Alles, was drin ist. Und was nicht.

Verschickt wird, was im Archiv liegt, nicht eine neu erzeugte Fassung. So gibt es zu einer Rechnungsnummer nie zwei verschiedene Dokumente. Das Logo reist als Anhang mit, weil Outlook und Gmail entfernte Bilder blockieren.

Ein stabiler Link, der auch dann noch trägt, wenn der Mailfilter des Empfängers den Anhang entfernt hat. Auf Wunsch geschützt durch die Abfrage des Zahlbetrags, den nur kennt, wer die Rechnung hat.

Der Kunde scannt in seiner Banking-App, IBAN, Betrag und Verwendungszweck stehen schon drin. Der häufigste Grund für eine verspätete Zahlung ist nicht böser Wille, sondern eine falsch abgetippte IBAN.

Freundlich, deutlich, letzte Frist, jede Stufe mit eigenem Wortlaut und Verzugszinsen nach § 288 BGB. Ausgelöst wird von Hand: eine versehentlich verschickte Mahnung kostet eine Kundenbeziehung.

Was noch offen ist, ist der Bruttobetrag minus der geleisteten Abschläge, nicht der Rechnungsbetrag. Überfällig wird aus dem Fälligkeitsdatum abgeleitet, damit die Anzeige auch mittags stimmt.

Jede ausgelieferte Datei wird mit ihrer SHA-256-Prüfsumme abgelegt. Damit ist belegbar, dass die Rechnung von heute dieselbe ist wie die von damals. Rechnungen werden nie gelöscht.

Eine Zeile je Rechnung mit Zahlstand, Dokumentart und Storno-Bezug, sortiert nach Nummer. So wird die Lückenlosigkeit des Nummernkreises sichtbar, und genau darauf schaut eine Prüfung zuerst.

Format EXTF 700, Windows-1252, Vorzeichen im Soll-Haben-Kennzeichen statt im Betrag. Das Steuerbüro liest es ein, ohne nachzufragen.

Als PDF aus deinen tatsächlichen Einstellungen, nicht als Vorlage zum Ausfüllen. Sie beschreibt, was das System wirklich tut, und ist genau das Dokument, das bei einer Prüfung verlangt wird.

Präfix, Jahr und Zähler frei wählbar, vergeben unter Zeilensperre. Zwei gleichzeitige Anfragen bekommen nie dieselbe Nummer, und der Zähler lässt sich nicht unter eine vergebene Nummer zurückstellen.

Jeder mit eigener Anschrift, eigenem Logo, eigener Vorlage und eigenem Nummernkreis. § 14 Abs. 4 Nr. 4 UStG verlangt die Fortlaufendkeit je Rechnungssteller, und das ist der Betrieb, nicht das Login.

Der Umsatz des Jahres neben den Schwellen aus § 19 UStG. Wer die Grenze reißt, erfährt es vorher und nicht durch einen Bescheid im Folgejahr.

Ein Häkchen und dein Name, und der Vertrag nach Art. 28 DSGVO steht — Art. 28 Abs. 9 lässt die elektronische Form ausdrücklich zu. Kein Ausdrucken, kein Unterschreiben, kein Einscannen, kein Postweg. Festgehalten werden Zeitpunkt, Name, Funktion und Textfassung, denn das ist der Nachweis. Das PDF trägt diese Angaben statt zweier leerer Unterschriftslinien.

Im Tarif Büro trägst du deinen eigenen SMTP-Zugang ein, und die Rechnung geht von DEINER Adresse raus. Das ist mehr als Kosmetik: SPF und DKIM passen dann zu deiner Domain, und genau daran entscheidet sich, ob eine Rechnung im Posteingang landet oder im Spam. Das Passwort wird verschlüsselt abgelegt und nie wieder angezeigt; gespeichert wird es erst, wenn die Anmeldung an deinem Server nachweislich geklappt hat.

Betrieb bei IONOS in Deutschland. Rechnungsdaten gehen an keinen Dritten, und die Rechtschreibprüfung läuft gegen ein Wörterbuch im Haus statt über ein Sprachmodell. Protokolle enthalten keine Rechnungsinhalte, nur Zählwerte.

Datenbank und Archiv, jede Sicherung nach dem Erstellen geprüft, sonntags mit Rückspielprobe in eine Wegwerf-Datenbank. Eine Sicherung, die niemand testet, ist eine Behauptung.