Formate & Technik
XRechnung oder ZUGFeRD: was brauchst du?
Beide erfüllen EN 16931, lösen aber verschiedene Probleme. Der Unterschied in einem Satz, die Entscheidung in einer Tabelle, die Profil-Falle.
4 Minuten Lesezeit
Belegseite je Rechnung: ein Link, der auch ohne Anhang funktioniert
Eine Rechnung als Mailanhang ist ein Versprechen darauf, dass sie ankommt. Firmenpostfächer entfernen Anhänge, Weiterleitungen verlieren sie, und beim Archivieren der Nachricht ist die Datei irgendwo. Deshalb bekommt jede versendete Rechnung zusätzlich eine eigene Adresse, unter der sie bleibt, was sie ist. Hier steht, was auf dieser Seite steht, wie sie geschützt ist und was der Empfänger dort ausdrücklich nicht darf.
32zufällige Zeichen im Link
Server in Deutschland
Betrieb und Datenbank stehen in einem deutschen Rechenzentrum.
Geprüft nach EN 16931
Jede Rechnung läuft vor der Ausgabe durch den Prüfdienst des Mustangprojekts.
Keine KI-Dienste
Rechnungsdaten werden an niemanden weitergegeben, auch nicht an ein Sprachmodell.
Ohne Anmeldung nutzbar
Die ersten drei Rechnungen im Monat brauchen weder Konto noch E-Mail-Adresse.
Worauf es hier ankommt
Der Link entsteht beim Versand
32 zufällige Zeichen, erzeugt in dem Moment, in dem die Rechnung den Betrieb verlässt. Bewusst nicht die Kennung aus dem Portal: Die steht in Adresszeilen, in Verläufen und in Bildschirmfotos. Die Seite selbst trägt eine Anweisung an Suchmaschinen, sie nicht aufzunehmen, und die Dateien dahinter werden ohne Zwischenspeicher ausgeliefert.
Wahlweise eine Schranke davor
Auf Wunsch fragt die Seite zuerst den Rechnungsbetrag ab — den kennt nur, wer den Beleg oder die Mail dazu hat. Verglichen wird in Cent, damit 1.587,46 und 1587.46 dieselbe Antwort sind. Und verglichen wird der Betrag, der auf dem Beleg steht, nicht der heute noch offene: Sonst sperrte eine verbuchte Teilzahlung den Kunden aus seiner eigenen Rechnung aus.
Was dort steht — und was nicht
Das Zahlband mit der Bankverbindung erscheint nur bei einer offenen Rechnung. Ist sie bezahlt oder storniert, fällt es weg, denn eine Kontonummer unter einer bezahlten Rechnung ist eine Einladung, zweimal zu zahlen. Der Scan-Code fürs Handy steht auf dem PDF, das dort zum Herunterladen hängt, nicht auf der Seite selbst — GiroCode gibt es ab dem Tarif Pro.
Beide Dateien, eine Adresse
Zum Herunterladen liegen das PDF und der strukturierte Datensatz bereit, jeweils mit einer Zeile dazu, was die Datei ist: Beim ZUGFeRD-PDF steckt der Datensatz schon darin, bei der XRechnung ist die XML-Datei das Original. Dieselbe Adresse trägt übrigens auch Angebote — dort zum Zusagen statt zum Zahlen.
Was der Empfänger zu sehen bekommt
Die Rechnung geht raus
Beim Versand entsteht der Link, nicht schon beim Erzeugen: Eine Rechnung soll nicht allein dadurch abrufbar sein, dass es sie gibt. Der Schlüssel besteht aus 32 zufälligen Zeichen und ausdrücklich nicht aus der Kennung, die im Portal in der Adresszeile steht.
Der Kunde öffnet die Seite
Oben Zustand, Betrag und Frist, darunter dasselbe Blatt wie im PDF: Absender, Positionen, Summen. Die Bankverbindung steht mit IBAN, BIC, Kontoinhaber und Verwendungszweck zum Abtippen daneben — wer am Rechner überweist, hat diese Seite offen und nicht das PDF.
Er meldet die Überweisung
Ein Knopf für „Ich habe überwiesen“. Daraus wird ein Hinweis in deinem Portal, kein Zahlstand: Ob Geld angekommen ist, entscheidest du nach dem Blick aufs Konto. Der häufigste Anruf zu einer offenen Rechnung erledigt sich damit trotzdem.
Was ein entfernter Anhang kostet
In Unternehmen filtern Mailserver Anhänge weg, und der Empfänger steht mit einer Nachricht ohne Rechnung da. Solange er sie nicht zur Hand hat, gerät er auch nicht in Verzug: Die 30 Tage nach § 286 Abs. 3 BGB laufen ab Zugang der Rechnung. Aus einer stillen Filterregel werden so mehrere Wochen, in denen du deinen Kunden zinslos finanzierst.
Häufige Fragen
Braucht mein Kunde dafür ein Konto?
Nein. Er klickt den Link in der Mail und ist da. Es gibt keine Anmeldung, keine Registrierung und keinen Hinweis, dass er sich eine anlegen sollte.
Kann jemand fremde Rechnungen finden?
Der Schlüssel ist nicht erratbar, und die Seite wird von Suchmaschinen nicht aufgenommen. Wer den Link hat, sieht den Beleg — das ist so gewollt, weil er in der Mail an genau diesen Empfänger steht. Wem das nicht reicht, schaltet die Betragsabfrage davor.
Kann der Kunde die Rechnung selbst auf bezahlt setzen?
Nein. Das wäre eine Aussage über Geld, die er nicht belegen kann, in einem Datensatz, der nach GoBD sauber bleiben muss. Er kann melden, dass er überwiesen hat; den Zahlstand setzt weiterhin nur der Rechnungssteller.
Was sieht der Empfänger nach der Zahlung?
Denselben Beleg mit dem Vermerk „Bezahlt“ und dem Tag, an dem das Geld verbucht wurde. Die Bankverbindung verschwindet dann von der Seite, das PDF und der Datensatz bleiben abrufbar.
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