Wer zum ersten Mal an eine Behörde fakturiert, bekommt einen Zahlensalat wie 991-33333-62 genannt und niemand erklärt, was das ist. Kurz: die Leitweg-ID ist die Postadresse deiner Rechnung im Rechnungsportal. Nicht die Adresse des Amtes, sondern die Adresse der Stelle, die deine Rechnung bezahlen soll — bis hinunter auf die Ebene des Sachgebiets.

Ohne sie wird die Rechnung abgewiesen. Nicht "später bearbeitet" — abgewiesen, weil das Portal nicht weiß, in welchen Eingangskorb sie gehört.

Was die Leitweg-ID ist und was sie nicht ist

In der Norm EN 16931 heißt das Feld BT-10 Buyer reference, auf Deutsch Käuferreferenz. Die Norm sagt nur: hier steht eine Referenz, die der Käufer vorgibt. Deutschland hat dieses Feld für die öffentliche Verwaltung mit einer festen Bedeutung belegt — der Leitweg-ID.

Drei Verwechslungen, die häufig vorkommen:

Nicht dasselbeWas es wirklich ist
Bestellnummer / AuftragsnummerBT-13, ein eigenes Feld. Steht oft zusätzlich auf der Rechnung.
KreditorennummerDeine Nummer in der Buchhaltung des Amtes. Hat mit der Zuleitung nichts zu tun.
Umsatzsteuer-Identifikationsnummer der BehördeBT-48. Betrifft die Steuer, nicht den Weg.

Und ein häufiger Irrtum in der anderen Richtung: Die Leitweg-ID ist bei privaten Kunden nicht erforderlich. Ein Handwerksbetrieb, der an eine GmbH fakturiert, lässt das Feld leer oder trägt die Bestellreferenz ein, die der Kunde nennt. Wer aus Gewohnheit eine Behörden-Leitweg-ID einträgt, schickt die Rechnung in ein Portal, in dem der Empfänger nicht sitzt.

Der Aufbau, Feld für Feld

Eine Leitweg-ID besteht aus zwei bis vier Teilen, getrennt durch Bindestriche:

991 - 33333 - 33
 │      │      │
 │      │      └── Prüfziffer (immer zwei Stellen)
 │      └───────── Feinadressierung (optional, bis 30 Stellen)
 └──────────────── Grobadressierung (2 bis 12 Stellen)

Grobadressierung. Sie benennt die Ebene und das Land. Sie ist der Teil, aus dem sich ablesen lässt, wo die Rechnung landet:

Beginnt mitBedeutung
991Bundesbehörden, die über die Zentrale Rechnungseingangsplattform (ZRE) laufen
992Bundesbehörden über die OZG-konforme Rechnungseingangsplattform (OZG-RE)
zwei ZiffernLand oder Kommune. Die Ziffern folgen dem amtlichen Regionalschlüssel, den das jeweilige Land vergibt.

Feinadressierung. Der Teil, den die Behörde selbst vergibt: Referat, Sachgebiet, Liegenschaft. Ist nur ein zentraler Eingang eingerichtet, fehlt dieser Teil ganz. Dann besteht die ID nur aus Grobadressierung und Prüfziffer.

Prüfziffer. Zwei Stellen, berechnet über das Verfahren Modulo 97-10 (dasselbe, das auch bei der IBAN steckt). Das ist praktisch wertvoll: du kannst nachrechnen, ob eine dir genannte ID überhaupt gültig sein kann, ohne irgendwo anzufragen.

Die Prüfziffer nachrechnen

Das Verfahren nach ISO 7064 (MOD 97-10) in vier Schritten:

  1. Nimm die ID ohne Prüfziffer und ohne Bindestriche.
  2. Ersetze jeden Buchstaben durch seine Position im Alphabet plus 9 — A wird 10, B wird 11, Z wird 35. Reine Ziffernfolgen bleiben, wie sie sind.
  3. Hänge zwei Nullen an und teile die ganze Zahl durch 97. Merke den Rest.
  4. Die Prüfziffer ist 98 − Rest, immer zweistellig geschrieben.

Ein Beispiel mit 991-33333:

Ziffernfolge ohne Trenner : 99133333
mit zwei Nullen           : 9913333300
9913333300 mod 97         = 36
Prüfziffer                = 98 − 36 = 62

Ergibt 991-33333-62. Genau daran ist beim Schreiben dieses Beitrags aufgefallen, dass die Beispiel-ID, die vorher überall auf dieser Seite stand, eine falsche Prüfziffer trug — nachgerechnet hatte sie niemand. Kommt bei dir etwas anderes heraus als die Prüfziffer, die auf dem Bestellschreiben steht, hat sich jemand verschrieben. Das ist der häufigste Fall überhaupt: ein Zahlendreher in der Feinadressierung, weil die ID per Telefon durchgegeben wurde.

Der Pflichtangaben-Checker rechnet das für dich mit, wenn du eine ID einträgst.

Fehlt sie in der Rechnung, weist die Plattform sie mit der Regel BR-DE-15 ab — dort steht auch, warum ein Zahlendreher in der ID trotzdem durch die Validierung kommt und erst im Portal auffällt.

Wo du die Leitweg-ID herbekommst

In dieser Reihenfolge:

  1. In der Auftragsbestätigung oder Bestellung. Öffentliche Auftraggeber sind verpflichtet, die Leitweg-ID mit der Beauftragung mitzuteilen. In neun von zehn Fällen steht sie da schon, oft klein unter der Bestellnummer.
  2. In der Vergabeunterlage. Bei Ausschreibungen steht sie in den Bewerbungsbedingungen oder im Vertragsentwurf.
  3. Auf Anfrage bei der Rechnungsstelle. Nicht beim Sachbearbeiter, der den Auftrag erteilt hat — bei der Stelle, die zahlt. Die Frage lautet: „Wie lautet die Leitweg-ID für Rechnungen an Ihr Haus, gegebenenfalls mit Feinadressierung für Ihr Sachgebiet?"

Was du nicht tun solltest: eine ID aus einem alten Vorgang für einen neuen Auftrag wiederverwenden. Die Feinadressierung wechselt mit dem Sachgebiet. Grobadressierung stimmt, Feinadressierung falsch — die Rechnung landet im richtigen Haus und im falschen Korb, und das fällt erst auf, wenn nach vier Wochen niemand gezahlt hat.

Welches Portal für wen

Die Leitweg-ID sagt dir, wohin — nicht, wie du einlieferst. Der Einlieferungsweg hängt am Empfänger:

EmpfängerPortalWege
Unmittelbare BundesverwaltungZRE (991…)Peppol, E-Mail, Upload, De-Mail
Mittelbare BundesverwaltungOZG-RE (992…)Peppol, E-Mail, Upload
Länder und Kommuneneigenes Landesportalje Land unterschiedlich, meist Upload und E-Mail

Für Länder und Kommunen gibt es kein einheitliches Bild: einige nutzen eine eigene Plattform, andere schließen sich der OZG-RE an, manche akzeptieren die XRechnung per E-Mail an eine feste Adresse. Die Regel, die überall trägt: die Leitweg-ID und den Einlieferungsweg nennt dir der Auftraggeber gemeinsam. Steht nur eines von beidem in der Bestellung, fehlt das andere ebenfalls und du fragst besser nach, bevor du fakturierst.

Die vier Fehler, die zur Ablehnung führen

1. Feld leer, obwohl der Empfänger eine Behörde ist. Die XRechnung-Regel BR-DE-15 verlangt BT-10. Ohne Leitweg-ID kommt die Rechnung nicht durch die Prüfung des Portals.

2. Falsches Format. Buchstaben in der Grobadressierung, ein Leerzeichen statt eines Bindestrichs, eine einstellige Prüfziffer. Alles davon reicht für eine Abweisung.

3. Kontaktdaten des Absenders fehlen. Klingt nach einem anderen Thema, hängt aber zusammen: Wo eine Leitweg-ID steht, prüft der Validator nach den XRechnung-Regeln — und die verlangen über BR-DE-5 bis BR-DE-7 zusätzlich Ansprechpartner, Telefonnummer und E-Mail-Adresse des Rechnungsstellers. Eine Rechnung, die an einen Privatkunden durchgegangen wäre, fällt an einer Behörde deshalb durch. Mehr dazu unter Pflichtangaben nach § 14 UStG.

4. Elektronische Adresse des Empfängers fehlt. XRechnung 3.0 verlangt BT-49, die E-Mail-Adresse des Empfängers. In vielen Rechnungsprogrammen ist dieses Feld als optional geführt, weil § 14 UStG es nicht kennt. Für die XRechnung ist es Pflicht.

Kurz zusammengefasst

  • Die Leitweg-ID ist BT-10 und steht nur bei öffentlichen Auftraggebern.
  • Aufbau: Grobadressierung, optionale Feinadressierung, zweistellige Prüfziffer nach MOD 97-10.
  • 991… heißt ZRE, 992… heißt OZG-RE, zwei Ziffern am Anfang heißen Land oder Kommune.
  • Prüfziffer selbst nachrechnen kostet dreißig Sekunden und findet jeden Zahlendreher.
  • Wer eine Leitweg-ID einträgt, braucht zusätzlich Telefon und E-Mail des Absenders und die E-Mail des Empfängers — sonst weist die Prüfung ab.

Dieser Beitrag beschreibt den Stand vom 25. Juli 2026 und ersetzt keine Steuerberatung. Die Prüfregeln der KoSIT werden zweimal jährlich fortgeschrieben; die hier genannten Regel-IDs beziehen sich auf XRechnung 3.0.