Pascal Wagner
AOS Digital – baut und betreut Rechnungslotse
Pascal Wagner arbeitet bei AOS Digital in Eislingen und entwickelt Rechnungslotse. Die Beiträge hier entstehen aus der täglichen Arbeit am Werkzeug: Jede Regel, die im Text steht, ist vorher gegen den Validator des Mustangprojects und die Prüfregeln der KoSIT gelaufen. Wo eine Aussage nur plausibel wäre, steht sie nicht drin. Steuerberatung ersetzen die Beiträge nicht – sie sollen die Fragen so weit klären, dass das Gespräch mit dem Steuerbüro kürzer wird.
Fachliche Schwerpunkte
- E-Rechnung nach EN 16931
- XRechnung 3.0
- ZUGFeRD und Factur-X
- Pflichtangaben nach § 14 UStG
- Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG
- GoBD und Aufbewahrung nach § 147 AO
39 Beiträge
Lieferschein: Angaben, Muster und Rechnung
Kein Pflichtpapier, aber der Beleg, auf den die Rechnung beim Lieferdatum verweisen darf. Was draufgehört, ein Muster und der Satz, der die Prüfung besteht.
· 6 Min. Lesezeit
Proforma-Rechnung: keine echte Rechnung
Sie sieht aus wie eine Rechnung und ist keine. Wofür sie gut ist, warum keine Umsatzsteuer daraufgehört und weshalb sie nicht als E-Rechnung verschickt wird.
· 6 Min. Lesezeit
ZUGFeRD-Rechnung erstellen: drei Wege
Ein PDF mit angehängtem Datensatz. Was der Empfänger davon hat, welches Profil gilt, und drei Wege zur fertigen Datei – auch ohne neue Rechnungssoftware.
· 5 Min. Lesezeit
Gelangensbestätigung: die fünf Angaben
Ohne Nachweis kostet die steuerfreie EU-Lieferung 19 Prozent. Die fünf Pflichtangaben nach § 17b UStDV, die Vermutung nach § 17a, und was die E-Rechnung dazu verlangt.
· 7 Min. Lesezeit
Bewirtungsbeleg richtig ausfüllen
70 Prozent mindern den Gewinn, die Vorsteuer zieht voll. Was das BMF-Schreiben vom 19.11.2025 neu verlangt, und woran der Abzug ganz scheitert.
· 11 Min. Lesezeit
Auftragsbestätigung richtig schreiben
Keine Rechnung, oft nicht nötig – außer die Bestellung weicht vom Angebot ab. Was hineingehört, wann sie bindet, was ein Storno kostet, wie sie auf Englisch heißt.
· 10 Min. Lesezeit
Quittung schreiben: was drauf muss
Eine Quittung bestätigt, dass Geld angekommen ist, eine Rechnung fordert es. Die sechs Felder, wann sie als Rechnung taugt, was der Kassenbon ist, wer unterschreibt.
· 11 Min. Lesezeit
Bauleistungen nach § 13b UStG abrechnen
Wann der Kunde die Umsatzsteuer schuldet, warum zwei Freistellungsbescheinigungen dauernd verwechselt werden und wie die XRechnung das abbildet.
· 7 Min. Lesezeit
Umsatzsteuer-Voranmeldung: Fristen und Takt
Welcher Takt für dich gilt, warum das Leistungsdatum über den Zeitraum entscheidet und was 2027 auf Neugründer zukommt, wenn die Aussetzung ausläuft.
· 5 Min. Lesezeit
Angebot und Kostenvoranschlag schreiben
Ein Angebot bindet dich, ein Kostenvoranschlag nicht – und beide sind keine Rechnung. Bindungsfrist, § 649 BGB und was hineingehört.
· 8 Min. Lesezeit
Verzugszinsen berechnen: Sätze und Formel
10,52 Prozent zwischen Unternehmen, 6,52 gegenüber Verbrauchern – Stand 1. Juli 2026. Die Formel, der Verzugsbeginn und die 40-Euro-Pauschale.
· 7 Min. Lesezeit
E-Rechnung einführen: Plan bis 1.1.2027
Wer 2026 über 800.000 Euro Umsatz macht, muss ab Januar 2027 E-Rechnungen ausstellen. Der Plan in 16 Wochen: Kundenstamm, Format, Testlauf, Archiv, Eingang.
· 7 Min. Lesezeit
E-Rechnung an Privatkunden: Pflicht im B2C?
Nein, auch 2028 nicht: Die Pflicht gilt nur zwischen Unternehmen im Inland. Was für Rechnungen an Privatpersonen trotzdem gilt, vom Lohnanteil bis zur E-Mail.
· 7 Min. Lesezeit
Gutschrift: wenn der Kunde abrechnet
Zwei völlig verschiedene Dinge heißen Gutschrift. Die eine ist eine Rechnung, die dein Kunde für dich schreibt, und sie braucht eine Absprache vorher.
· 4 Min. Lesezeit
Kleinbetragsrechnung: 250 Euro, 4 Angaben
Bis 250 Euro brutto genügen vier Angaben statt zehn, und ein PDF bleibt dauerhaft erlaubt. Wo die Erleichterung nicht gilt, steht wörtlich in § 33 UStDV.
· 5 Min. Lesezeit
Rechnungsnummer: was wirklich Pflicht ist
Das Gesetz verlangt „einmalig vergeben“, nicht lückenlos, und erlaubt ausdrücklich mehrere Zahlenreihen. Was eine Prüfung trotzdem sehen will.
· 4 Min. Lesezeit
Reverse Charge: der Satz auf der Rechnung
Das Gesetz gibt den Wortlaut vor und schaltet den Steuerausweis ausdrücklich ab. Welche Formulierung wann gilt, und wie die E-Rechnung sie abbildet.
· 5 Min. Lesezeit
E-Rechnung an Behörden: Portal und Peppol
Der Bund hat ZRE und OZG-RE am 19. September 2025 zusammengelegt. Welches Portal jetzt gilt, welche vier Wege es gibt und wann Peppol der falsche ist.
· 5 Min. Lesezeit
E-Rechnung ins Ausland: gilt die Pflicht?
Die deutsche Pflicht gilt nur zwischen inländischen Unternehmen. Für Kunden im Ausland zählt deren Recht, ab 1. Juli 2030 eine EU-weite Meldepflicht.
· 5 Min. Lesezeit
BT-Felder: die 20, die entscheiden
EN 16931 kennt über 160 Felder, abgelehnt wird an rund zwanzig. Welches BT-Feld welche Prüfregel auslöst – sortiert nach dem, was in der Praxis scheitert.
· 5 Min. Lesezeit
E-Rechnung aufbewahren: 8 Jahre
Aufzubewahren ist die XML-Datei, nicht der Ausdruck. Acht Jahre ab Jahresende, unveränderbar, auffindbar – und warum das Mailpostfach kein Archiv ist.
· 5 Min. Lesezeit
E-Rechnung empfangen: was jetzt gilt
Empfangen muss seit 2025 jeder – ohne Übergangsfrist. Was technisch reicht, was du prüfen musst und woran du erkennst, ob überhaupt eine E-Rechnung vorliegt.
· 4 Min. Lesezeit
E-Rechnung in Fremdwährung
In CHF oder USD abrechnen geht. Die Falle ist die Steuerwährung: Weicht sie ab, verlangt BR-53 den Steuerbetrag zusätzlich in Euro – am Prüfer nachgemessen.
· 4 Min. Lesezeit
Reicht eine PDF-Rechnung noch?
Für den Empfang nie mehr, für den Versand noch bis 2027 oder 2028 – je nach Vorjahresumsatz. Und der Fall, in dem ein PDF auch danach zulässig bleibt.
· 4 Min. Lesezeit
Skonto in der XRechnung angeben
Skonto gehört in ein festes Rautenformat in BT-20 – und nach dem letzten Block muss ein Zeilenumbruch stehen. Am Prüfer nachgemessen: ein Zeichen entscheidet.
· 3 Min. Lesezeit
Storno und Gutschrift als E-Rechnung
Storniert wird über die Menge, nicht über den Preis. Warum Code 381 in der XRechnung durchfällt und in ZUGFeRD nicht – und was der Prüfer durchlässt.
· 6 Min. Lesezeit
Rechnung per E-Mail: was die DSGVO verlangt
Keine Einwilligung, aber Transportverschlüsselung und acht Jahre Aufbewahrung. Was beim Versand gilt, wer die Datei sieht und was eine Löschanfrage ändert.
· 10 Min. Lesezeit
E-Rechnungspflicht: welcher Mandant wann
Die 800.000-Euro-Grenze konkret durchgerechnet: welcher Mandant zum 1.1.2027 ausstellen muss, welcher erst 2028 – mit sechs Fällen aus dem Mandantenstamm.
· 5 Min. Lesezeit
Mandanten ohne Buchhaltungssoftware
Vier Wege für den Mandanten mit fünf Rechnungen im Monat – und wann Lexware Office oder DATEV die bessere Wahl sind. Mit Checkliste für die Stammdaten.
· 5 Min. Lesezeit
Steuerberater-Zugang: was er zeigt
Welche Daten eine Kanzlei im Mandantenkonto sieht, welche Exporte laufen und welche Handlungen gesperrt sind. Mit Zuständigkeit und Datenschutz.
· 4 Min. Lesezeit
Abschlag und Schlussrechnung als E-Rechnung
Abschläge gehören in BT-113, nicht in eine Minusposition. Warum XRechnung den Code 326 statt 386 verlangt und wann § 14c UStG die Steuer verdoppelt.
· 7 Min. Lesezeit
Anhänge in der E-Rechnung: was erlaubt ist
Sechs Dateitypen, ein Feld namens BT-125 und eine Regel zu Dateinamen, die niemand erwartet. Warum der Link ins Kundenportal die Rechnung nicht rettet.
· 7 Min. Lesezeit
Fehlerhafte E-Rechnung und Vorsteuerabzug
Nicht jeder rote Prüfbefund kostet Vorsteuer. Das BMF trennt seit Oktober 2025 drei Fehlerarten – und erklärt eine davon ausdrücklich für unbeachtlich.
· 7 Min. Lesezeit
Kleinunternehmer und E-Rechnung 2026
Empfangen ist seit 1.1.2025 Pflicht, senden bleibt freiwillig. Dazu die Grenzen 25.000 und 100.000 Euro und die Steuerkategorie E im XML.
· 7 Min. Lesezeit
Leitweg-ID finden: Aufbau und Portale
Woher du die Leitweg-ID bekommst, wie sie aufgebaut ist und welches Portal für wen gilt: OZG-RE oder Landesportal. Das Nachrechnen übernimmt das Werkzeug.
· 8 Min. Lesezeit
10 Regeln, an denen E-Rechnungen scheitern
Aus 40 eigenen Prüfläufen gegen Mustangproject: welche Regel-IDs wirklich zuschlagen, was sie im Klartext bedeuten und wie die Datei aussehen muss
· 8 Min. Lesezeit
E-Rechnungspflicht 2027 und 2028
Empfangen musst du seit 2025. Ab 2027 fällt die Papier-Option für Betriebe über 800.000 Euro Umsatz, ab 2028 für alle – mit den Ausnahmen.
· 5 Min. Lesezeit
Pflichtangaben nach § 14 UStG
Zehn Angaben machen aus einem Schreiben eine Rechnung. Was jede davon bedeutet, wo die typischen Fehler liegen und was passiert, wenn eine fehlt.
· 6 Min. Lesezeit
XRechnung oder ZUGFeRD: was brauchst du?
Beide erfüllen EN 16931, lösen aber verschiedene Probleme. Der Unterschied in einem Satz, die Entscheidung in einer Tabelle, die Profil-Falle.
· 4 Min. Lesezeit
Die vollständigen Anbieterangaben stehen im Impressum. Fragen zu einem Beitrag gehen an kontakt@rechnungslotse.de.