Alles, was drin ist. Und was nicht.

Ein Datensatz, drei Ausgaben: reines UBL-XML für Behördenportale, PDF/A-3 mit eingebettetem CII für Unternehmen, und ein PDF zum Ausdrucken. Du entscheidest im letzten Schritt, nicht am Anfang.

Jedes Dokument läuft gegen den Prüfdienst des Mustangprojekts, dieselbe Regelbasis, die auch die Empfangsportale des Bundes verwenden. Fällt eine Regel durch, bekommst du die Fehlerliste statt einer Datei, die der Empfänger zurückweist.

Vierzehn Prüfpunkte, während du tippst, jeder mit einem Satz dazu, warum das Finanzamt die Angabe sehen will. Die Kleinbetragsregel bis 250 Euro ist eingerechnet.

Der Abschlag geht als eigene Dokumentart hinaus, damit die Buchhaltung des Empfängers ihn später nicht ein zweites Mal verbucht. Die Schlussrechnung zieht die geleisteten Abschläge ab und weist die Umsatzsteuer trotzdem auf dem vollen Betrag aus.

Ein Angebot ist keine Rechnung: eigener Nummernkreis, kein GiroCode, keine Zahlungsaufforderung. Sagt der Kunde zu, wird daraus mit einem Klick eine geprüfte Rechnung mit demselben Wortlaut und dem Datum von heute.

Wartungsvertrag, Miete, Betreuungspauschale: monatlich, vierteljährlich oder jährlich. Absender und Bankverbindung kommen bei jedem Lauf frisch aus deinen Einstellungen, damit ein Bankwechsel nicht zwölf Serien betrifft.

Trag jeden Einsatz ein, wenn er passiert – Menge oder Zeitspanne: aus „09:00 bis 11:15“ werden 2,25 Stunden, gerundet auf die Viertelstunde. Neben jedem Kunden steht, was noch nicht abgerechnet ist; ein Klick macht daraus die Monatsrechnung, gleiche Leistungen zu einer Position verdichtet. Erfassen und abrechnen geht in jedem Tarif; ab Pro liegt die Aufschlüsselung je Tag als Anlage im PDF.

Kein Löschen, kein Überschreiben: Es entsteht eine neue Rechnung mit negativen Beträgen und Bezug auf die ursprüngliche, mit PDF und Datensatz, versandfertig. Genau so verlangen es die GoBD.

§ 19 UStG setzt den gesetzlichen Hinweis anstelle des Steuerausweises; § 13b dreht die Steuerschuld auf den Empfänger und macht dessen USt-IdNr. zur Pflicht. Beides ein Schalter, keine Handarbeit im XML.

IBAN mit Prüfziffer und Länderlänge, BIC gegen das IBAN-Land, USt-IdNr. mit Modulus-Prüfung, Leitweg-ID mit MOD 97-10, E-Mail mit Vorschlag bei vertippter Domain. Geprüft wird beim Verlassen des Feldes, nicht bei jedem Tastendruck.

Zieh eine XRechnung oder ein ZUGFeRD-PDF hinein und lies sie wie ein normales Blatt. Beide Syntaxen, UBL und CII, und aus einem ZUGFeRD-PDF wird der eingebettete Datensatz selbst herausgeholt. Ohne Konto, ohne Anmeldung.

Dieselbe Prüfung, die vor jeder eigenen Ausgabe läuft, für fremde Dateien. Nützlich, wenn eine Eingangsrechnung nicht ins Buchhaltungsprogramm will und niemand sagen kann, woran es liegt.

Jeder Betrieb bekommt eine eigene Eingangsadresse. Was dort ankommt, steht wenige Minuten später im Posteingang – Lieferant, Betrag und Frist im Klartext, das Original samt Mail acht Jahre im Archiv. Hochladen geht in jedem Konto, die eigene Adresse ab Pro.

Aufbewahrung im Original, acht Jahre nach § 147 AO, und zwar als Datensatz, nicht als Ausdruck. Der Beitrag erklärt, was das praktisch heißt.

Klassisch und Kompakt gehören zu jedem Konto, Modern, Elegant und Farbig ab Pro. Die Vorschau ist ein wirkliches PDF mit deinen Absenderangaben, nicht eine Skizze: Wie das eigene Logo neben dem eigenen Firmennamen sitzt, sieht man nur am fertigen Blatt.

Das Logo wird beim Hochladen von Skripten befreit und ins PDF eingebettet. Der Briefkopf zeigt deinen Namen, nicht unseren. Die eigene Akzentfarbe kommt ab Pro dazu.

Ein Häkchen und dein Name, und der Vertrag nach Art. 28 DSGVO steht – Art. 28 Abs. 9 lässt die elektronische Form ausdrücklich zu. Kein Ausdrucken, kein Unterschreiben, kein Einscannen, kein Postweg. Festgehalten werden Zeitpunkt, Name, Funktion und Textfassung, denn das ist der Nachweis. Das PDF trägt diese Angaben statt zweier leerer Unterschriftslinien.

Im Tarif Büro trägst du deinen eigenen SMTP-Zugang ein, und die Rechnung geht von DEINER Adresse raus. Das ist mehr als Kosmetik: SPF und DKIM passen dann zu deiner Domain, und genau daran entscheidet sich, ob eine Rechnung im Posteingang landet oder im Spam. Das Passwort wird verschlüsselt abgelegt und nie wieder angezeigt; gespeichert wird es erst, wenn die Anmeldung an deinem Server nachweislich geklappt hat.

Betrieb bei IONOS in Deutschland. Wir geben Rechnungsdaten an keinen Dritten und an kein Sprachmodell – die Rechtschreibprüfung läuft gegen ein Wörterbuch im Haus. Wer seinen eigenen KI-Assistenten anbindet, entscheidet selbst darüber: Er vergibt den Zugang, bestimmt die Rechte und beendet ihn im Portal. Protokolle enthalten keine Rechnungsinhalte, nur Zählwerte.

Datenbank und Archiv, jede Sicherung nach dem Erstellen geprüft, sonntags mit Rückspielprobe in eine Wegwerf-Datenbank. Die Kopie, die den Server verlässt, ist verschlüsselt. Eine Sicherung, die niemand testet, ist eine Behauptung.