährungsfrist beträgt drei Jahre, gerechnet ab dem Ende des Jahres, in dem der Anspruch entstanden ist. Eine Rechnung aus 2026 verjährt also mit Ablauf des 31. Dezember 2029. Ein Mahnbescheid hemmt die Verjährung, eine Mahnung allein nicht.
Darf ich für jede Mahnung Gebühren nehmen?
Nur für tatsächlich entstandene Kosten und erst ab Verzug. Die erste Mahnung, die den Verzug überhaupt erst begründet, kannst du nicht in Rechnung stellen.
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