Formate & Technik
XRechnung oder ZUGFeRD: was brauchst du?
Beide erfüllen EN 16931, lösen aber verschiedene Probleme. Der Unterschied in einem Satz, die Entscheidung in einer Tabelle, die Profil-Falle.
4 Minuten Lesezeit
E-Rechnung empfangen: vom Posteingang ins Archiv
Seit 2025 müssen Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Verschickt wird dabei kein PDF, sondern ein Datensatz: bei der XRechnung eine reine XML-Datei. Der Empfang selbst ist dabei die kleinere Hälfte – die Datei muss auch acht Jahre unverändert aufbewahrt werden, und ohne die Pflichtangaben nach § 14 UStG gibt es keinen Vorsteuerabzug. Hier steht, wie der Posteingang funktioniert, was ins Archiv gehört und wann du eine berichtigte Rechnung verlangen solltest.
2025Empfangen musst du seit
Server in Deutschland
Betrieb und Datenbank stehen in einem deutschen Rechenzentrum.
Geprüft nach EN 16931
Jede Rechnung läuft vor der Ausgabe durch den Prüfdienst des Mustangprojekts.
Keine KI-Dienste
Rechnungsdaten werden an niemanden weitergegeben, auch nicht an ein Sprachmodell.
Ohne Anmeldung nutzbar
Die ersten drei Rechnungen im Monat brauchen weder Konto noch E-Mail-Adresse.
Worauf es hier ankommt
Was der Posteingang im Rechnungslotse macht
Ab dem Tarif Pro bekommt jeder Betrieb eine eigene, nicht erratbare Eingangsadresse. Was dort ankommt, wird alle paar Minuten abgeholt: Der Anhang wandert unverändert ins Archiv, der Datensatz wird gelesen, und in der Liste stehen Lieferant, Betrag und Fälligkeit – überfällige Posten farbig hervorgehoben. Die Mail selbst wird mit abgelegt, denn auch der Umschlag ist ein aufbewahrungspflichtiger Handelsbrief. Wer keine eigene Adresse hat oder keine will, lädt Dateien im Portal hoch; das kann jedes Konto. Was der Posteingang NICHT tut: buchen. Vorsteuer und Kontierung bleiben beim Steuerbüro.
Empfangen musst du, ausstellen noch nicht
Die Pflicht ist zweigeteilt, und das wird oft verwechselt. Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes Unternehmen E-Rechnungen entgegennehmen können; dafür genügt ein E-Mail-Postfach. Die Pflicht, selbst welche auszustellen, greift gestaffelt: ab 2027 für Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz, ab 2028 für alle. Wer heute eine XRechnung bekommt, kann sie also nicht mit dem Hinweis zurückgeben, er stelle selbst noch keine aus.
Ein PDF allein ist keine E-Rechnung mehr
Entscheidend ist der strukturierte Datensatz, nicht das Aussehen. Ein eingescanntes oder gedrucktes PDF erfüllt die Anforderung im Verkehr zwischen Unternehmen nicht mehr, so ordentlich es auch gestaltet ist. Umgekehrt ist ein ZUGFeRD-PDF beides zugleich: ein gewöhnliches PDF zum Lesen und ein Datensatz für die Buchhaltung, in derselben Datei.
Der Vorsteuerabzug hängt an den Pflichtangaben
Eine Rechnung ohne die Pflichtangaben nach § 14 UStG berechtigt dich nicht zum Vorsteuerabzug. Fällt das erst bei der Betriebsprüfung auf, ist der Vorgang Jahre alt und der Lieferant vielleicht nicht mehr erreichbar. Der Blick beim Eingang lohnt deshalb: Steuernummer oder USt-IdNr. vorhanden, Leistungszeitpunkt genannt, Steuerbetrag ausgewiesen.
Acht Jahre aufbewahren, und zwar das Original
Für den strukturierten Teil gilt dieselbe Frist wie für jede andere Rechnung. Aufzubewahren ist der Datensatz selbst, nicht ein daraus gedruckter Ausdruck. Wer die XML-Datei wegwirft und das Papier behält, hat die Rechnung formal nicht aufbewahrt.
Von der XML-Datei zur Entscheidung
Eingangsadresse eintragen
Ab dem Tarif Pro bekommt jeder Betrieb eine eigene Eingangsadresse. Gib sie deinen Lieferanten oder lass dein Postfach dorthin weiterleiten – jede E-Rechnung landet dann von selbst in deinem Posteingang. Ohne Pro lädst du die Dateien im Portal hoch, der Rest ist derselbe.
Eingang im Klartext
Der Lotse holt den Datensatz aus XRechnung und ZUGFeRD heraus: Lieferant, Nummer, Betrag, Frist und Bankverbindung stehen in der Eingangsliste als Text da, nicht als XML. Überfällige Posten sind farbig hervorgehoben. Ohne Konto geht dasselbe im Betrachter, Datei für Datei.
Ablegen oder zurückweisen
Original und Mail bleiben unverändert im Archiv – acht Jahre nach § 147 AO, auch bei einer abgelehnten Rechnung. Fehlen Pflichtangaben, verlange eine berichtigte Rechnung, bevor du zahlst: ohne sie gibt es keinen Vorsteuerabzug.
Was eine unvollstaendige Eingangsrechnung kostet
Ohne die Pflichtangaben nach § 14 UStG gibt es keinen Vorsteuerabzug. Bei 19 Prozent auf eine Rechnung über 10.000 Euro sind das 1.900 Euro, die du nachzahlst – und zwar Jahre später bei der Betriebsprüfung, wenn der Lieferant vielleicht nicht mehr existiert.
Häufige Fragen
Was mache ich mit der XML-Datei im Posteingang?
Im Portal steht sie als Eingangsposten mit Lieferant, Betrag und Frist; das Original bleibt daneben unangetastet im Archiv. Wer noch kein Konto hat, wirft eine einzelne Datei in unseren kostenlosen E-Rechnungs-Betrachter – dort wird sie angezeigt und nicht gespeichert.
Darf ich eine E-Rechnung zurückweisen?
Fehlen Pflichtangaben, kannst du eine berichtigte Rechnung verlangen; ohne sie steht dir der Vorsteuerabzug nicht zu. Besser ist es, konkret zu benennen, was fehlt, statt pauschal abzulehnen. Das beschleunigt die Korrektur erheblich.
Worin unterscheiden sich XRechnung und ZUGFeRD beim Empfang?
Die XRechnung ist reines XML und ohne Hilfsmittel nicht lesbar. ZUGFeRD kommt als PDF, das sich normal öffnen lässt und den Datensatz zusätzlich eingebettet trägt. Für die Buchhaltung ist in beiden Fällen der Datensatz maßgeblich.
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