Kurz: Ein Lieferschein ist für niemanden Pflicht – und trotzdem das Papier, an dem sich später entscheiden kann, ob deine Rechnung hält. Er belegt, was tatsächlich angekommen ist, und die Rechnung darf beim Lieferdatum auf ihn verweisen. Dafür muss er aber stimmen.
Wer liefert, rechnet danach ab. Im Rechnungsassistenten trägst du den Liefertag unter „Leistung von“ ein und die Bestellnummer deines Kunden im gleichnamigen Feld – beides landet in der E-Rechnung dort, wo die Software des Empfängers es ausliest.
Was gehört auf einen Lieferschein?
Keine Vorschrift legt das fest, weil der Lieferschein gesetzlich nicht geregelt ist. Im Handel hat sich trotzdem ein fester Satz eingespielt, und jede Wareneingangsprüfung rechnet damit:
- Absender und Empfänger mit Anschrift, dazu die Lieferanschrift, wenn sie abweicht
- Lieferscheinnummer und Datum – eine eigene Nummer, nicht die Rechnungsnummer
- Bestell- oder Auftragsnummer des Kunden, damit sein Wareneingang zuordnen kann
- Artikel mit Menge und Bezeichnung, bei Bedarf mit Artikelnummer
- Keine Preise. Die gehören auf die Rechnung; im Versand liegt der Lieferschein im Paket und kann von jedem gelesen werden, der es öffnet
- Ein Feld für die Unterschrift bei Übergabe, wenn der Empfang belegt werden soll
Die knappe Definition samt Rechtsgrundlage steht im Lexikoneintrag Lieferschein. Hier geht es um die Praxis.
Wie sieht ein ausgefüllter Lieferschein aus?
Ein Beispiel aus dem Holzhandel, so knapp, wie er im Alltag aussieht:
- Lieferschein Nr. LS-2026-0418 vom 9. September 2026
- Von: Holzbau Berger, Hauptstraße 12, 72336 Balingen
- An: Schreinerei Kraus GmbH, Industriestraße 4, 72458 Albstadt
- Ihre Bestellung: B-7731 vom 2. September 2026
- 24 Stück Konstruktionsvollholz, Fichte, 60 × 120 mm, 4 m
- 6 Stück Dreischichtplatte, 27 mm, 2,50 × 1,25 m
- Ware vollständig und unbeschädigt erhalten: Datum, Unterschrift
Mehr braucht ein Lieferschein nicht. Alles darüber hinaus gehört auf ein anderes Papier.
Wann ist der Lieferschein mehr als ein Begleitzettel?
In drei Fällen trägt er echtes Gewicht.
Bei Fehlmengen und Schäden. Mit der Unterschrift bestätigt der Empfänger, dass die Lieferung so angekommen ist, wie sie draufsteht. Fehlen beim Auspacken zwei Platten, gehört das auf den Lieferschein, bevor unterschrieben wird. Ein Anruf drei Tage später ist ein Streit, ein Vermerk bei Übergabe ist ein Beleg.
Wenn die Rechnung auf ihn verweist. Das ist der steuerlich wichtigste Fall, und er hat eine eigene Falle – dazu gleich mehr.
Bei der Sammelrechnung. Wer einen Kunden mehrmals im Monat beliefert, rechnet oft zum Monatsende über alle Lieferungen gemeinsam ab. Die Lieferscheine sind dann die Einzelnachweise, die Rechnung führt sie auf. Für den Leistungszeitpunkt genügt nach § 31 Abs. 4 UStDV die Angabe des Kalendermonats.
Darf die Rechnung auf das Lieferscheindatum verweisen?
Ja – aber nur mit einem Satz, der oft fehlt.
Die Rechnung muss den Zeitpunkt der Lieferung nennen (§ 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 6 UStG). Nach § 31 Abs. 1 UStDV darf eine Rechnung aus mehreren Dokumenten bestehen, solange sich die Pflichtangaben zusammen ergeben. Der Verweis auf den Lieferschein ist also erlaubt.
Die Falle: Ein Lieferscheindatum ist erst einmal nur das Datum des Papiers. Ob an diesem Tag auch geliefert wurde, sagt es nicht. Die Rechnung muss diesen Zusammenhang ausdrücklich herstellen, zum Beispiel so:
Das Lieferdatum entspricht dem Lieferscheindatum. Lieferschein Nr. LS-2026-0418 vom 9. September 2026.
Fehlt der erste Satz, fehlt streng genommen der Leistungszeitpunkt – eine Pflichtangabe, an der beim Kunden der Vorsteuerabzug hängt. Was dann auf ihn zukommt, steht in Fehlerhafte E-Rechnung und Vorsteuerabzug.
Der einfachere Weg: das Lieferdatum direkt auf die Rechnung schreiben. Dann braucht es den Verweis gar nicht mehr. Ob danach alle zehn Angaben da sind, sagt dir der Pflichtangaben-Checker in einer Minute.
Wie bildet die E-Rechnung den Lieferschein ab?
In eigenen Feldern – der Umweg über einen Bemerkungstext ist nicht mehr nötig:
| Feld | Inhalt |
|---|---|
| BT-72 | tatsächliches Lieferdatum |
| BT-16 | Referenz auf den Lieferschein |
| BT-13 | Bestellnummer des Kunden |
Das Lieferdatum in BT-72 erfüllt die Anforderung an den Leistungszeitpunkt maschinenlesbar; der Satz „entspricht dem Lieferscheindatum“ wird dann überflüssig. Die Bestellnummer in BT-13 lässt die Software des Empfängers die Rechnung selbst seiner Bestellung zuordnen – das ist der Schritt, der im Wareneingang sonst von Hand passiert.
Einen Lieferschein als PDF an die E-Rechnung zu hängen ist erlaubt. Er ersetzt die Felder aber nicht, denn die Pflichtangaben müssen im strukturierten Teil stehen. Welche Anhänge zulässig sind und in welchem Format, steht in Anhänge in der E-Rechnung.
Im Rechnungsassistenten landen der Liefertag und die Bestellnummer des Kunden in BT-72 und BT-13. Bei einem Leistungszeitraum statt eines einzelnen Tages setzt er zusätzlich den Zeitraum, und die Datei wird gegen EN 16931 geprüft, bevor du sie bekommst.
Wie lange muss ich Lieferscheine aufbewahren?
Es kommt darauf an, welche Rolle der Lieferschein spielt:
- Als Handelsbrief: sechs Jahre nach § 257 HGB.
- Als Teil der Rechnung, weil die Rechnung auf ihn verweist: dann gilt die Frist der Rechnung, seit 2025 acht Jahre nach § 14b Abs. 1 UStG.
Beide Fristen laufen ab dem Ende des Kalenderjahres, in dem das Papier entstanden ist. Wer auf Lieferscheine verweist, legt sie deshalb am besten dort ab, wo die Rechnungen liegen. Was ein Archiv dafür leisten muss, steht in E-Rechnung aufbewahren.
Lieferschein, Packliste, Rechnung – was ist was?
Drei Papiere, die oft im selben Karton landen:
- Packliste: was im Paket liegt, für den Versand gedacht, oft außen am Karton.
- Lieferschein: was geliefert wurde, für den Empfänger, der ihn gegenzeichnet.
- Rechnung: was es kostet. Das einzige der drei mit Pflichtangaben nach § 14 UStG.
Die ganze Kette davor – Angebot, Auftragsbestätigung, Lieferung, Rechnung – steht in Auftragsbestätigung schreiben.
Häufige Fragen
Ist ein Lieferschein Pflicht? Nein, weder handelsrechtlich noch steuerlich. Er ist üblich, weil er den Empfang belegt und Streit über Fehlmengen verhindert.
Kann der Lieferschein die Rechnung ersetzen? Allein nie. Ohne Entgelt, Steuersatz und Rechnungsnummer fehlen ihm die Pflichtangaben. Er kann aber Teil einer Rechnung sein, wenn ein zweites Dokument Entgelt und Steuer zusammenfasst und ihn ausdrücklich benennt (§ 31 Abs. 1 UStDV).
Brauche ich ab 2027 einen elektronischen Lieferschein? Nein. Die E-Rechnungspflicht gilt für Rechnungen, nicht für Lieferscheine – der darf weiter auf Papier mitfahren. Ab wann die Rechnung elektronisch sein muss, steht in E-Rechnungspflicht 2027 und 2028.
Welche Nummer bekommt der Lieferschein? Eine eigene, aus einem eigenen Nummernkreis. Nimm nicht die Rechnungsnummer: Ein Lieferschein, zu dem später keine Rechnung folgt, hinterließe im Rechnungskreis eine Lücke. Das ist kein Verstoß, aber eine Frage, die du in einer Prüfung beantworten musst. Was das Gesetz an der Nummer wirklich verlangt, steht in Fortlaufende Rechnungsnummer.
Muss der Kunde den Lieferschein unterschreiben? Nicht zwingend. Die Unterschrift macht ihn aber zum Empfangsbeleg, und ohne sie lässt sich im Streit schwer zeigen, was angekommen ist.
Kurz zusammengefasst
Der Lieferschein ist kein Pflichtpapier, aber ein nützliches: Er belegt, was angekommen ist, und die Rechnung darf beim Lieferdatum auf ihn verweisen – sofern sie ausdrücklich sagt, dass das Lieferscheindatum das Lieferdatum ist. In der E-Rechnung hat er eigene Felder: das Lieferdatum in BT-72, die Referenz in BT-16, die Bestellnummer in BT-13. Und die Rechnung, die danach kommt, ist das einzige Papier der Kette, an dem die Pflichtangaben hängen.