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E-Rechnungs-Validator
Datei gegen EN 16931 prüfen und jede verletzte Regel im Klartext bekommen.
PDF in ZUGFeRD umwandeln: dein Blatt behalten, den Datensatz dazubekommen
Du hast schon eine Rechnungsvorlage – aus Word, aus der Warenwirtschaft, vom Steuerbüro. Lade sie hoch, trage die Rechnungsdaten ein, und du bekommst dasselbe PDF mit eingebettetem ZUGFeRD 2.5 zurück. Vorher läuft es durch dieselbe Prüfung gegen EN 16931 wie jede Rechnung aus dem Assistenten.
- Kostenlos, ohne Zeitlimit
- Kein Konto nötig
- Geprüft gegen EN 16931 – nur Bestandenes wird ausgeliefert
Was dabei tatsächlich passiert
ZUGFeRD ist kein eigenes Dateiformat, sondern eine Verabredung: ein ganz normales PDF, an dem eine XML-Datei hängt. Der Mensch sieht das Blatt, die Software liest die Anlage. Was dieses Werkzeug macht, sind vier Schritte, und der letzte ist der, den die meisten Umwandler auslassen.
- Datensatz bauen. Aus deinen Eingaben entsteht ein CII-Datensatz im Profil EN 16931 – dasselbe, was der Assistent erzeugt.
- Datensatz prüfen. Zuerst gegen die Pflichtangaben nach § 14 UStG, dann gegen die Norm. Fehlt etwas, bekommst du die Regel-Kennung und nicht „ungültig“.
- Einbetten. Die XML-Datei wandert als Anhang in dein PDF, das dabei zu PDF/A-3 wird. Dein Layout wird nicht angefasst.
- Erneut prüfen. Das fertige PDF geht ein zweites Mal durch den Validator, weil die Einbettung selbst etwas kaputt machen kann. Ausgeliefert wird nur, was diesen zweiten Lauf besteht.
Wenn du wissen willst, ob eine fremde Datei diese Prüfung besteht, ohne selbst etwas zu erzeugen: dafür gibt es den E-Rechnungs-Validator. Und wenn du eine fertige ZUGFeRD-Datei nur lesen willst, den E-Rechnungs-Viewer.
Wann sich das lohnt – und wann der Assistent der kürzere Weg ist
Dieses Werkzeug ist richtig, wenn dein Blatt bleiben soll: eine gewachsene Vorlage mit Briefkopf, eine Warenwirtschaft, die das PDF ohnehin ausspuckt, oder ein Layout, auf das sich dein Kunde eingestellt hat. Du behältst das Aussehen und ergänzt nur, was die Pflicht verlangt.
Es ist der Umweg, wenn du die Rechnung ohnehin neu schreibst. Dann tippst du die Daten zweimal – einmal in deine Vorlage und einmal hier. In dem Fall ist der Rechnungsassistent schneller: Er setzt das Blatt aus denselben Daten und liefert PDF, ZUGFeRD und XRechnung in einem Durchgang.
Ab 2028 müssen alle inländischen Unternehmen E-Rechnungen ausstellen, ab 2027 die mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz. Wer wann dran ist, klärt der E-Rechnungspflicht-Check.
Häufige Fragen
Die fünf Fragen, die zu diesem Werkzeug am häufigsten kommen – mit dem Paragraphen, auf dem die Antwort steht.
Was passiert dabei mit meinem PDF?
Das Blatt bleibt unverändert – es bekommt eine XML-Datei angehängt, die dieselbe Rechnung noch einmal maschinenlesbar enthält. Das Ergebnis ist ein PDF/A-3: für einen Menschen dasselbe Bild wie vorher, für eine Software ein auslesbarer Datensatz. Genau das meint ZUGFeRD, und genau darum heißt es hybrid.
Warum muss ich die Daten eintippen, wenn das PDF sie doch enthält?
Ein Rechnungs-PDF hat kein Datenmodell, sondern ein Layout. Wo bei der einen Vorlage die Rechnungsnummer steht, steht bei der nächsten das Datum. Ein automatisches Auslesen träfe manchmal und läge oft daneben – und eine ZUGFeRD-Datei mit falschen Beträgen ist schlimmer als gar keine, weil sie beim Empfänger in die Buchhaltung wandert, ohne dass jemand hinsieht. Was hier steht, hast du bestätigt.
Muss der Datensatz zum Blatt passen?
Ja, und das ist keine Formalie. Weichen Bild und Daten voneinander ab, gilt bei der ZUGFeRD-Ausprägung des Profils EN 16931 der strukturierte Datensatz als führend – der Empfänger bucht also die Zahl aus dem XML, nicht die auf dem Papier. Deshalb steht die Summe deiner Positionen hier neben dem Feld und nicht im Kleingedruckten.
Wird die Datei gespeichert?
Nein. Das PDF existiert für die Dauer dieser einen Anfrage im Arbeitsspeicher und ist danach weg. Im Protokoll steht, dass eine Umwandlung stattgefunden hat und wie viele Bytes herauskamen – kein Dateiname, kein Beteiligter, kein Betrag. Das ist dieselbe Zusage wie beim Validator.
Ist ZUGFeRD oder XRechnung das Richtige für mich?
An eine Behörde geht in aller Regel eine XRechnung, und die braucht zusätzlich die Leitweg-ID. Zwischen Unternehmen ist ZUGFeRD verbreiteter, weil der Empfänger das Blatt weiterhin ansehen kann. Beide erfüllen EN 16931 und beide erfüllen die Pflicht. Welches wann passt, steht in unserem Vergleich der beiden Formate.
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XRechnung oder ZUGFeRD im Klartext lesen, statt XML zu entziffern.
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Nachschlagen
Alle Prüfregeln im Überblick
Zu jeder der 49 häufigsten Regeln eine eigene Seite: Ursache, Lösung und ein XML-Beispiel vorher/nachher.
Das Werkzeug baut und prüft den Datensatz. Ob die eingetragenen Beträge und Steuersätze steuerlich richtig sind, bleibt deine Entscheidung oder die deines Steuerbüros.
Mehr als drei im Monat, oder gleich richtig
Drei E-Rechnungen im Monat sind dauerhaft kostenlos – und zwar zusammen mit dem Assistenten, nicht zusätzlich: Was hier herauskommt, ist eine vollwertige E-Rechnung, deshalb zählt sie aus demselben Topf. Mit einem Konto entfällt das Eintippen: Kundenadressen stehen im Adressbuch, die Nummer vergibt der Nummernkreis, und jede Rechnung landet mit ihrem Prüfbericht im Archiv.
| Was du brauchst | Ohne Konto | Kostenloses Konto |
|---|---|---|
| E-Rechnung erzeugen und herunterladen | enthalten | enthalten |
| Prüfung nach EN 16931 | enthalten | enthalten |
| Ohne Anmeldung | enthalten | nicht enthalten |
| Rechnungen bleiben gespeichert | nicht enthalten | enthalten |
| Kundenstamm und Artikelliste | nicht enthalten | enthalten |
| Eigenes Logo auf dem PDF | nicht enthalten | enthalten |
| Fortlaufende Nummern ohne Lücken | nicht enthalten | enthalten |
| Rechnung per Mail an den Kunden | nicht enthalten | enthalten |
Das Konto ist dauerhaft kostenlos und braucht keine Zahlungsdaten. Fragen? kontakt@rechnungslotse.de