Bewirtungsbeleg richtig ausfüllen

Ein Geschäftsessen mindert den Gewinn zu 70 Prozent (§ 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 EStG), die Vorsteuer ziehst du dagegen voll ab (§ 15 Abs. 1a Satz 2 UStG). Das ist einer der wenigen Fälle, in denen Einkommensteuer und Umsatzsteuer bewusst auseinanderlaufen.

Der teure Teil steht nicht im Gesetz, sondern im BMF-Schreiben vom 19. November 2025 (GZ IV C 6 - S 2145/00026/005/033). Es ersetzt das Schreiben vom 30. Juni 2021 und gilt für Bewirtungen ab dem 1. Januar 2025; für ältere Bewirtungen bleibt die Fassung von 2021 maßgeblich. Wer die alten Merkblätter benutzt, übersieht drei Stellen, an denen der Abzug vollständig wegfällt, nicht nur zu 30 Prozent.

Was muss ich selbst auf den Beleg schreiben?

Fünf Angaben, schriftlich: Ort, Tag, Teilnehmer, Anlass und Höhe der Aufwendungen. Hat die Bewirtung in einem Bewirtungsbetrieb stattgefunden, genügen auf deinem eigenen Zettel Anlass und Teilnehmer, weil Ort, Tag und Betrag schon auf der Rechnung stehen. Die Rechnung wird beigefügt.

Zwei Formalien, die das BMF ausdrücklich mit Urteilen belegt:

• Zeitnah. Die Angaben müssen zeitnah gemacht werden (BFH-Urteil vom 25. März 1988, III R 96/85). Der Zettel, den du im Januar für das ganze Vorjahr schreibst, ist kein Nachweis.
• Unterschrieben. Der Eigenbeleg ist vom Steuerpflichtigen zu unterschreiben (BFH-Urteil vom 15. Januar 1998, IV R 81/96).

Teilnehmer heißt alle Teilnehmer, auch du selbst. Namen, keine Sammelbezeichnung. „Kunden“ oder „Team Vertrieb“ genügt nicht. Bei größeren Runden gehört die Teilnehmerliste dazu.

Und der Anlass ist die Stelle, an der die meisten Belege sterben. Das Gesetz verlangt den Anlass der Bewirtung, und der muss den betrieblichen Zusammenhang für einen Dritten erkennbar machen. Ein Oberbegriff tut das nicht.

Die rechte Spalte nennt jeweils den Vorgang, um den es ging. Das ist der ganze Unterschied.

Was muss auf der Rechnung des Restaurants stehen?

Das hängt am Betrag, und die Grenze ist dieselbe wie bei jeder anderen Kleinbetragsrechnung: 250 Euro brutto.

Bis 250 Euro genügen fünf Angaben: Name und Anschrift des Bewirtungsbetriebs, das Ausstellungsdatum, die Leistungsbeschreibung, der Tag der Bewirtung und der Rechnungsbetrag.

Über 250 Euro kommen drei dazu: die Steuernummer oder USt-IdNr. des Betriebs, eine fortlaufende Rechnungsnummer und der Name des Bewirtenden, also deiner. Der letzte Punkt wird am häufigsten vergessen. Er ist erfüllt, wenn die Rechnung dich ordnungsgemäß als Leistungsempfänger nach § 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 1 UStG ausweist. Praktisch: Bevor du über 250 Euro zahlst, sagst du an der Kasse, auf welchen Namen und welche Anschrift die Rechnung lauten soll. Nachträglich handschriftlich ergänzt zählt es nicht.

Zwei Anforderungen aus dem Schreiben von 2025, die es in sich haben:

Die Leistungsbeschreibung muss die Speisen einzeln benennen. Wörtlich: Die Angabe „Speisen und Getränke“ zusammen mit der Gesamtsumme reicht nicht. Bezeichnungen wie „Menü 1“, „Tagesgericht 2“ oder „Lunch-Buffet“ sind dagegen ausdrücklich nicht zu beanstanden. Was umsatzsteuerlich als Symbol oder Kürzel genügt (§ 31 Abs. 3 UStDV), genügt für den Betriebsausgabenabzug also nicht.

Der Tag der Bewirtung muss maschinell auf der Rechnung stehen. Ein Verweis in der Form „Leistungsdatum entspricht Rechnungsdatum“ reicht aus. Handschriftliche Ergänzungen oder Datumsstempel reichen nicht aus. Das ist genau das, was gestresste Servicekräfte gern machen, und es kostet den Abzug.

Warum 70 Prozent, aber 100 Prozent Vorsteuer?

Der Gesetzgeber unterstellt, dass ein Teil der Kosten privat veranlasst ist: Gegessen hättest du ohnehin. Deshalb sind 30 Prozent nicht abziehbar, auch bei rein geschäftlichem Anlass. Die Umsatzsteuer nimmt diese Kürzung ausdrücklich nicht mit, § 15 Abs. 1a Satz 2 UStG nimmt Bewirtungsaufwendungen vom Vorsteuerausschluss aus.

Gerechnet an einer Rechnung über 238,00 Euro brutto bei 19 Prozent, dazu 20,00 Euro Trinkgeld:

Zwei Feinheiten dazu:

• Als Kleinunternehmer nach § 19 UStG rechnest du die 70 Prozent vom Bruttobetrag, weil du keine Vorsteuer ziehst. Aus 238 Euro werden dann 166,60 Euro. Siehe Kleinunternehmer-Rechner.
• Auf das Trinkgeld gibt es keine Vorsteuer. Ein freiwilliges Trinkgeld an die Servicekraft ist kein Entgelt des Restaurants und beim Empfänger nach § 3 Nr. 51 EStG steuerfrei. In die 70 Prozent geht es trotzdem ein.

Wo muss ich die Bewirtungskosten verbuchen?

Auf einem eigenen Konto, und das ist keine Empfehlung. § 4 Abs. 7 EStG verlangt, dass Bewirtungsaufwendungen einzeln und getrennt von den sonstigen Betriebsausgaben aufgezeichnet werden. Satz 2 zieht die Konsequenz: Ohne diese besondere Aufzeichnung dürfen sie bei der Gewinnermittlung nicht berücksichtigt werden.

Das heißt: Wer einen formal einwandfreien Bewirtungsbeleg sammelt und ihn dann auf „sonstige Betriebsausgaben“ bucht, verliert nicht 30 Prozent, sondern alles. In der Buchhaltung gehören die abziehbaren und die nicht abziehbaren Anteile getrennt, und beide gehören nicht in den allgemeinen Aufwand.

Was gilt für das Trinkgeld?

Es zählt zu den Bewirtungskosten, aber nur, wenn es nachgewiesen ist. Das BMF nennt zwei Wege:

1. Der Bewirtungsbetrieb weist es maschinell auf der Rechnung aus. Der saubere Fall.
2. Der Empfänger quittiert es auf der Rechnung. Wörtlich als Beispiel genannt.

Steht es nirgends, trägst du die Feststellungslast. Ein Betrag, den du selbst handschriftlich unten addierst, ist keine Quittierung, und er wird regelmäßig gestrichen. Wie eine Quittung richtig aussieht und wer unterschreibt, steht in Quittung schreiben: was drauf muss.

Darf der Bewirtungsbeleg digital sein?

Ja, vollständig. Das Schreiben von 2025 beschreibt die rein elektronische Kette und knüpft sie an sechs Bedingungen:

1. Der Eigenbeleg wird zeitnah elektronisch erstellt, oder die Angaben werden zeitnah auf der digitalen Rechnung ergänzt.
2. Der Zeitpunkt der Erstellung wird im Dokument elektronisch aufgezeichnet.
3. Das Dokument wird digital signiert oder genehmigt.
4. Der Zeitpunkt der Signierung wird elektronisch aufgezeichnet.
5. Eigenbeleg und Rechnung werden zusammen elektronisch aufbewahrt, ein gegenseitiger Verweis genügt.
6. Die GoBD sind erfüllt, und das angewandte Verfahren steht in der Verfahrensdokumentation.

Punkt 5 ist der, an dem es in der Praxis scheitert. Das BMF sagt es unmissverständlich: Lässt sich einer Bewirtungsrechnung kein Bewirtungsbeleg zuordnen, sind die erforderlichen Angaben nicht erbracht, und der Betriebsausgabenabzug ist zu versagen. Eine eindeutige Verknüpfung, ein Index, ein Barcode oder die Verknüpfung im Dokumentenmanagement reicht aus. Zwei getrennte Ablagen sind erlaubt, solange die Zuordnung in beide Richtungen steht.

Und Punkt 3 ist der, den ein bloßes Notizfeld nicht erfüllt. Eine Anmerkung an einem Dokument ist keine Genehmigung mit aufgezeichnetem Zeitpunkt. Wer die vollelektronische Kette will, braucht ein System, das Erstellung und Genehmigung mit Zeitstempel protokolliert; sonst bleibt der unterschriebene Eigenbeleg der sichere Weg. Was das Archiv leisten muss, steht in E-Rechnung aufbewahren: 8 Jahre.

Was ändert die E-Rechnungspflicht an der Bewirtungsrechnung?

Genau hier hatte das alte Schreiben eine Lücke, und das ist der Grund, warum es 2025 ersetzt wurde. Die Antwort hängt wieder am Betrag.

Bis 250 Euro bleibt alles beim Alten. Der Kassenbeleg mit den Angaben nach § 6 KassenSichV ist eine ordnungsgemäße sonstige Rechnung nach § 14 Abs. 1 Satz 4 UStG in Verbindung mit § 33 Satz 4 UStDV. Papier bleibt zulässig, dauerhaft, auch nach 2028.

Über 250 Euro darf der Betrieb dir zunächst einen Kassenbeleg geben und die Rechnung nachträglich durch eine E-Rechnung berichtigen. Das steht so im Schreiben und ist die praktische Antwort auf die Frage, wie ein Restaurant am Tisch eine XRechnung ausstellen soll: gar nicht. Es rechnet an der Kasse ab und schickt die strukturierte Datei hinterher.

Für dich heißt das ab 2027 beziehungsweise 2028 zweierlei: Die E-Rechnung des Betriebs musst du empfangen können, und du musst sie im Original archivieren, nicht als Ausdruck. Die Angaben zu Anlass und Teilnehmern gehören dabei nicht in die strukturierte Datei. Dafür gibt es kein Feld, und Personennamen haben in einer Bemerkungszeile nichts zu suchen. Sie stehen auf dem Eigenbeleg daneben, verknüpft nach Punkt 5. Welche Stufe wann greift, steht in E-Rechnungspflicht 2027 und 2028, das Empfangen in E-Rechnung empfangen: was jetzt gilt.

Was gilt bei einer Bewirtung im Ausland?

Dieselben Anforderungen. § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 EStG unterscheidet nicht zwischen Inland und Ausland, und die Regeln der Einkommensteuerrichtlinien gelten grundsätzlich auch dort.

Das BMF lässt zwei Ausnahmen zu, beide mit einer Mitwirkungspflicht:

• Machst du glaubhaft, dass eine maschinell erstellte und elektronisch aufgezeichnete Rechnung nicht zu bekommen war, genügt ausnahmsweise die ausländische Rechnung, auch wenn sie den Anforderungen nicht voll entspricht.
• Liegt nur eine handschriftliche ausländische Rechnung vor, musst du glaubhaft machen, dass es im betreffenden Staat gar keine Pflicht zu maschinellen Belegen gibt.

„Glaubhaft machen“ heißt: eine nachvollziehbare Begründung auf dem Eigenbeleg, nicht bloß ein Achselzucken. Ein Satz zum Land, zum Betrieb und zum vergeblichen Versuch reicht meist.

Und bei Bewirtung eigener Mitarbeiter?

Dann gilt die 70-Prozent-Regel nicht. § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 EStG erfasst nur die Bewirtung aus geschäftlichem Anlass, also von Personen, die nicht zum Betrieb gehören. Bewirtest du ausschließlich eigene Arbeitnehmer, ist der Aufwand voll abziehbar.

Beim Betriebsfest kommt die Lohnsteuer ins Spiel: Zuwendungen bis 110 Euro je Betriebsveranstaltung und teilnehmendem Arbeitnehmer gehören nicht zum Arbeitslohn, und das gilt für bis zu zwei Veranstaltungen im Jahr (§ 19 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1a EStG). Der Freibetrag zählt die gesamten Aufwendungen einschließlich Umsatzsteuer und einschließlich der Begleitpersonen.

Der gemischte Fall ist der häufige: Sitzen Kunden und eigene Leute am selben Tisch, ist der Anlass geschäftlich, und die 70 Prozent gelten für die gesamte Rechnung, nicht nur für den Anteil der Gäste.

Häufige Fragen

Wie hoch dürfen die Kosten sein? Das Gesetz sagt nur „angemessen“, eine Betragsgrenze gibt es nicht. Maßstab sind Anlass, Branche und Größe des Betriebs. Bei auffälligen Beträgen wird zuerst der Anlass geprüft, und ein unscharf formulierter Anlass trägt dann nicht.

Was, wenn die TSE des Restaurants ausgefallen war? Der Abzug bleibt grundsätzlich zulässig. Voraussetzung ist, dass der Ausfall auf dem Beleg erkennbar ist, etwa durch eine fehlende Transaktionsnummer oder eine entsprechende Kennzeichnung. Umgekehrt darfst du darauf vertrauen, dass alles seine Ordnung hat, wenn der Beleg eine Transaktionsnummer oder die Seriennummer des Systems oder Sicherheitsmoduls trägt, auch als QR-Code.

Wir haben eine geschlossene Veranstaltung später per Überweisung bezahlt. Fehlt jetzt der Kassenbeleg? Nein. Wird über die Bewirtung zu einem späteren Zeitpunkt abgerechnet und unbar bezahlt, oder nimmt der Betrieb ohnehin nur unbare Zahlungen an, ist ein Kassenbeleg nicht zwingend. Dann legst du den Zahlungsbeleg zur Rechnung, soweit die unbare Zahlung nicht schon auf der Rechnung vermerkt ist.

Zählt eine Bewirtung im eigenen Büro? Ja, die 70 Prozent gelten auch dort. Es gibt dann nur keine Gaststättenrechnung, also brauchst du alle fünf Angaben auf dem Eigenbeleg, dazu die Belege für Einkauf oder Catering. Was ein Eigenbeleg leisten muss, steht im Lexikon.

Wie lange muss ich die Belege aufheben? Acht Jahre. Bewirtungsbeleg und Rechnung sind Buchungsbelege nach § 147 Abs. 1 Nr. 4 AO, und für die gilt seit 2025 die verkürzte Frist von acht statt zehn Jahren (§ 147 Abs. 3 AO). Thermopapier verblasst deutlich früher: einscannen und den Scan aufbewahren.

Gilt das alles auch für Arbeitnehmer? Sinngemäß ja. § 9 Abs. 5 EStG erklärt § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 EStG für Werbungskosten entsprechend anwendbar. Die 70 Prozent und die Nachweispflichten treffen dich also auch dann, wenn du die Bewirtung als Werbungskosten geltend machst.

Kurz zusammengefasst

• 70 Prozent mindern den Gewinn, die Vorsteuer zieht voll (§ 15 Abs. 1a Satz 2 UStG).
• Maßgeblich ist seit 2025 das BMF-Schreiben vom 19. November 2025, nicht mehr das von 2021.
• Fünf Angaben auf dem Eigenbeleg, zeitnah und unterschrieben. Im Bewirtungsbetrieb genügen Anlass und Teilnehmer, die Rechnung kommt dazu.
• Der Anlass muss den Vorgang nennen. „Geschäftsessen“ ist keine Angabe.
• Auf der Rechnung: „Speisen und Getränke“ genügt nicht, und der Tag der Bewirtung muss maschinell darauf stehen, nicht handschriftlich.
• Über 250 Euro zusätzlich Steuernummer, Rechnungsnummer und dein Name als Bewirtender.
• § 4 Abs. 7 EStG: einzeln und getrennt aufzeichnen, sonst entfällt der Abzug ganz.
• Handschriftliche oder nur maschinell erstellte Belege aus einem Kassensystem ohne TSE sind vollständig vom Abzug ausgeschlossen.
• Digital geht, aber nur mit Signatur, Zeitstempel und eindeutiger Zuordnung zur Rechnung.

Hinweis in eigener Sache: Rechnungslotse ist unser eigenes Produkt. Er schreibt keine Bewirtungsbelege. Was er tut, betrifft die andere Richtung: Er prüft jede Rechnung, die du ausstellst, gegen EN 16931 und die Pflichtangaben nach § 14 UStG, und er legt eingehende E-Rechnungen im Original mit Prüfsumme ab. Die Verknüpfung von Eigenbeleg und Rechnung nach Punkt 5 oben nimmt dir das nicht ab; das ist eine Frage deiner Ablage und gehört in die Verfahrensdokumentation.