Eigenbeleg

• Der Beleg ist verloren gegangen und beim Aussteller nicht mehr zu bekommen.
• Es gab nie einen: Trinkgeld, Parkuhr, Automat, Spende in die Kaffeekasse.
• Der vorhandene Beleg ist unlesbar geworden – Thermopapier verblasst zuverlässig innerhalb weniger Jahre.
• Nicht zulässig ist er als Ersatz für eine Rechnung, die man hätte anfordern können. Das Finanzamt fragt bei Häufung nach.

• Empfänger der Zahlung mit vollständiger Anschrift.
• Art und Umfang der Leistung.
• Datum der Ausgabe und Datum der Belegerstellung, falls sie auseinanderfallen.
• Betrag, bei mehreren Posten einzeln aufgeschlüsselt.
• Grund, warum kein Originalbeleg vorliegt – dieser Satz ist der Kern des Eigenbelegs.
• Eigene Unterschrift.

§ 15 Abs. 1 UStG knüpft den Vorsteuerabzug an eine Rechnung nach §§ 14, 14a UStG. Ein selbst geschriebener Zettel ist keine solche Rechnung, gleich wie sorgfältig er ist.

Ausnahme sind Kleinbetragsrechnungen, bei denen der Steuerbetrag herausgerechnet werden darf – aber auch dort braucht es den Fremdbeleg. Der Eigenbeleg rettet nur den Betriebsausgabenabzug, nicht die Vorsteuer.

Ein Eigenbeleg ist keine Rechnung und fällt nicht unter die E-Rechnungspflicht. Er darf getippt, gescannt oder digital erzeugt werden.

Für die Archivierung gilt trotzdem dasselbe wie für jeden Buchungsbeleg: acht Jahre, unveränderbar, jederzeit lesbar. Ein Eigenbeleg im Textprogramm, den man später ändern kann, erfüllt das nicht.

Wer eingehende E-Rechnungen ohnehin in einem revisionssicheren Archiv ablegt, legt den Eigenbeleg am besten daneben – ein zweites System für ein paar Zettel ist der häufigste Grund, warum sie bei der Prüfung fehlen.

• GoBD-Archiv: unveränderbar ablegen, jederzeit finden
• E-Rechnung aufbewahren: acht Jahre, im Ursprungsformat

Wie viele Eigenbelege sind zu viele?

Eine Grenze nennt das Gesetz nicht. Als Faustregel gilt: Einzelfälle sind unauffällig, regelmäßige Eigenbelege für dieselbe Art von Ausgabe führen zu Rückfragen und im Zweifel zur Schätzung.

Darf ich einen Eigenbeleg nachträglich schreiben?

Ja, das ist der Normalfall. Auf dem Beleg sollten dann beide Daten stehen: das der Ausgabe und das der Erstellung. Ein rückdatierter Beleg ist dagegen eine Urkundenfälschung.

• BewirtungsbelegDer Nachweis für ein Geschäftsessen: 70 Prozent der Kosten mindern den Gewinn, die Vorsteuer voll.
• VorsteuerabzugDie gezahlte Umsatzsteuer aus Eingangsrechnungen vom eigenen Steuerbetrag abziehen.
• Aufbewahrungsfrist für RechnungenAcht Jahre für Rechnungen und Buchungsbelege, zehn für Bücher und Abschlüsse.