Anhänge in der E-Rechnung: was erlaubt ist

Kurz: Der Stundennachweis gehört als Datei in die E-Rechnung hinein, nicht als zweiter Anhang daneben in dieselbe Mail. XRechnung lässt dafür genau sechs Dateitypen zu — PDF, PNG, JPEG, CSV, XLSX und ODS —, die base64-codiert in das Feld BT-125 wandern. Ein Link auf ein Kundenportal ist im Datenmodell zwar vorgesehen, erfüllt aber nach dem BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 die Anforderungen des § 14 Abs. 1 Satz 3 UStG nicht.

Welche Dateitypen darf ein Anhang haben?

Die Spezifikation XRechnung 3.0.2 legt sechs MIME-Typen fest, die ein Rechnungsempfänger annehmen und verarbeiten können muss:

Was nicht geht: .docx, .zip, .eml, .heic, .odt. Ein Word-Dokument als Anhang ist kein Grenzfall, sondern schlicht unzulässig. XML ist nur in der Extension der XRechnung erlaubt (Regel BR-DEX-01), nicht in der normalen Ausprägung.

Der praktische Ärger sitzt bei .heic: Das ist seit Jahren das Standardformat der iPhone-Kamera. Wer ein Foto direkt aus dem Telefon anhängt, produziert einen Anhang, den der Empfänger nicht annehmen muss. Vorher in JPEG umwandeln — oder gleich als PDF scannen.

Wo im XML steht der Anhang?

In der Gruppe BG-24 („Additional supporting documents"). Sie kann mehrfach vorkommen, einmal je Beleg:

In UBL sieht eine Gruppe so aus:

<cac:AdditionalDocumentReference>
  <cbc:ID>STZ-2026-04</cbc:ID>
  <cbc:DocumentDescription>Stundennachweis April 2026</cbc:DocumentDescription>
  <cac:Attachment>
    <cbc:EmbeddedDocumentBinaryObject
      mimeCode="application/pdf"
      filename="stundennachweis-2026-04.pdf">JVBERi0xLjQKJ…</cbc:EmbeddedDocumentBinaryObject>
  </cac:Attachment>
</cac:AdditionalDocumentReference>

In CII heißt die Gruppe ram:AdditionalReferencedDocument, die Datei steckt in ram:AttachedSpecifiedBinaryFile.

Wie bei anderen optionalen Gruppen gilt: entweder mit Inhalt oder gar nicht. Eine BG-24 ohne BT-122 ist kein „noch nicht ausgefüllt", sondern ein Fehler — dieselbe Logik wie bei den leeren Lieferangaben.

Warum der Link ins Portal die Rechnung nicht rettet

BT-124 nimmt eine Adresse statt einer Datei auf. Das Rechnungsportal des Bundes benutzt das sogar aktiv: Anlagen bis 15 MB gehen dort direkt als BT-125 in die Rechnung, „Große Anlagen" bis 200 MB landen auf einem externen Speicher, und in BT-124 steht nur der Link.

Zwei Gründe, sich darauf nicht zu verlassen:

Erstens die Frist. Die Große Anlage steht dem Empfänger 60 Tage zum Herunterladen bereit, einmal um weitere 60 Tage verlängerbar. Aufbewahren musst du die Rechnung acht Jahre, gerechnet ab dem Schluss des Kalenderjahres der Ausstellung (§ 14b Abs. 1 UStG) — in Summe also bis zu neun Jahre. Der Link ist damit für rund 96 % der Aufbewahrungsfrist tot. Wer eine Betriebsprüfung im vierten Jahr bekommt, hat einen Beleg, der auf ein leeres Verzeichnis zeigt.

Zweitens das Umsatzsteuerrecht. Abschnitt 14.5 Abs. 15 UStAE sagt seit Oktober 2025 wörtlich: Ein enthaltener Link auf ein externes Ziel erfüllt nicht die Voraussetzungen nach § 14 Abs. 1 Satz 3 UStG. Alles, was der Rechnung an Substanz fehlt, kann ein Link nicht nachreichen.

Fazit: BT-124 taugt für Bequemlichkeit, nicht für Beweis. Was du wirklich brauchst, gehört in BT-125 — und in dein eigenes Archiv.

Was darf überhaupt in den Anhang und was nicht?

Die Grenze verläuft zwischen Pflichtangabe und Erläuterung, und sie ist im BMF-Schreiben scharf gezogen (Randnummer 35):

• Alle Pflichtangaben nach §§ 14, 14a UStG müssen im strukturierten Teil stehen. Ein bloßer Verweis auf eine Anlage genügt nicht, weil dann keine elektronische Verarbeitung möglich ist.
• Die Leistungsbeschreibung im strukturierten Teil muss eine eindeutige und leicht nachprüfbare Feststellung der Leistung ermöglichen.
• Ergänzende Angaben dürfen dagegen in den Anhang. Das Schreiben nennt als Beispiel ausdrücklich „eine Aufschlüsselung von Stundennachweisen in einer PDF-Datei".

Für eine Handwerkerrechnung heißt das konkret:

Genauso beim Leistungszeitpunkt: Der gehört nach § 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 6 UStG auf jede Rechnung und in der E-Rechnung in das Feld BT-72 beziehungsweise als Zeitraum in BT-73/BT-74 — nicht auf den Stundenzettel im Anhang. Für sonstige Rechnungen auf Papier durfte das Datum noch aus einem Lieferschein hervorgehen; in der E-Rechnung muss es strukturiert vorliegen.

BR-DE-22: die Regel, die an einem Buchstaben hängt

Die Dateinamen aller Anhänge einer Rechnung müssen eindeutig sein — und zwar nicht case-sensitiv. Die Endung zählt dabei zum Namen.

Das klingt nach einer Formalie und ist in der Praxis der zweithäufigste Grund, warum eine Rechnung mit mehreren Nachweisen abgelehnt wird:

Stundenzettel.pdf    ← Anhang 1
stundenzettel.pdf    ← Anhang 2, gleicher Name, Prüfung schlägt an

Der Klassiker dahinter ist ein Export, der jede Anlage anlage.pdf nennt. Drei Monate Regie, drei Anlagen, ein Dateiname — die Datei fällt durch, und in der Fehlermeldung steht nur eine Regelkennung.

XRechnung hat mehrere solcher Regeln, die an etwas hängen, das man beim Ansehen der Datei nicht bemerkt. Die bekannteste ist der Zeilenumbruch hinter dem Skonto-Block; die Dateinamen der Anhänge sind die zweite. Beide findet man nicht durch Nachdenken, nur durch Prüfen.

Wie groß darf ein Anhang sein?

Die Norm selbst nennt keine Grenze — die Empfänger tun es. Im Rechnungsportal des Bundes liegt sie bei 15 MB für eingebettete Anhänge. Andere Portale und Mailserver sind strenger.

Dabei ist ein Rechenschritt wichtig, den viele übersehen: Base64 vergrößert die Datei um ein Drittel. Drei Byte werden zu vier Zeichen. Ein PDF von 11 MB belegt im XML rund 14,7 MB, dazu kommt der Rest der Rechnung. Wer bei 12 MB Ausgangsdatei denkt, er liege unter der Grenze, reißt sie.

Die Konsequenz ist unspektakulär und wirkt sofort: Nachweise als PDF in Graustufen scannen statt als Handyfotos anhängen. Sechs abfotografierte Stundenzettel sind schnell 24 MB. Dieselben sechs Blätter als Graustufen-PDF liegen bei unter einem Megabyte — und sind für den Empfänger besser lesbar.

Und bei ZUGFeRD?

Dort gibt es zwei mögliche Orte für denselben Beleg: Das PDF/A-3 kann weitere Dateien einbetten, und der CII-Datensatz kann sie zusätzlich in BT-125 tragen. Verlass dich nicht darauf, dass der Empfänger beides ansieht — wer den Datensatz automatisch verarbeitet, liest nur das XML. Wenn der Nachweis ankommen soll, gehört er in BT-125.

Die Rechnung selbst bleibt davon unberührt: Der eingebettete Rechnungsdatensatz muss weiterhin factur-x.xml heißen, ein zusätzlicher Anhang ändert daran nichts. Mehr zur Bauweise beider Formate steht in XRechnung oder ZUGFeRD.

So prüfst du, ob der Anhang wirklich drin ist

Ein PDF, das in der Mail hängt, sagt nichts darüber, ob es auch im Datensatz steckt. Zwei Schritte, beide ohne Anmeldung:

1. Datei in den E-Rechnungs-Anzeiger ziehen und nachsehen, ob die Gruppe BG-24 vorhanden ist und welchen Dateinamen sie trägt.
2. Datei durch den E-Rechnungs-Validator schicken — er meldet unzulässige MIME-Typen und doppelte Dateinamen, bevor der Empfänger es tut.

Kurz zusammengefasst

• Erlaubt sind sechs Dateitypen: PDF, PNG, JPEG, CSV, XLSX, ODS. Kein Word, kein ZIP, kein HEIC.
• Der Anhang steckt in BG-24, die Datei selbst base64-codiert in BT-125 mit MIME-Typ und Dateinamen.
• Dateinamen müssen innerhalb einer Rechnung eindeutig sein, ohne Rücksicht auf Groß- und Kleinschreibung (BR-DE-22).
• Base64 macht die Datei um ein Drittel größer — bei einer 15-MB-Grenze zählt das.
• Pflichtangaben gehören nie in den Anhang. Erläuterungen dürfen dorthin.
• Ein Link in BT-124 ersetzt keine Pflichtangabe und überlebt die Aufbewahrungsfrist nicht.

Stand: Juli 2026. Grundlage sind die Spezifikation XRechnung 3.0.2 (BG-24, BT-122 bis BT-125, BR-DE-22, BR-DEX-01), der Leitfaden für Rechnungsversender der OZG-RE in Version 2.4 und das BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 (Randnummer 35, Abschnitt 14.5 Abs. 15 UStAE). Fachlich recherchiert, aber keine Steuerberatung.