Rechnungen aufbewahren nach GoBD: acht Jahre, unveränderbar

Aufbewahren heißt nicht abheften. Die GoBD verlangen, dass steuerrelevante Unterlagen unveränderbar, nachvollziehbar und maschinell auswertbar bleiben, und zwar im Originalformat. Wer eine XRechnung ausdruckt und die Datei löscht, hat die Rechnung formal nicht aufbewahrt.

8 JahreAufbewahrungsfrist seit 2025

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Server in Deutschland
Betrieb und Datenbank stehen in einem deutschen Rechenzentrum.
Geprüft nach EN 16931
Jede Rechnung läuft vor der Ausgabe durch den Prüfdienst des Mustangprojekts.
Keine KI-Dienste
Rechnungsdaten werden an niemanden weitergegeben, auch nicht an ein Sprachmodell.
Ohne Anmeldung nutzbar
Die ersten drei Rechnungen im Monat brauchen weder Konto noch E-Mail-Adresse.

Worauf es hier ankommt

Acht Jahre, seit 2025

Die Aufbewahrungsfrist für Rechnungen wurde von zehn auf acht Jahre verkürzt. Sie beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. Eine Rechnung aus dem Januar 2026 ist also bis Ende 2034 aufzubewahren.

Das Original ist der Datensatz

Bei einer E-Rechnung ist die XML-Datei beziehungsweise das ZUGFeRD-PDF das Original. Ein Ausdruck oder ein Bildschirmfoto genügt nicht. Umgekehrt musst du keine Papierform zusätzlich vorhalten.

Unveränderbarkeit muss nachweisbar sein

Es reicht nicht, Dateien nicht zu ändern; es muss belegbar sein, dass sie nicht geändert wurden. Üblich ist eine Prüfsumme je Datei. Wir bilden für jedes archivierte Dokument einen SHA-256-Wert und legen ihn mit dem Zeitpunkt ab.

Die Verfahrensdokumentation gehört dazu

Sie beschreibt, wie Rechnungen entstehen, geprüft, abgelegt und wiedergefunden werden. Bei einer Betriebsprüfung wird oft zuerst danach gefragt, und ihr Fehlen ist ein formeller Mangel, auch wenn inhaltlich alles stimmt.

Was beim Ablegen passiert

Datei und Prüfsumme
Jedes Dokument bekommt beim Ablegen einen SHA-256-Wert. Damit ist nicht nur nichts geändert, sondern es ist auch belegbar, dass nichts geändert wurde.
Getrennt je Betrieb
Die Ablage folgt dem Nummernkreis. Bei mehreren Betrieben bleibt jeder für sich, auch im Export.
Jederzeit heraushol bar
Rechnungsausgangsbuch als CSV, Einzeldateien im Original, und die Verfahrensdokumentation als PDF aus deinen tatsächlichen Einstellungen.

Der formelle Mangel

Bei einer Betriebsprüfung wird oft zuerst nach der Verfahrensdokumentation gefragt. Fehlt sie, ist das ein Mangel, auch wenn inhaltlich alles stimmt – und er verschiebt die Beweislast.

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Häufige Fragen

Darf ich Rechnungen einfach im Postfach lassen?

Nur wenn sichergestellt ist, dass sie dort acht Jahre unverändert bleiben und auffindbar sind. Ein Postfach, das automatisch aufräumt oder in dem sich Nachrichten löschen lassen, erfüllt das in aller Regel nicht.

Muss ich die Verfahrensdokumentation selbst schreiben?

Du musst sie haben. Im Tarif Büro erzeugen wir sie als PDF aus deinen tatsächlichen Einstellungen, also Nummernkreis, Ablage und Prüfschritte, statt dir eine leere Vorlage zu geben.

Was passiert mit meinen Daten nach einer Kündigung?

Nach Vertragsende steht 30 Tage lang ein vollständiger Export bereit. Danach wird gelöscht, soweit keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht entgegensteht.

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