Pflichtangaben nach § 14 UStG

Eine Rechnung ist kein freier Text mit einem Betrag am Ende. § 14 Abs. 4 UStG listet abschließend auf, was drinstehen muss. Fehlt eine Angabe, ist die Rechnung nicht ordnungsgemäß — und dein Kunde bekommt den Vorsteuerabzug erst, wenn du korrigiert hast. Hier sind alle zehn, mit dem, was in der Praxis danebengeht.

1. Name und Anschrift beider Seiten

Vollständig, und zwar in der Form, in der beide Unternehmen firmieren. Eine Postfachadresse reicht nicht; ein Kürzel wie „Müller GmbH, Hamburg" auch nicht.

Typischer Fehler: Die Anschrift des Empfängers fehlt bei Stammkunden, weil „der weiß ja, wo er wohnt". Die Rechnung ist damit unvollständig — auch wenn niemand widerspricht.

Ausnahme: Bei Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto (§ 33 UStDV) darf die Empfängeranschrift entfallen.

Was das Steuerrecht verlangt und was die E-Rechnungsnorm prüft, ist nicht dasselbe. Wo beides auseinandergeht, steht es in der Fehlerdatenbank — etwa bei BR-DE-16, das die steuerliche Identifikation prüft, und BR-CO-26, das zusätzlich eine Verkäuferkennung verlangt.

2. Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer

Eine von beiden, du hast die Wahl. Beide anzugeben ist erlaubt, aber nicht nötig.

Typischer Fehler: Bei Leistungen ins EU-Ausland mit Reverse Charge wird die eigene Steuernummer angegeben, obwohl dort die USt-IdNr. gebraucht wird — und zusätzlich die USt-IdNr. des Empfängers.

3. Ausstellungsdatum

Das Datum, an dem du die Rechnung schreibst. Nicht das Leistungsdatum — das ist Nummer 6.

4. Fortlaufende Rechnungsnummer

Einmalig vergeben, lückenlos innerhalb ihres Nummernkreises. Mehrere Kreise sind erlaubt (etwa je Jahr oder je Betriebsstätte), solange jede Nummer nur einmal existiert.

Typischer Fehler: Der Nummernkreis reißt, weil ein Entwurf verworfen wurde, für den schon eine Nummer vergeben war. Genau deshalb sollte die Nummer erst beim Abschluss vergeben werden, nicht beim Anlegen. Lücken sind einer der ersten Funde in jeder Betriebsprüfung — sie legen die Vermutung nahe, dass eine Rechnung verschwunden ist.

Auch ein Fehler: Nummern nach Kundennummer sortieren. Das ist nicht fortlaufend, sondern gruppiert.

5. Menge und Art der Leistung

Die Leistung muss so beschrieben sein, dass ein Dritter sie nachvollziehen kann — handelsübliche Bezeichnung, mit Menge und Einheit.

Typischer Fehler: „Diverse Arbeiten laut Absprache", „Projektarbeit", „Beratung". Das ist der häufigste Grund für Rückfragen aus der Buchhaltung und für gekürzte Vorsteuer. Besser: „Montage Innentüren, 6 Stück" oder „Konzeption Website, 12 Stunden".

6. Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung

Eine eigene Angabe — auch dann, wenn er auf das Rechnungsdatum fällt. Es genügt der Kalendermonat.

Typischer Fehler: Die Angabe fehlt ganz, weil Rechnungs- und Leistungsdatum identisch sind. Der Satz „Leistungsdatum entspricht Rechnungsdatum" reicht und kostet nichts.

7. Entgelt, aufgeschlüsselt nach Steuersätzen

Das Netto-Entgelt, getrennt nach den vorkommenden Steuersätzen. Im Voraus vereinbarte Minderungen — etwa Skonto oder ein Rabatt — müssen erkennbar sein.

Typischer Fehler: Skonto wird direkt vom Rechnungsbetrag abgezogen. Umsatzsteuerlich wird Skonto aber erst wirksam, wenn er tatsächlich in Anspruch genommen wird. Er gehört als Zahlungsbedingung auf die Rechnung („Bei Zahlung innerhalb von 14 Tagen 2 % Skonto"), nicht in die Summe.

8. Steuersatz und Steuerbetrag — oder der Hinweis auf die Befreiung

Entweder du weist Satz und Betrag aus, oder du nennst den Grund, warum keine Steuer anfällt.

Die üblichen Fälle:

Der teuerste Fehler überhaupt: Umsatzsteuer ausweisen, obwohl keine anfällt. Nach § 14c UStG schuldest du sie dann trotzdem — auch als Kleinunternehmer, auch wenn es ein Versehen war. Die Korrektur ist möglich, aber aufwendig.

9. Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht

Nur bei Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück an Privatpersonen: Der Empfänger muss darauf hingewiesen werden, dass er die Rechnung zwei Jahre aufbewahren muss. Für Handwerker mit Privatkunden ist das die Angabe, die am häufigsten fehlt.

10. Das Wort „Gutschrift"

Wenn nicht du abrechnest, sondern dein Kunde (Gutschriftverfahren), muss das Wort „Gutschrift" auf dem Dokument stehen.

Achtung, Begriffsverwirrung: Umgangssprachlich heißt „Gutschrift" oft eine Rechnungskorrektur. Umsatzsteuerlich ist das etwas anderes. Wer eine Korrektur „Gutschrift" nennt, riskiert, dass das Finanzamt sie als Abrechnung des Leistungsempfängers liest — und dann steht eine Steuer im Raum, die niemand gemeint hat. Nenn eine Korrektur „Rechnungskorrektur" oder „Storno".

Was die E-Rechnung zusätzlich verlangt

EN 16931 kennt Felder, die § 14 nicht fordert, ohne die aber keine Validierung durchgeht:

• Käuferreferenz (BT-10): Bei öffentlichen Auftraggebern ist das die Leitweg-ID. Ohne sie weist das Rechnungsportal die Rechnung ab.
• Zahlungsangaben: IBAN und Kontoinhaber sind zwar keine Pflichtangabe nach § 14, aber ohne sie weiß niemand, wohin überwiesen werden soll.
• Eindeutige Steuerkategorie je Position: „19 %" reicht dem Datensatz nicht; er braucht die Kategorie (Regelsatz, steuerfrei, Reverse Charge) — und bei allem außer dem Regelsatz einen Befreiungsgrund im Klartext.

Wenn eine Angabe fehlt

Die Rechnung ist dann nicht ordnungsgemäß. Praktisch heißt das:

1. Dein Kunde bekommt den Vorsteuerabzug erst mit der berichtigten Rechnung — rückwirkend allerdings auf den ursprünglichen Zeitpunkt, wenn die Ursprungsrechnung die Mindestangaben enthielt (Rechnungsaussteller, Leistungsempfänger, Leistungsbeschreibung, Entgelt, gesondert ausgewiesene Steuer).
2. Du korrigierst nicht durch Überschreiben, sondern durch ein neues Dokument mit Bezug auf die ursprüngliche Rechnung. Eine bereits versendete Rechnung zu ändern, verstößt gegen die GoBD.

Das ist auch der Grund, warum Rechnungslotse keine „Bearbeiten"-Schaltfläche für versendete Rechnungen hat: Korrigiert wird mit einem eigenen Beleg, und der bekommt eine eigene Nummer.

Stand: Juli 2026. Fachlich recherchiert, aber keine Steuerberatung — im Zweifel mit deinem Steuerbüro klären.