Abschlag und Schlussrechnung als E-Rechnung

Kurz vorweg: Der bereits gezahlte Abschlag gehört in der Schlussrechnung in das Feld BT-113, nicht in eine Position mit Minusbetrag. Die Abschlagsrechnung selbst trägt den Dokumententyp 326, nicht 386 — 386 lässt XRechnung gar nicht zu. Und die teuerste Stelle ist die Endrechnung: Wer dort die schon berechnete Umsatzsteuer nicht absetzt, schuldet sie nach § 14c Abs. 1 UStG ein zweites Mal — bei einer Datei, die durch jeden Validator sauber durchläuft.

Wo steht der Abschlag im XML?

An genau einer Stelle: BT-113, „Paid amount". Der Betrag darin ist brutto, also einschließlich Umsatzsteuer.

Ein Auftrag über 12.000 € netto, 19 % Umsatzsteuer, ein Abschlag von 5.000 € netto ist bereits bezahlt. Die Schlussrechnung sieht dann so aus:

Dahinter steht die Prüfregel BR-CO-16: BT-115 = BT-112 − BT-113 + BT-114. Das Feld BT-114 ist der Rundungsbetrag und in aller Regel leer.

In UBL:

<cac:LegalMonetaryTotal>
  <cbc:TaxInclusiveAmount currencyID="EUR">14280.00</cbc:TaxInclusiveAmount>
  <cbc:PrepaidAmount currencyID="EUR">5950.00</cbc:PrepaidAmount>
  <cbc:PayableAmount currencyID="EUR">8330.00</cbc:PayableAmount>
</cac:LegalMonetaryTotal>

In CII heißt dasselbe Feld ram:TotalPrepaidAmount.

Was nicht geht: den Abschlag als Rechnungsposition mit −5.000 € einzutragen. Der Einzelpreis darf nach BR-27 nicht negativ sein. Wer dem ausweicht, indem er die Menge ins Minus dreht, kommt zwar durch die Prüfung, beschreibt in der Rechnung aber eine Leistung, die es nicht gibt — und verkleinert nebenbei die Bemessungsgrundlage der ausgeführten Leistung.

Welcher Dokumententyp gehört auf welche Rechnung?

XRechnung lässt in BT-3 nur acht Werte aus der Codeliste UNTDID 1001 zu. Die Regel dazu ist BR-DE-17:

Nicht in dieser Liste: 386 (Prepayment invoice). Das ist der Code, den international gebaute Warenwirtschaften für Anzahlungsrechnungen setzen — er ist in EN 16931 zulässig, in der deutschen Ausprägung aber nicht. Die Datei besteht die EN-16931-Prüfung und fällt bei der XRechnung-Prüfung durch. Dasselbe Muster wie bei den anderen BR-DE-Regeln: Wer nur gegen die europäische Norm prüft, sieht den Fehler nicht.

Und noch eine Verwechslung, die viel Geld kostet: 381 und 389 heißen beide „Gutschrift", meinen aber Gegensätzliches. 381 ist der kaufmännische Nachlass. 389 ist die Abrechnung durch den Leistungsempfänger nach § 14 Abs. 2 Satz 5 UStG. Wer eine Preisminderung als 389 verschickt, behauptet gegenüber dem Empfänger, dieser habe abgerechnet.

Was passiert, wenn die Steuer in der Endrechnung stehen bleibt?

Hier liegt der eigentliche Sprengsatz. § 14 Abs. 5 Satz 2 UStG verlangt: Rechnet die Schlussrechnung die gesamte Leistung ab, müssen die vorher vereinnahmten Teilentgelte und die darauf entfallenden Steuerbeträge abgesetzt werden. Abschnitt 14.8 Abs. 7 UStAE lässt dabei die Erleichterung zu, den Gesamtbetrag der Vorauszahlungen und die darin enthaltene Steuer in einer Summe abzusetzen.

Passiert das nicht, greift § 14c Abs. 1 UStG: Der auf die Anzahlungen entfallende Steuerbetrag wird zusätzlich geschuldet. Im Beispiel oben sind das 950 €, die zweimal ans Finanzamt gehen — einmal aus der Abschlagsrechnung, einmal aus der Schlussrechnung.

Die Berichtigung nach § 14c Abs. 1 Satz 2 UStG wirkt nicht zurück, sondern erst für den Zeitraum der Berichtigung. Fällt der Fehler erst in einer Betriebsprüfung auf, bleibt die Nachzahlung mit Zinsen nach § 233a AO stehen: 0,15 % je vollem Monat, also 1,8 % im Jahr, nach einer Karenzzeit von 15 Monaten. Bei einer Prüfung, die vier Jahre zurückreicht, ist das die Hälfte der doppelt gezahlten Steuer obendrauf.

Und jetzt der Punkt, der in keiner Feldliste steht: EN 16931 hat für diese Steuer kein eigenes Feld. BT-113 ist ein reiner Zahlbetrag ohne Steueraufteilung. Die Norm kennt keinen strukturierten Weg, den auf die Vorauszahlung entfallenden Steuerbetrag auszuweisen. Wer die Endrechnung baut, muss ihn deshalb im Freitextfeld BT-22 (cbc:Note) mitgeben:

<cbc:Note>Abgesetzte Anzahlung vom 12.03.2026: 5.000,00 EUR netto,
darin enthaltene Umsatzsteuer 950,00 EUR.</cbc:Note>

Eine Datei ohne diesen Satz ist technisch einwandfrei. BR-CO-15, BR-CO-16 und BR-CO-17 gehen alle auf. Der Validator meldet nichts. Umsatzsteuerlich ist sie trotzdem falsch — das ist genau die Sorte Fehler, die im Beitrag über fehlerhafte E-Rechnungen und den Vorsteuerabzug als Inhaltsfehler auftaucht: einer, den keine Prüfsoftware finden kann.

Der einfachere Weg: Restrechnung statt Endrechnung

Es gibt eine zweite, deutlich robustere Bauform. Statt die gesamte Leistung abzurechnen und die Anzahlungen wieder abzuziehen, rechnest du nur ab, was noch offen ist.

Bei der Restrechnung entfällt die Absetzungspflicht, weil die Rechnung die Gesamtleistung gar nicht ausweist. Auf die Abschlagsrechnungen wird stattdessen über die Gruppe BG-3 verwiesen (BT-25, Nummer der vorausgegangenen Rechnung). Solange EN 16931 kein Feld für die Steuer in der Vorauszahlung hat, ist das die Bauform mit den wenigsten Fallstricken.

Wann muss die Abschlagsrechnung spätestens raus?

Sechs Monate — aber die Frist läuft anders, als die meisten annehmen. Bei der normalen Rechnung beginnt sie mit der Ausführung der Leistung (§ 14 Abs. 2 Satz 2 UStG). Bei einer Anzahlung beginnt sie mit der Vereinnahmung des Teilentgelts, also mit dem Geldeingang. Das BMF hat das mit dem Schreiben vom 15. Oktober 2025 ausdrücklich in Abschnitt 14.1 Abs. 3 Satz 4 UStAE aufgenommen.

Praktisch heißt das: Wer eine Anzahlung entgegennimmt, bevor überhaupt etwas geleistet wurde, hat ab diesem Tag sechs Monate für die Rechnung — nicht ab der späteren Fertigstellung.

Was der Validator davon sieht — und was nicht

Er sieht die Arithmetik:

• BR-CO-15 — Bruttobetrag ist nicht Netto plus Steuer.
• BR-CO-16 — der fällige Betrag passt nicht zu Gesamtbetrag minus Vorauszahlung.
• BR-CO-17 — der Steuerbetrag je Steuersatz ist falsch gerechnet.

Der häufigste Auslöser für BR-CO-16 ist banal: Der Abschlag steht zweimal in der Datei, als Minusposition und in BT-113. Dann stimmt BT-115 nicht mehr mit der Formel überein, und die Prüfung schlägt an. Das ist der freundliche Fall — der Fehler fällt vor dem Versand auf.

Nicht sehen kann er den fehlenden Steuerausweis in der Endrechnung, den falschen Dokumententyp innerhalb der erlaubten acht Codes und die Frage, ob 5.950 € überhaupt der Betrag sind, der tatsächlich geflossen ist. Fremde Dateien lassen sich mit dem E-Rechnungs-Validator gegen die Regeln der KoSIT prüfen; welche Regeln dabei in der Praxis am häufigsten anschlagen, steht in 10 Regeln, an denen E-Rechnungen scheitern.

Kurz zusammengefasst

• Der angerechnete Abschlag steht brutto in BT-113, nie als negative Position.
• Die Abschlagsrechnung trägt 326 (Bau: 875). 386 ist in XRechnung nicht zugelassen.
• Die Schlussrechnung bleibt eine 380 — der Abschlag verändert den Dokumententyp nicht.
• Rechnet die Schlussrechnung die gesamte Leistung ab, müssen Anzahlung und die darauf entfallende Steuer abgesetzt werden. Sonst § 14c Abs. 1 UStG.
• EN 16931 hat kein Feld für diese Steuer. Sie muss in den Freitext BT-22.
• Die Restrechnung umgeht das Problem: Sie rechnet nur den Rest ab und verweist über BG-3 auf die Abschläge.
• Bei Anzahlungen läuft die Sechsmonatsfrist ab Geldeingang, nicht ab Leistung.

Stand: Juli 2026. Grundlage sind XRechnung 3.0.2 (BR-DE-17, BR-DE-26), EN 16931 (BR-CO-16) und das BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 zur obligatorischen E-Rechnung. Fachlich recherchiert, aber keine Steuerberatung — bei laufenden Bauvorhaben mit mehreren Abschlägen lohnt der Anruf im Steuerbüro.