Jede Datei ist eine vollständige XRechnung nach EN 16931, in beiden erlaubten Syntaxen: UBL und CII. Sie entstehen aus demselben Programmteil, der die Rechnungen unserer Nutzer erzeugt, und dieselben Fälle laufen bei jeder Änderung gegen den Prüfer der KoSIT. Damit taugen sie zum Testen einer Warenwirtschaft, eines Rechnungseingangs oder eines eigenen Importers — und sie können nicht veralten, weil sie beim Abruf neu gebaut werden.
Eine Position, ein Steuersatz, mit Leitweg-ID — der häufigste Fall im öffentlichen Auftrag.
Der Normalfall, an dem sich die Einrichtung prüfen lässt. Die Leitweg-ID (BT-10) ist bei öffentlichen Auftraggebern Pflicht; fehlt sie, weist das Rechnungsportal die Datei ab, noch bevor ein Mensch sie sieht.
BT-1 · BT-10 · BT-112 · BG-23
Ohne Umsatzsteuer, mit dem Befreiungsgrund und der Steuernummer als eigenes Feld.
Der Fall, der in fremden Beispielsammlungen fehlt und in der Praxis am häufigsten abgewiesen wird. Grund ist BR-CO-26: Ohne USt-IdNr. genügt die Steuernummer im üblichen Feld (BT-32) NICHT — sie muss zusätzlich als BT-29 stehen. Diese Datei zeigt beides an der richtigen Stelle.
BT-29 · BT-32 · BT-120 · BT-121
Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers — null Prozent mit Hinweistext.
Bauleistungen zwischen Unternehmern laufen fast immer so. Beide Seiten brauchen eine USt-IdNr., und der Befreiungsgrund muss im Dokument stehen; ein bloßer Satz im Freitext reicht dem Prüfer nicht.
BT-31 · BT-48 · BT-118 · BT-120
19 % und 7 % nebeneinander, mit zwei getrennten Steuergruppen.
Sobald zwei Sätze auftreten, muss die Steuer je GRUPPE gerundet werden, nicht je Position (BR-CO-17). Wer je Position rundet, weicht um Cent ab — und genau daran scheitern selbstgebaute Exporte.
BG-23 · BT-116 · BT-117
Korrektur einer zu hohen Rechnung — über eine negative Menge, nicht über einen negativen Preis.
Hier steckt die Falle BR-27: Der Einzelpreis darf nie negativ sein. Eine Gutschrift entsteht deshalb über die negative MENGE. Wer den Preis negativ setzt, bekommt eine Datei, die formal aussieht wie eine Rechnung und vom Prüfer abgewiesen wird.
BT-3 · BT-27 · BT-129
2 % bei Zahlung innerhalb von 10 Tagen, im vorgeschriebenen Format.
Skonto steht in XRechnung in einem festen Textformat zwischen Raute-Zeichen. Und nach dem letzten Block MUSS ein Zeilenumbruch folgen (BR-DE-18) — ein fehlendes Zeichen am Textende macht die ganze Datei ungültig.
BT-20
Eine Menge mit Nachkommastelle und der Einheit Stunde.
Stundenabrechnungen sind selten glatt. Die Einheit ist ein Code aus einer geschlossenen Liste (HUR für Stunde, nicht „Std.“), und die Menge braucht ein Dezimalformat, das der Prüfer akzeptiert.
BT-129 · BT-130 · BT-146
„Küchenstudio Groß & Söhne GmbH & Co. KG“ — der Test, an dem selbstgebaute Exporte scheitern.
Ein & im Firmennamen muss im XML maskiert werden, sonst ist die Datei kein gültiges XML. Beim LESEN gilt das Gegenteil: Wer Entitäten pauschal abschaltet (was gegen XXE nötig ist), verliert das Zeichen wieder — dann steht „Gross & Soehne“ auf dem Bildschirm. Diese Datei prüft beide Richtungen.
BT-27 · BT-44 · BT-153
Diese vier Regeln erklären die meisten abgewiesenen Rechnungen. Sie stehen hier, weil man sie erst kennt, wenn man sie einmal getroffen hat — und weil jede der Beispieldateien oben zeigt, wie es richtig aussieht.
Die fünf Fragen, die zu diesem Werkzeug am häufigsten kommen — mit dem Paragraphen, auf dem die Antwort steht.
Ja. Sie entstehen aus demselben Programmteil, der auch die Rechnungen unserer Nutzer erzeugt, und dieselben Fälle laufen bei jeder Änderung gegen den Prüfer der KoSIT — in beiden Syntaxen. Eine Datei, die hier liegt, hat denselben Weg genommen wie eine echte Rechnung.
Zwei Syntaxen für denselben Inhalt. EN 16931 erlaubt beide, XRechnung schreibt keine vor. UBL ist in Deutschland verbreiteter und wird von den Rechnungsportalen des Bundes und der Länder genommen; CII ist die Syntax, die auch in ZUGFeRD-PDFs steckt. Wenn du prüfen willst, ob deine Software beide versteht, lade von jedem Fall beide Dateien.
Technisch ja, sinnvoll nein. Absender, Steuernummer, IBAN und Rechnungsnummer sind erfunden, und eine Rechnung mit falschen Pflichtangaben nach § 14 UStG nützt weder dir noch dem Empfänger. Für eine echte Rechnung nimm den Assistenten — er füllt dieselben Felder und prüft sie, bevor die Datei entsteht.
Weil daran die meisten Rechnungen scheitern und beide Fälle in fremden Beispielsammlungen fast immer fehlen. Beim Kleinunternehmer genügt die Steuernummer im üblichen Feld nicht, sie muss zusätzlich als Kennung des Verkäufers stehen; bei Reverse Charge braucht es die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer beider Seiten und den Befreiungsgrund im Datensatz statt im Freitext.
Mit dem Validator auf dieser Seite: XML oder ZUGFeRD-PDF hochladen, das Ergebnis kommt mit Regelnummer und Klartext zurück. Es ist derselbe Prüfer, gegen den auch diese Beispiele laufen — kein eigener Nachbau.
Hier nicht. Ein ZUGFeRD-PDF ist ein PDF mit eingebettetem CII-Datensatz — genau der, den du hier als Datei bekommst. Wer ein vollständiges ZUGFeRD-PDF braucht, erzeugt in einer Minute eines im kostenlosen Assistenten; dabei entstehen XRechnung, ZUGFeRD und das Blatt in einem Durchgang.
Gratis-Tool
Datei gegen EN 16931 prüfen und jede verletzte Regel im Klartext bekommen.
Gratis-Tool
XRechnung oder ZUGFeRD im Klartext lesen, statt XML zu entziffern.
Assistent
XRechnung, ZUGFeRD und PDF in einem Durchgang — kostenlos, ohne Konto.
Funktion
XRechnung im Postfach und nichts lässt sich öffnen?
Nachschlagen
Zu jeder der 29 häufigsten Regeln eine eigene Seite: Ursache, Lösung und ein XML-Beispiel vorher/nachher.
Absender, Steuernummer und IBAN in den Beispielen sind erfunden. Zum Verschicken taugt eine Datei erst mit den eigenen Pflichtangaben nach § 14 UStG.