Kurz: Empfangen muss jedes Unternehmen in Deutschland seit dem 1. Januar 2025 — ohne Übergangsfrist, ohne Umsatzgrenze, auch als Kleinunternehmer. Gestaffelt bis 2028 ist nur das Ausstellen.
Technisch reicht dafür ein E-Mail-Postfach. Das ist die gute Nachricht. Die schlechte: Damit ist es nicht getan, denn eine empfangene E-Rechnung muss auch gelesen, geprüft und acht Jahre lang aufbewahrt werden.
Was heißt „empfangen können“ technisch?
Weniger, als die meisten befürchten. Es genügt ein E-Mail-Postfach, das der Rechnungssteller erreichen kann. Kein Portal, kein Netzwerk, keine Software.
Wichtig ist nur dreierlei:
- Die Adresse muss auffindbar sein — auf der Website, auf euren eigenen Rechnungen, in der Korrespondenz. Wer keine nennt, bekommt Rückfragen statt Rechnungen.
- Jemand muss zuständig sein. Ein Sammelpostfach, in das niemand sieht, ist kein Empfang.
- Die Datei muss erhalten bleiben. Wer den Anhang öffnet, ausdruckt und die Mail löscht, hat die Rechnung verloren — dazu unten mehr.
Deinen Widerspruch braucht der Absender übrigens nicht: Für eine E-Rechnung nach EN 16931 ist im B2B keine Zustimmung des Empfängers erforderlich. Nur für das gewohnte PDF im Anhang gilt das weiterhin.
Woran erkenne ich, ob überhaupt eine E-Rechnung vorliegt?
Am Format, nicht am Aussehen. Es gibt drei Fälle, und sie sehen im Postfach fast gleich aus:
| Was ankommt | Ist das eine E-Rechnung? |
|---|---|
rechnung.xml oder xrechnung.xml | Ja — XRechnung, der reine Datensatz |
| PDF, das eine XML enthält | Ja — ZUGFeRD oder Factur-X |
| Ein gewöhnliches PDF | Nein — eine sonstige Rechnung im elektronischen Format |
Der dritte Fall ist der heikle: Ein PDF sieht aus wie eine Rechnung und ist auch eine — nur eben keine E-Rechnung. Ob in einem PDF ein Datensatz steckt, sieht man ihm nicht an. Der E-Rechnungs-Anzeiger beantwortet das in einem Schritt: Er holt die XML aus dem PDF heraus, wenn eine drin ist, und zeigt sonst nichts an.
Welches Format wofür gedacht ist, steht in XRechnung oder ZUGFeRD.
Was muss ich mit einer eingegangenen Rechnung tun?
In dieser Reihenfolge, weil jeder Schritt den nächsten erst sinnvoll macht:
- Lesbar machen. Passiert nichts beim Öffnen, ist es ein Formatfehler — dann liegt keine ordnungsmäßige E-Rechnung vor, und das ist ein Grund zur Rückfrage beim Aussteller.
- Prüfen und den Bericht behalten. Das BMF hält ausdrücklich fest, dass man sich auf das technische Ergebnis einer Prüfanwendung verlassen darf, und empfiehlt, den Bericht aufzubewahren. Er ist der Beleg dafür, dass du hingesehen hast.
- Inhaltlich prüfen. Das nimmt dir keine Software ab: Stimmt der Steuersatz, stimmt die Leistungsbeschreibung, wurde das wirklich geliefert? Ein falscher Steuersatz besteht jede Prüfregel und ist trotzdem ein Fehler.
- Aufbewahren. Acht Jahre, die Originaldatei, unverändert. Wie das aussieht, steht in E-Rechnung aufbewahren.
Was, wenn die Rechnung Fehler meldet?
Erst einordnen, dann reklamieren. Nicht jeder rote Befund kostet Geld: Das BMF unterscheidet Format-, Geschäftsregel- und Inhaltsfehler, und eine ganze Klasse davon ist umsatzsteuerlich unbeachtlich — etwa eine fehlende Leitweg-ID, an der in der Praxis die meisten Dateien scheitern.
Die Faustregel: Betrifft der Befund ein Feld aus § 14 Abs. 4 UStG, ist es ein Steuerproblem. Betrifft er es nicht, ist es ein Zustellproblem. Welcher Fehler in welche Klasse fällt, steht ausführlich in Fehlerhafte E-Rechnung und Vorsteuerabzug, die einzelnen Regeln in der Fehlerdatenbank.
Muss der Aussteller nachbessern, geht das nur in derselben Form: als E-Rechnung, mit Bezug auf die ursprüngliche Rechnung. Eine Mail mit dem richtigen Wert heilt nichts — Storno und Gutschrift als E-Rechnung beschreibt, wie die Korrektur aussehen muss.
Häufige Fragen
Muss ich als Kleinunternehmer E-Rechnungen empfangen können? Ja. Die Empfangspflicht gilt seit dem 1. Januar 2025 ohne Ausnahme und ohne Übergangsfrist. Nur vom Ausstellen bist du befreit (§ 34a UStDV).
Reicht ein normales E-Mail-Postfach? Ja, technisch genügt das. Es muss nur auffindbar sein, jemand muss hineinsehen, und die Datei muss erhalten bleiben.
Darf ich einer E-Rechnung widersprechen? Nein. Für die E-Rechnung im strukturierten Format braucht der Absender im B2B keine Zustimmung. Zustimmungspflichtig ist umgekehrt das gewöhnliche PDF.
Was mache ich mit einem PDF, das gar keine E-Rechnung ist? Annehmen und aufbewahren wie bisher. Es ist eine sonstige Rechnung in elektronischem Format — zulässig, solange für den Aussteller noch eine Übergangsfrist läuft.