Quittung online erstellen: ausfüllen, drucken, als PDF speichern

Was auf der Quittung steht, und warum

Das Gesetz schreibt keine Felder vor, nur die Form: schriftlich, mit Unterschrift des Empfängers (§ 368 BGB, § 126 BGB). Der Quittungsblock hat sich trotzdem aus gutem Grund auf sechs Angaben eingependelt, und genau die druckt dieses Werkzeug. Was der Begriff rechtlich bedeutet und wo er in der E-Rechnung landet, steht im Lexikoneintrag Quittung.

Betrag in Ziffern und in Worten

Aus 178,50 wird mit einem Strich 1.178,50. Aus „einhundertachtundsiebzig Euro und fünfzig Cent“ wird nichts. Das zweite Feld schützt das erste.

Von wem, wofür

Der Zahlende und die Leistung, so konkret, dass ein Dritter sie erkennt. „Für Dienstleistung“ ist keine Angabe, „Wartung Gasheizung, 2 Stunden“ schon. An diesem Feld hängt später, ob der Beleg beim Finanzamt zählt.

Ort und Datum der Zahlung

Der Tag, an dem das Geld angekommen ist, nicht der Tag der Leistung.

Unterschrift des Empfängers

Es unterschreibt, wer das Geld bekommen hat, nicht wer gezahlt hat. Das ist der häufigste Fehler auf ausgefüllten Quittungen, deshalb steht die Zeile hier ausdrücklich so beschriftet.

Bis 250 Euro ist die Quittung eine Rechnung, darüber nicht

Eine Quittung sagt „erhalten“, eine Rechnung sagt „zu zahlen“. Ob dein Blatt beides ist, entscheidet der Betrag. Bis 250 Euro brutto genügen die vier Angaben des § 33 UStDV: Name und Anschrift des Empfängers, Datum, Leistung, Betrag mit Steuersatz. Trägst du sie ein, meldet das Werkzeug „zugleich eine Kleinbetragsrechnung“, und ein Geschäftskunde kann daraus die Vorsteuer ziehen.

Über 250 Euro reicht keine Quittung. Der Kunde braucht dann alle zehn Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG, darunter seinen eigenen Namen, deine Steuernummer und eine fortlaufende Rechnungsnummer. Der Ausweg ist einfach: Rechnung schreiben, „Betrag in bar erhalten“ darauf vermerken, unterschreiben. Das Blatt ist dann Rechnung und Quittung zugleich. Der Rechnungs-Assistent schreibt sie mit allen Pflichtangaben, drei im Monat kostenlos.

Die Grenze zählt brutto und je Beleg. Alles Weitere, auch was ab 2027 mit der E-Rechnungspflicht passiert, steht in Quittung schreiben: was drauf muss.

Original und Durchschlag

Der Zahlende bekommt das Original. Der Durchschlag bleibt beim Empfänger, denn eine Quittung ist ein Buchungsbeleg und wird acht Jahre aufbewahrt (§ 147 Abs. 1 Nr. 4 und Abs. 3 AO). Mit dem Häkchen druckt das Werkzeug beide Ausfertigungen auf ein Blatt, mit einer Schnittlinie dazwischen. Wer nur eine braucht, nimmt das Häkchen heraus.

Und wenn der Kunde seine Quittung verliert: eine Zweitschrift ausstellen, als solche gekennzeichnet. Keine zweite Originalquittung, sonst existieren zwei Belege über eine Zahlung.