Formate & Technik
XRechnung oder ZUGFeRD: was brauchst du?
Beide erfüllen EN 16931, lösen aber verschiedene Probleme. Der Unterschied in einem Satz, die Entscheidung in einer Tabelle, die Profil-Falle.
4 Minuten Lesezeit
Rechnung an eine Behörde stellen: XRechnung mit Leitweg-ID
Öffentliche Auftraggeber nehmen seit Jahren nur noch strukturierte Rechnungen an. Zwei Dinge unterscheiden diese Rechnung von einer normalen: das Format muss XRechnung sein, und sie braucht eine Leitweg-ID. Beides klingt größer, als es ist.
Server in Deutschland
Betrieb und Datenbank stehen in einem deutschen Rechenzentrum.
Geprüft nach EN 16931
Jede Rechnung läuft vor der Ausgabe durch den Prüfdienst des Mustangprojekts.
Keine KI-Dienste
Rechnungsdaten werden an niemanden weitergegeben, auch nicht an ein Sprachmodell.
Ohne Anmeldung nutzbar
Die ersten drei Rechnungen im Monat brauchen weder Konto noch E-Mail-Adresse.
Worauf es hier ankommt
Die Leitweg-ID ist eine Adresse, kein Aktenzeichen
Sie sagt dem Rechnungsportal, welche Stelle die Rechnung bekommt. Aufbau: Grobadressierung, Feinadressierung und Prüfziffer, getrennt durch Bindestriche – zum Beispiel 991-33333-62. Sie steht in der Bestellung oder der Auftragsbestätigung; wenn nicht, frag die Stelle, die den Auftrag erteilt hat. Ohne sie weist das Portal die Rechnung ab.
XRechnung statt ZUGFeRD
Behörden verlangen reines XML im Standard XRechnung. Ein ZUGFeRD-PDF wird von manchen Portalen zwar angenommen, ist aber nicht der vorgesehene Weg. Im Wizard wählst du im letzten Schritt „XRechnung 3.0“ – das PDF bekommst du zusätzlich für deine Unterlagen.
Einreichen über das richtige Portal
Der Bund nutzt die ZRE (Zentrale Rechnungseingangsplattform) beziehungsweise die OZG-RE für mittelbare Bundesverwaltung; die Länder betreiben eigene Portale. Welches gilt, sagt dir dein Auftraggeber. Die Datei ist dieselbe.
Häufige Fragen
Was ist, wenn ich keine Leitweg-ID bekomme?
Dann handelt es sich vermutlich nicht um einen öffentlichen Auftraggeber im Sinne der E-Rechnungsverordnung – oder die Stelle hat sie schlicht vergessen. Nachfragen ist der schnellere Weg als eine abgelehnte Rechnung.
Muss ich zusätzlich ein PDF mitschicken?
In der Regel nicht: Die Portale erzeugen aus dem XML eine lesbare Ansicht. Für dein eigenes Archiv ist ein PDF trotzdem sinnvoll – der Wizard legt es dir mit dazu.
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