Formate & Technik
Anhänge in der E-Rechnung: was erlaubt ist
Sechs Dateitypen, ein Feld namens BT-125 und eine Regel zu Dateinamen, die niemand erwartet. Warum der Link ins Kundenportal die Rechnung nicht rettet.
7 Minuten Lesezeit
Wiederkehrende Rechnungen: Miete, Wartung und Abos automatisch stellen
Manche Rechnungen ändern sich nie: die Miete für das Lager, die Wartungspauschale, das monatliche Betreuungshonorar. Sie jeden Monat neu zu tippen ist verlorene Zeit — und die häufigste Ursache dafür, dass eine davon schlicht vergessen wird. Hier steht, wie eine Serie im Rechnungslotse läuft und was das Umsatzsteuerrecht bei Dauerschuldverhältnissen verlangt, denn das ist etwas anderes als „einmal im Monat dasselbe verschicken“.
1×E-Rechnung genügt bei Dauerverträgen
Server in Deutschland
Betrieb und Datenbank stehen in einem deutschen Rechenzentrum.
Geprüft nach EN 16931
Jede Rechnung läuft vor der Ausgabe durch den Prüfdienst des Mustangprojekts.
Keine KI-Dienste
Rechnungsdaten werden an niemanden weitergegeben, auch nicht an ein Sprachmodell.
Ohne Anmeldung nutzbar
Die ersten drei Rechnungen im Monat brauchen weder Konto noch E-Mail-Adresse.
Worauf es hier ankommt
Dauerrechnung und Serienrechnung sind nicht dasselbe
Eine Serienrechnung ist eine organisatorische Erleichterung: Dieselbe Rechnung entsteht in festem Takt neu, jede mit eigener Nummer und eigenem Leistungszeitraum. Eine Dauerrechnung ist ein steuerlicher Begriff und meint das Gegenteil — EIN Dokument, das für einen ganzen Zeitraum gilt, typischerweise bei Miete oder Wartung. Beides ist zulässig, beides wird hier unterstützt, aber die Regeln unterscheiden sich. Wer eine Dauerrechnung will, stellt sie einmal; wer eine Serie will, lässt sie laufen.
Bei Dauerverträgen genügt EINE E-Rechnung
Das ist die Regel, die am meisten Arbeit spart und am wenigsten bekannt ist. Nach dem BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 reicht es bei Dauerschuldverhältnissen, wenn für den ersten Teilleistungszeitraum eine E-Rechnung ausgestellt wird — vorausgesetzt, der zugrundeliegende Vertrag ist als Anhang eingebettet oder es geht aus dem übrigen Inhalt hervor, dass es sich um eine Dauerrechnung handelt. Für die folgenden Monate braucht es keine weitere. Der Zahlungsbeleg belegt dann den jeweiligen Leistungszeitraum.
Neu wird sie erst, wenn sich etwas Steuerliches ändert
Ändern sich die umsatzsteuerrechtlich relevanten Angaben — die klassische Mieterhöhung, ein anderer Steuersatz, eine neue Anschrift des Leistungsempfängers —, muss eine neue E-Rechnung diese Änderung abbilden. Solange nichts davon passiert, läuft die alte weiter. Das ist der Grund, warum eine Dauerrechnung sauber archiviert gehört: Man braucht sie erst wieder, wenn sich nach Jahren etwas ändert.
Alte Dauerrechnungen auf Papier bleiben gültig
Für Dauerrechnungen, die vor dem 1. Januar 2027 als sonstige Rechnung erteilt wurden — also als PDF oder auf Papier —, muss keine zusätzliche E-Rechnung ausgestellt werden, solange sich die Rechnungsangaben nicht ändern. Wer heute einen Mietvertrag mit Papierdauerrechnung von 2019 hat, muss also nicht rückwirkend umstellen. Erst die nächste Änderung löst die Pflicht aus.
Was der Lotse dabei NICHT tut
Er zieht kein Geld ein. Eine Serie erzeugt Rechnungen, keine Lastschriften — SEPA-Mandate, Einzugsermächtigungen und Zahlungsabwicklung bleiben bei deiner Bank. Und er entscheidet nicht, ob dein Vertrag ein Dauerschuldverhältnis ist; das steht im Vertrag und ist im Zweifel eine Frage für das Steuerbüro.
Von der Vorlage zur Serie
Eine Rechnung zur Vorlage machen
Nimm eine Rechnung, die genau so jeden Monat rausgeht, und markiere sie als Serie. Kunde, Positionen, Zahlungsziel und Vorlage bleiben, nur Nummer, Datum und Leistungszeitraum wandern weiter.
Takt und Ende festlegen
Monatlich, vierteljährlich oder jährlich, mit Startdatum und optionalem Ende. Die Nummer zieht der reguläre Nummernkreis — eine Serie bekommt keinen eigenen, sonst reißt die lückenlose Folge nach § 14 Abs. 4 Nr. 4 UStG.
Der Lotse stellt sie zu
Am Stichtag entsteht die Rechnung, wird gegen EN 16931 geprüft und liegt als XRechnung, ZUGFeRD und PDF bereit. Mit eigenem Postausgang geht sie direkt an den Kunden; sonst wartet sie in der Liste auf deinen Klick.
Was eine vergessene Dauerrechnung kostet
Wer eine Miete oder Wartung vereinbart hat und keine ordnungsgemäße Rechnung stellt, nimmt seinem Kunden den Vorsteuerabzug — und weist die Steuer trotzdem aus, sobald das Geld fließt. Bei einer Wartungspauschale von 400 Euro im Monat sind das 912 Euro Vorsteuer im Jahr, um die dein Kunde sich beim nächsten Jahresabschluss meldet.
Häufige Fragen
Muss eine Dauerrechnung jeden Monat neu als E-Rechnung kommen?
Nein. Bei Dauerschuldverhältnissen genügt eine E-Rechnung für den ersten Teilleistungszeitraum, wenn der Vertrag als Anhang eingebettet ist oder aus dem Inhalt hervorgeht, dass es sich um eine Dauerrechnung handelt. Erst wenn sich umsatzsteuerlich relevante Angaben ändern — etwa bei einer Mieterhöhung —, ist eine neue fällig.
Bekommt jede Rechnung einer Serie eine eigene Nummer?
Ja, aus demselben fortlaufenden Nummernkreis wie alle anderen. Ein eigener Kreis nur für die Serie wäre der schnellste Weg zu einer Lücke, und lückenlos fortlaufend verlangt § 14 Abs. 4 Nr. 4 UStG ausdrücklich.
Was passiert, wenn ich einen Kunden mitten in der Serie kündige?
Du setzt ein Enddatum, dann läuft die Serie bis dahin und stoppt. Bereits erzeugte Rechnungen bleiben bestehen — eine gestellte Rechnung verschwindet nicht dadurch, dass der Vertrag endet; sie wird bei Bedarf storniert.
Kann ich den Vertrag an die Rechnung hängen?
Ja. Die ZUGFeRD-Datei nimmt Anhänge auf, und genau das verlangt die Erleichterung für Dauerrechnungen. Bei einer reinen XRechnung an eine Behörde gelten allerdings strengere Grenzen für Anhänge.
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