Leitweg-ID finden: Aufbau und Portale

Wer zum ersten Mal an eine Behörde fakturiert, bekommt einen Zahlensalat wie 991-33333-62 genannt und niemand erklärt, was das ist. Kurz: die Leitweg-ID ist die Postadresse deiner Rechnung im Rechnungsportal. Nicht die Adresse des Amtes, sondern die Adresse der Stelle, die deine Rechnung bezahlen soll – bis hinunter auf die Ebene des Sachgebiets.

Ohne sie wird die Rechnung abgewiesen. Nicht "später bearbeitet" – abgewiesen, weil das Portal nicht weiß, in welchen Eingangskorb sie gehört.

Du hast schon eine ID und willst nur wissen, ob sie stimmt? Dann brauchst du diesen Beitrag nicht: Der Leitweg-ID-Prüfer rechnet die Prüfziffer nach MOD 97-10 nach und findet damit den Zahlendreher, den jede Validierung durchlässt – die Regel BR-DE-15 prüft nur, ob das Feld überhaupt gefüllt ist. Hier unten geht es darum, woher die ID kommt und in welches Portal sie zeigt.

Was ist die Leitweg-ID, und was ist sie nicht?

In der Norm EN 16931 heißt das Feld BT-10 Buyer reference, auf Deutsch Käuferreferenz. Die Norm sagt nur: hier steht eine Referenz, die der Käufer vorgibt. Deutschland hat dieses Feld für die öffentliche Verwaltung mit einer festen Bedeutung belegt – der Leitweg-ID.

Drei Verwechslungen, die häufig vorkommen:

Und ein häufiger Irrtum in der anderen Richtung: Die Leitweg-ID ist bei privaten Kunden nicht erforderlich. Ein Handwerksbetrieb, der an eine GmbH fakturiert, lässt das Feld leer oder trägt die Bestellreferenz ein, die der Kunde nennt. Wer aus Gewohnheit eine Behörden-Leitweg-ID einträgt, schickt die Rechnung in ein Portal, in dem der Empfänger nicht sitzt.

Der Aufbau, Feld für Feld

Eine Leitweg-ID besteht aus zwei bis vier Teilen, getrennt durch Bindestriche:

991 - 33333 - 33
 │      │      │
 │      │      └── Prüfziffer (immer zwei Stellen)
 │      └───────── Feinadressierung (optional, bis 30 Stellen)
 └──────────────── Grobadressierung (2 bis 12 Stellen)

Grobadressierung. Sie benennt die Ebene und das Land. Sie ist der Teil, aus dem sich ablesen lässt, wo die Rechnung landet:

Feinadressierung. Der Teil, den die Behörde selbst vergibt: Referat, Sachgebiet, Liegenschaft. Ist nur ein zentraler Eingang eingerichtet, fehlt dieser Teil ganz. Dann besteht die ID nur aus Grobadressierung und Prüfziffer.

Prüfziffer. Zwei Stellen, berechnet über das Verfahren Modulo 97-10 (dasselbe, das auch bei der IBAN steckt). Das ist praktisch wertvoll: du kannst nachrechnen, ob eine dir genannte ID überhaupt gültig sein kann, ohne irgendwo anzufragen.

Wie entsteht die Prüfziffer?

Das Verfahren nach ISO 7064 (MOD 97-10) in vier Schritten:

1. Nimm die ID ohne Prüfziffer und ohne Bindestriche.
2. Ersetze jeden Buchstaben durch seine Position im Alphabet plus 9 – A wird 10, B wird 11, Z wird 35. Reine Ziffernfolgen bleiben, wie sie sind.
3. Hänge zwei Nullen an und teile die ganze Zahl durch 97. Merke den Rest.
4. Die Prüfziffer ist 98 − Rest, immer zweistellig geschrieben.

Ein Beispiel mit 991-33333:

Ziffernfolge ohne Trenner : 99133333
mit zwei Nullen           : 9913333300
9913333300 mod 97         = 36
Prüfziffer                = 98 − 36 = 62

Ergibt 991-33333-62. Genau daran ist beim Schreiben dieses Beitrags aufgefallen, dass die Beispiel-ID, die vorher überall auf dieser Seite stand, eine falsche Prüfziffer trug – nachgerechnet hatte sie niemand. Kommt bei dir etwas anderes heraus als die Prüfziffer, die auf dem Bestellschreiben steht, hat sich jemand verschrieben. Das ist der häufigste Fall überhaupt: ein Zahlendreher in der Feinadressierung, weil die ID per Telefon durchgegeben wurde.

Von Hand musst du das nicht: Der Leitweg-ID-Prüfer rechnet beim Tippen mit und sagt dir sofort, welche Prüfziffer zu deiner Ziffernfolge gehört. Nebenbei prüft der Pflichtangaben-Checker sie mit, wenn du dort eine ID einträgst.

Fehlt sie in der Rechnung, weist die Plattform sie mit der Regel BR-DE-15 ab – dort steht auch, warum ein Zahlendreher in der ID trotzdem durch die Validierung kommt und erst im Portal auffällt.

Wo bekommst du die Leitweg-ID her?

In dieser Reihenfolge:

1. In der Auftragsbestätigung oder Bestellung. Öffentliche Auftraggeber sind verpflichtet, die Leitweg-ID mit der Beauftragung mitzuteilen. In neun von zehn Fällen steht sie da schon, oft klein unter der Bestellnummer.
2. In der Vergabeunterlage. Bei Ausschreibungen steht sie in den Bewerbungsbedingungen oder im Vertragsentwurf.
3. Auf Anfrage bei der Rechnungsstelle. Nicht beim Sachbearbeiter, der den Auftrag erteilt hat – bei der Stelle, die zahlt. Die Frage lautet: „Wie lautet die Leitweg-ID für Rechnungen an Ihr Haus, gegebenenfalls mit Feinadressierung für Ihr Sachgebiet?“

Was du nicht tun solltest: eine ID aus einem alten Vorgang für einen neuen Auftrag wiederverwenden. Die Feinadressierung wechselt mit dem Sachgebiet. Grobadressierung stimmt, Feinadressierung falsch – die Rechnung landet im richtigen Haus und im falschen Korb, und das fällt erst auf, wenn nach vier Wochen niemand gezahlt hat.

Muss ich als Rechnungssteller eine Leitweg-ID beantragen?

Nein. Diese Frage wird oft gestellt, und die Antwort spart dir einen Anruf: Eine Leitweg-ID gehört dem Empfänger, nicht dem Absender. Du beantragst keine, du bekommst eine genannt. Wer als Handwerksbetrieb, Kanzlei oder Freiberufler an eine Behörde fakturiert, braucht keine eigene – auch dann nicht, wenn er nur an öffentliche Auftraggeber liefert. Im Geschäft zwischen Unternehmen kommt sie ohnehin nicht vor.

Beantragt wird eine Leitweg-ID nur von der Behörde selbst, und wo, hängt an der Ebene:

Die KoSIT selbst vergibt keine IDs. Sie legt nur fest, wie eine gültige Leitweg-ID gebaut sein muss – das ist der Standard, gegen den der Prüfer rechnet.

Welches Portal gilt für wen?

Die Leitweg-ID sagt dir, wohin – nicht, wie du einlieferst. Der Einlieferungsweg hängt am Empfänger:

Die erste Zeile hieß bis September 2025 anders: Der Bund betrieb zwei Plattformen, die ZRE für die unmittelbare und die OZG-RE für die mittelbare Bundesverwaltung. Am 19. September 2025 wurden sie zusammengelegt, die ZRE ging zum Jahresende 2025 vom Netz. Beide Nummernkreise landen heute am selben Ort, und was das für den Einlieferungsweg heißt, steht in E-Rechnung an Behörden.

Für Länder und Kommunen gibt es kein einheitliches Bild: einige nutzen eine eigene Plattform, andere schließen sich der OZG-RE an, manche akzeptieren die XRechnung per E-Mail an eine feste Adresse. Die Regel, die überall trägt: die Leitweg-ID und den Einlieferungsweg nennt dir der Auftraggeber gemeinsam. Steht nur eines von beidem in der Bestellung, fehlt das andere ebenfalls und du fragst besser nach, bevor du fakturierst.

Die vier Fehler, die zur Ablehnung führen

1. Feld leer, obwohl der Empfänger eine Behörde ist. Die XRechnung-Regel BR-DE-15 verlangt BT-10. Ohne Leitweg-ID kommt die Rechnung nicht durch die Prüfung des Portals.

2. Falsches Format. Buchstaben in der Grobadressierung, ein Leerzeichen statt eines Bindestrichs, eine einstellige Prüfziffer. Alles davon reicht für eine Abweisung.

3. Kontaktdaten des Absenders fehlen. Klingt nach einem anderen Thema, hängt aber zusammen: Wo eine Leitweg-ID steht, prüft der Validator nach den XRechnung-Regeln – und die verlangen über BR-DE-5 bis BR-DE-7 zusätzlich Ansprechpartner, Telefonnummer und E-Mail-Adresse des Rechnungsstellers. Eine Rechnung, die an einen Privatkunden durchgegangen wäre, fällt an einer Behörde deshalb durch. Mehr dazu unter Pflichtangaben nach § 14 UStG.

4. Elektronische Adresse des Empfängers fehlt. XRechnung 3.0 verlangt BT-49, die E-Mail-Adresse des Empfängers. In vielen Rechnungsprogrammen ist dieses Feld als optional geführt, weil § 14 UStG es nicht kennt. Für die XRechnung ist es Pflicht.

Kurz zusammengefasst

• Die Leitweg-ID ist BT-10 und steht nur bei öffentlichen Auftraggebern.
• Aufbau: Grobadressierung, optionale Feinadressierung, zweistellige Prüfziffer nach MOD 97-10.
• 991… und 992… heißen beide OZG-RE, zwei Ziffern am Anfang heißen Land oder Kommune.
• Die Prüfziffer nachrechnen findet jeden Zahlendreher – der Leitweg-ID-Prüfer macht es in dem Moment, in dem du die ID einträgst.
• Wer eine Leitweg-ID einträgt, braucht zusätzlich Telefon und E-Mail des Absenders und die E-Mail des Empfängers – sonst weist die Prüfung ab.

Dieser Beitrag beschreibt den Stand vom 25. Juli 2026 und ersetzt keine Steuerberatung. Die Prüfregeln der KoSIT werden zweimal jährlich fortgeschrieben; die hier genannten Regel-IDs beziehen sich auf XRechnung 3.0.

Häufige Fragen

Brauche ich für Geschäftskunden eine Leitweg-ID? Nein. Das Feld BT-10 ist nur bei öffentlichen Auftraggebern zu füllen. Bei einer Rechnung an ein Unternehmen bleibt es leer.

Woher bekomme ich die Leitweg-ID? Vom Auftraggeber: aus der Bestellung, den Vergabeunterlagen oder auf Nachfrage bei der Stelle, die den Auftrag erteilt hat. Erfinden lässt sie sich nicht – die Prüfziffer verrät jeden Zahlendreher.

Sagt die Leitweg-ID, wie ich die Rechnung einliefere? Nein, nur wohin. Der Einlieferungsweg hängt am zuständigen Portal – Bund, OZG-RE oder ein Landesportal.