Kurz: Bis 250 Euro Gesamtbetrag reichen vier Angaben statt der zehn aus § 14 Abs. 4 UStG. Empfänger, Rechnungsnummer und Steuernummer dürfen fehlen, und der Steuerbetrag darf mit dem Entgelt in einer Summe stehen.
Und der Punkt, der ab 2027 wichtig wird: Eine Kleinbetragsrechnung darf immer als gewöhnliche Rechnung übermittelt werden. Das PDF bleibt hier erlaubt, auch wenn es überall sonst verschwindet.
Welche vier Angaben verlangt § 33 UStDV?
Die Vorschrift zählt sie abschließend auf:
| Nr. | Angabe |
|---|---|
| 1 | Vollständiger Name und vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers |
| 2 | Ausstellungsdatum |
| 3 | Menge und Art der Gegenstände, oder Umfang und Art der Leistung |
| 4 | Entgelt und Steuerbetrag in einer Summe, dazu der Steuersatz (oder der Hinweis auf die Steuerbefreiung) |
Mehr nicht. Was auf einer gewöhnlichen Rechnung Pflicht ist und hier fehlen darf:
- Name und Anschrift des Empfängers. Der Kassenbon nennt niemanden, und das ist richtig so.
- Die Rechnungsnummer. Sie steht in § 14 Abs. 4 Nr. 4 UStG, nicht in § 33 UStDV. Was sie sonst leisten muss, steht in Rechnungsnummer: was wirklich Pflicht ist.
- Steuernummer oder USt-IdNr. des Ausstellers.
- Der Leistungszeitpunkt.
- Der getrennte Steuerausweis. Entgelt und Steuer dürfen in einer Zahl stehen; der Satz muss trotzdem dabeistehen.
Zählt die Grenze brutto oder netto?
Brutto. Die Vorschrift spricht vom Gesamtbetrag, und der schließt die Umsatzsteuer ein. Bei 19 Prozent liegt die Grenze also bei rund 210 Euro netto, bei 7 Prozent bei rund 233 Euro.
Wer knapp darüber liegt, hat keine Kleinbetragsrechnung, sondern eine unvollständige. Die Folge trägt der Empfänger: Ohne die fehlenden Angaben nach § 14 Abs. 4 UStG darf er die Vorsteuer nicht ziehen. Die zehn Angaben stehen in Pflichtangaben nach § 14 UStG, und der Pflichtangaben-Prüfer geht sie als Liste durch.
Wo gilt die Erleichterung nicht?
Hier wird es scharf, denn § 33 UStDV nimmt drei Fälle ausdrücklich aus. In ihnen gilt die Erleichterung auch unterhalb von 250 Euro nicht:
| Fall | Vorschrift |
|---|---|
| Fernverkauf (Versandhandel an Verbraucher im EU-Ausland) | § 3c UStG |
| Innergemeinschaftliche Lieferung | § 6a UStG |
| Umkehr der Steuerschuld | § 13b UStG |
Der dritte Fall trifft im Alltag am häufigsten: Ein Handwerker, der für einen anderen Unternehmer eine Bauleistung über 200 Euro abrechnet, schreibt eine vollständige Rechnung, keine Kleinbetragsrechnung. Was bei grenzüberschreitenden Umsätzen sonst noch dazukommt, steht in E-Rechnung ins Ausland.
Muss eine Kleinbetragsrechnung ab 2027 eine E-Rechnung sein?
Nein, und das steht seit der Reform wörtlich im letzten Satz von § 33 UStDV: Eine Rechnung nach dieser Vorschrift kann abweichend von § 14 Abs. 2 Satz 2 UStG immer als sonstige Rechnung übermittelt werden.
„Sonstige Rechnung“ ist der Gegenbegriff zur E-Rechnung: Papier, PDF, Fax. Das Wort immer ist der Kern. Es gilt nicht bis zu einer Frist, sondern dauerhaft, und es gilt unabhängig davon, wie groß dein Betrieb ist. Der Bäcker um die Ecke bekommt keine Pflicht zur XRechnung.
Zwei Dinge, die daraus nicht folgen:
- Der Empfang bleibt Pflicht. Wer eine echte E-Rechnung geschickt bekommt, muss sie annehmen können, seit dem 1. Januar 2025 und ohne Übergangsfrist. Die Erleichterung betrifft nur das Ausstellen. Der ganze Fall steht in Reicht eine PDF-Rechnung noch?
- Freiwillig geht es trotzdem. Nichts hindert dich daran, auch einen Beleg über 80 Euro als XRechnung auszustellen. Wenn dein Kunde ohnehin alles maschinell verarbeitet, ist ihm damit mehr geholfen als mit einem PDF.
Was ist mit dem Vorsteuerabzug?
Der geht. Eine ordnungsgemäße Kleinbetragsrechnung berechtigt zum Vorsteuerabzug, obwohl sie weder deinen Namen noch eine Rechnungsnummer trägt. Genau dafür gibt es die Vorschrift.
Vorsicht bei der Rückrechnung: Weil Entgelt und Steuer in einer Summe stehen, muss der Empfänger den Steuerbetrag selbst herausrechnen. Bei 250 Euro brutto und 19 Prozent sind das 39,92 Euro, nicht 47,50 Euro. Wer mit 19 Prozent multipliziert statt durch 1,19 zu teilen, zieht zu viel.
Häufige Fragen
Seit wann liegt die Grenze bei 250 Euro? Seit 2017. Davor waren es 150 Euro. Ältere Vorlagen und Merkblätter führen die alte Zahl noch, und sie stimmt nicht mehr.
Darf ich freiwillig mehr Angaben machen? Ja. § 33 UStDV nennt ein Minimum, keine Obergrenze. Eine vollständige Rechnung über 40 Euro ist zulässig und für den Empfänger meist bequemer, weil sie zu seiner Buchhaltung passt.
Gilt die Erleichterung auch für Gutschriften? Für Rechnungskorrekturen gilt § 31 Abs. 5 UStDV: Es müssen nur die fehlenden oder falschen Angaben übermittelt werden, mit eindeutigem Bezug auf die ursprüngliche Rechnung und in derselben Form. Was das bei einem strukturierten Beleg bedeutet, steht in Storno und Gutschrift als E-Rechnung.
Reicht als Leistungszeitpunkt der Monat? Auf einer Kleinbetragsrechnung ist der Leistungszeitpunkt gar nicht verlangt. Auf einer gewöhnlichen Rechnung genügt nach § 31 Abs. 4 UStDV die Angabe des Kalendermonats.
Zählt die Grenze je Beleg oder je Kunde und Tag? Je Beleg. Es gibt keine Zusammenrechnung über den Tag oder den Kunden. Wer denselben Vorgang allerdings künstlich auf mehrere Belege unter 250 Euro aufteilt, um die Pflichtangaben zu umgehen, hat kein Formproblem, sondern ein anderes.