Praxis & Buchhaltung
Pflichtangaben nach § 14 UStG
Zehn Angaben machen aus einem Schreiben eine Rechnung. Was jede davon bedeutet, wo die typischen Fehler liegen und was passiert, wenn eine fehlt.
5 Minuten Lesezeit
Stunden abrechnen: erfassen, sammeln, am Monatsende eine Rechnung
Zwischen der geleisteten Arbeit und der Rechnung liegt bei den meisten Betrieben ein Zettel, eine Tabelle oder ein Gedächtnis. Genau dort geht Geld verloren. Im Rechnungslotsen schreibst du jede Leistung sofort auf den Kunden — und am Monatsende wird daraus mit einem Klick eine E-Rechnung, die den Normprüfer besteht.
1 Klickvon den offenen Posten zur Rechnung
Server in Deutschland
Betrieb und Datenbank stehen in einem deutschen Rechenzentrum.
Geprüft nach EN 16931
Jede Rechnung läuft vor der Ausgabe durch den Prüfdienst des Mustangprojekts.
Keine KI-Dienste
Rechnungsdaten werden an niemanden weitergegeben, auch nicht an ein Sprachmodell.
Ohne Anmeldung nutzbar
Die ersten drei Rechnungen im Monat brauchen weder Konto noch E-Mail-Adresse.
Worauf es hier ankommt
Menge oder Zeitspanne, beides geht
Wer die Stunden im Kopf hat, tippt „2,25“. Wer auf die Uhr gesehen hat, trägt „09:00 bis 11:15“ ein — daraus werden 2,25 Stunden, gerundet auf die Viertelstunde. Nicht auf eine Nachkommastelle: aus 15 Minuten würden sonst 0,3 statt 0,25 Stunden, und bei 92 Euro Stundensatz sind das 4,75 Euro je Eintrag, die niemand nachrechnet.
Der Preis von damals bleibt der Preis von damals
Preis, Einheit und Steuersatz werden beim Erfassen festgehalten, nicht beim Abrechnen nachgeschlagen. Eine im März zu 95 Euro erfasste Stunde wird im April mit 95 Euro abgerechnet, auch wenn dein Stundensatz zwischenzeitlich gestiegen ist. Das ist keine Kleinigkeit, sondern der Unterschied zwischen einer Rechnung, die der Kunde versteht, und einer Rückfrage.
Eine Leistung kann nie auf zwei Rechnungen
Beim Abrechnen werden die Posten fest zugeordnet, bevor die Rechnung entsteht. Ein zweiter Klick, ein zweites Fenster oder ein doppelter Aufruf über die Schnittstelle erzeugen keine zweite Rechnung über dieselben Stunden. Und wenn du eine Rechnung stornierst, werden die Leistungen wieder frei — sonst wäre ein Storno gleichbedeutend mit verlorener Arbeit.
Was der Kunde auf dem Blatt sieht
Auf der Rechnung stehen verdichtete Positionen, nicht dreißig Einzelzeilen: eine Zeile je Leistungsart mit der Gesamtmenge. Die Aufschlüsselung je Tag — mit Datum, Menge und deiner Notiz — liegt als Leistungsnachweis bei. Genau die Form, die Kunden akzeptieren und Prüfer sehen wollen.
Der Zeitraum steht im Datensatz, nicht im Freitext
Eine Rechnung über einen Monat trägt einen Abrechnungszeitraum als eigenes Feld (BT-73 und BT-74), kein einzelnes Lieferdatum. Bei Leistungen an einem einzigen Tag ist es umgekehrt. Wer das im Freitext löst, bekommt eine Rechnung, die formal etwas anderes behauptet als sie meint.
In welchem Tarif
Erfassen und einzeln abrechnen gehört zu jedem Tarif, auch zum kostenlosen — denn eine Zeiterfassung, die man erst kaufen muss, wird nicht ausprobiert. Der Leistungsnachweis als Anlage beginnt bei Pro, die Stapelabrechnung über alle Kunden bei Büro. Begrenzt wird ohnehin am Monatskontingent für Rechnungen, nicht an der Zahl der erfassten Stunden.
Auch über die Schnittstelle und über einen KI-Assistenten
Dieselben drei Schritte gibt es als Endpunkte und als Werkzeuge im MCP-Server: erfassen, offene Posten ansehen, abrechnen. Ein Excel-Stundenzettel lässt sich damit vorlesen, statt abgetippt zu werden. Den Stapellauf über alle Kunden startet bewusst kein Assistent — ein Monatsabschluss ist keine Antwort in einem Gespräch.
Von der Stunde zur Monatsrechnung
Beim Kunden erfassen
Stunden, Material, Pauschalen, Fahrtkosten — auf den Kunden geschrieben, mit Datum und Preis. Entweder als Menge („2,25“) oder als Zeitspanne („09:00 bis 11:15“), die auf die Viertelstunde gerundet wird. Kein laufender Timer, der vergessen wird.
Sammeln lassen
Jeder Posten bleibt offen, bis er abgerechnet wird. Der Reiter zeigt die Summe je Kunde und den ältesten offenen Tag — das ist die Ansicht, mit der man am Monatsende arbeitet, statt Zettel zu suchen.
Auf einen Klick abrechnen
Aus den offenen Posten eines Kunden wird eine geprüfte E-Rechnung. Gleiche Leistungen werden zu einer Position verdichtet: aus zweimal „Wartung Kühlanlage“ wird eine Zeile mit 3,75 Stunden, und die Aufschlüsselung je Tag liegt als Leistungsnachweis bei.
Was nicht erfasst wird, wird nicht bezahlt
Die Stunde, die niemand notiert hat, taucht in keiner Rechnung auf — und am Monatsende erinnert sich niemand an den Dienstagnachmittag vor drei Wochen. Das ist kein Buchhaltungsproblem, sondern verschenkter Umsatz: Bei 92 Euro Stundensatz kostet eine vergessene Viertelstunde pro Woche im Jahr über tausend Euro.
Häufige Fragen
Ist das eine Zeiterfassung mit Stoppuhr?
Nein, und das ist Absicht. Ein laufender Timer wird vergessen, und dann steht dort eine Zahl, die niemand mehr prüfen kann. Erfasst wird nachträglich, in Ruhe, mit Datum — als Menge oder als Zeitspanne. Wer eine echte Arbeitszeiterfassung für Beschäftigte braucht, braucht etwas anderes: hier geht es um abrechenbare Leistungen.
Kann ich auch Material und Pauschalen erfassen?
Ja, das ist der Grund für die Bauart. Ein Posten hat eine Menge und eine Einheit — Stunde, Tag, Stück, Meter, Quadratmeter, Kilogramm, Liter, Kilometer oder Pauschale. Für das Handwerk ist Material die Hälfte der Rechnung; eine reine Stundenerfassung würde daran vorbeigehen.
Was passiert mit Leistungen, die ich nicht berechnen will?
Du kannst sie als „nicht berechnen“ markieren. Sie bleiben in der Übersicht sichtbar, tauchen aber nicht mehr in der Summe auf und werden bei der Abrechnung übersprungen. Löschen geht auch — nur nicht mehr, wenn der Posten schon auf einer Rechnung steht.
Wie erfahre ich vorher, ob die Rechnung gültig wird?
Die Zeile sagt es dir, bevor du klickst. Fehlt dem Kunden zum Beispiel die E-Mail-Adresse, die eine XRechnung verlangt, steht das in der Übersicht und der Knopf verweist in die Kundenkartei — statt eine Rechnung anzubieten, die nach Nummernvergabe und zwei Prüfläufen an einer Regelnummer scheitert.
Und wenn ich einem Kunden zweimal im Monat abrechne?
Dann rechnest du zweimal ab. Du kannst einen Zeitraum wählen oder einzelne Posten auswählen; alles, was nicht dabei war, bleibt offen und wandert in die nächste Rechnung. Der Abrechnungszeitraum auf der Rechnung ergibt sich aus den tatsächlich enthaltenen Tagen.
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