Praxis & Buchhaltung
Mandanten ohne Buchhaltungssoftware
Vier Wege für den Mandanten mit fünf Rechnungen im Monat – und wann Lexware Office oder DATEV die bessere Wahl sind. Mit Checkliste für die Stammdaten.
5 Minuten Lesezeit
Rechnungen und Stammdaten aus dem alten Programm übernehmen
Ein Programmwechsel scheitert selten am neuen Programm, sondern am Bestand: Kundenadressen, Preise und die Rechnungen der letzten Jahre, die für Ausgangsbuch, Voranmeldung und offene Posten weiter gebraucht werden. Die Übernahme läuft deshalb über eine gewöhnliche CSV-Datei aus deinem alten Programm. Hier steht, welche drei Arten es gibt, welche Spalten Pflicht sind und was beim Übernehmen tatsächlich passiert.
5.000Zeilen je Datei
Server in Deutschland
Betrieb und Datenbank stehen in einem deutschen Rechenzentrum.
Geprüft nach EN 16931
Jede Rechnung läuft vor der Ausgabe durch den Prüfdienst des Mustangprojekts.
Keine KI-Dienste
Rechnungsdaten werden an niemanden weitergegeben, auch nicht an ein Sprachmodell.
Ohne Anmeldung nutzbar
Die ersten drei Rechnungen im Monat brauchen weder Konto noch E-Mail-Adresse.
Worauf es hier ankommt
Drei Arten, drei Dateien
Kunden, Artikel und Rechnungen werden getrennt übernommen. Pflicht sind bei Kunden Name, Straße, PLZ und Ort, bei Artikeln Bezeichnung und Nettopreis, bei Rechnungen Nummer, Datum, Kunde und Nettobetrag; alles andere ist freiwillig. Wer die Datei selbst zusammenstellt, lädt sich die Beispieldatei herunter – sie entsteht aus denselben Felddefinitionen wie die Zuordnung und trägt für Excel Semikolon und Byte Order Mark.
Fremde Überschriften werden erkannt
In der Zuordnung liegen die Überschriften hinterlegt, die Exporte anderer Programme tatsächlich tragen: von „Rechnungsnr.“ über „invoiceNo“ bis „billingCompany“. Das erspart das Umsortieren von Hand, bevor man überhaupt hochladen darf. Es bleibt trotzdem ein Vorschlag – die letzte Entscheidung, welche Spalte wohin gehört, triffst du in der Ansicht davor.
Es wird nie überschrieben
Ein vorhandener Kunde gleichen Namens, ein vorhandener Artikel, eine vorhandene Rechnungsnummer werden übersprungen und gezählt, nicht ersetzt. Damit ist ein zweiter Klick folgenlos, und eine korrigierte Datei lässt sich nachschieben, ohne den Bestand zu gefährden. Fehlende Kunden zu einer importierten Rechnung werden angelegt, aber ohne erfundene Anschrift: Ein Platzhalter stünde sonst irgendwann auf einer echten Rechnung.
Was aus einer übernommenen Altrechnung wird
Sie kommt als Bestandszeile ins Rechnungsausgangsbuch, mit Betrag, Fälligkeit und einem Zustand, der sich aus dem gezahlten Betrag ergibt – offen, überfällig oder bezahlt. Es entsteht dabei kein neues PDF und keine XRechnung: Eine bereits gestellte Rechnung wird nicht ein zweites Mal ausgestellt. Ihre Originaldateien bleiben dort, wo sie sind, und sind weiter aufzubewahren.
Umzug aus dem alten Programm
CSV exportieren
Jedes Rechnungsprogramm kann das, und die Spalten müssen nicht heißen wie bei uns. Semikolon, Komma, Tabulator oder senkrechter Strich werden erkannt; auch eine Datei in Windows-1252 statt UTF-8 wird richtig gelesen, sonst stünde überall „Straße“ mit Zeichensalat.
Spalten zuordnen und vorher hinsehen
Bekannte Überschriften aus anderen Programmen werden vorgeschlagen – geraten wird nichts. Was danebenliegt, korrigierst du selbst, und die Vorschau zeigt vor dem Übernehmen, was tatsächlich ankommt.
Übernehmen und Bericht lesen
Am Ende steht, wie viele Einträge angelegt wurden, wie viele als bereits vorhanden übersprungen und wie viele wegen Fehlern ausgelassen wurden – mit den ersten Fehlern im Klartext samt Zeilennummer.
Was ein Import kostet, der überschreibt
Zweimal auf denselben Knopf klickt jeder irgendwann. Ein Import, der vorhandene Daten überschreibt, ist beim zweiten Mal ein Datenverlust – und bei Rechnungen einer, den § 147 AO acht Jahre lang nicht verzeiht. Doppelt angelegte Nummern wären der zweite Schaden: § 14 Abs. 4 Nr. 4 UStG verlangt, dass jede Rechnungsnummer nur einmal vorkommt.
Häufige Fragen
Kann ich eine Excel-Datei hochladen?
Gelesen wird CSV. Excel speichert das über „Speichern unter“ in einem Schritt, und die Beispieldatei ist bereits so gebaut, dass Excel sie ohne Nacharbeit richtig anzeigt. Umbrüche innerhalb eines Feldes, etwa in einer Artikelbeschreibung, überstehen den Weg.
Wie groß darf die Datei sein?
Bis 5 MB und 5.000 Zeilen je Durchgang. Darüber ist es kein Umzug mehr, sondern eine Datenbankübernahme – dann lieber in Stücken, damit ein Fehler nicht den ganzen Bestand betrifft.
Wer im Konto darf importieren?
Nur Administratoren. Ein Import legt Stammdaten und Belege für das ganze Konto an, das ist dieselbe Tragweite wie die Einstellungen. Eingeladene Mitarbeiter und der lesende Steuerberater-Zugang sehen den Bereich gar nicht erst.
Zählen importierte Rechnungen gegen mein Monatskontingent?
Nein. Der Import erzeugt keine Rechnungen, er übernimmt bereits gestellte. Gezählt wird nur, was hier neu entsteht.
Passend dazu
Alle WissensbeiträgePraxis & Buchhaltung
Pflichtangaben nach § 14 UStG
Zehn Angaben machen aus einem Schreiben eine Rechnung. Was jede davon bedeutet, wo die typischen Fehler liegen und was passiert, wenn eine fehlt.
6 Minuten Lesezeit
Weitere Rechnungsvorlagen
Was in deiner Lage sonst noch zählt – nach Anlass und nach Branche sortiert.