Rechnungslexikon
Die Begriffe, die auf jeder Rechnung vorkommen, kurz erklärt. Jeder Eintrag nennt seine Rechtsgrundlage mit Paragraf, den Fall aus der Praxis und das, was in einer XRechnung oder ZUGFeRD-Datei daraus wird. Wie sie auf einem Blatt zusammenkommen, zeigt die Anleitung zum Rechnungschreiben.
Pflichtangaben
- RechnungsadresseDie Anschrift, an die abgerechnet wird – sie darf von der Lieferanschrift abweichen und muss vollständig sein.
- RechnungsnummerFortlaufend und einmalig – die einzige Pflichtangabe, die man selbst erfindet.
- Rechnung auf EnglischErlaubt und üblich – das Finanzamt darf aber eine Übersetzung verlangen.
- Aufbewahrungsfrist für RechnungenAcht Jahre für Rechnungen und Buchungsbelege, zehn für Bücher und Abschlüsse.
- LeistungsdatumWann geliefert oder geleistet wurde – eine Pflichtangabe, die oft fehlt.
- Rechnung im KleingewerbeDieselben zehn Pflichtangaben wie bei jedem Unternehmen – Kleingewerbe ändert daran nichts.
- Rechnung an PrivatpersonenDieselben Pflichtangaben, aber nie eine E-Rechnungspflicht – und bei Grundstücken zwei Sonderregeln.
- RechnungsprüfungDie Kontrolle einer Eingangsrechnung, bevor sie bezahlt und gebucht wird.
Belegarten
- Proforma-RechnungEin Beleg, der wie eine Rechnung aussieht, aber keine Zahlung auslöst – für Zoll, Muster und Vorabinformation.
- GutschriftZwei völlig verschiedene Dinge tragen denselben Namen: die Abrechnung durch den Kunden und die Rechnungskorrektur.
- LieferscheinBegleitpapier zur Ware, keine Rechnung – aber der Beleg, auf den das Leistungsdatum verweisen darf.
- KleinbetragsrechnungBis 250 Euro brutto genügen vier Angaben statt zehn – und die E-Rechnungspflicht gilt hier nicht.
- AbschlagsrechnungTeilrechnung für erbrachte Leistungsteile – die Schlussrechnung rechnet sie später an.
- BewirtungsbelegDer Nachweis für ein Geschäftsessen: 70 Prozent der Kosten mindern den Gewinn, die Vorsteuer voll.
- EigenbelegDer selbst geschriebene Ersatz für einen fehlenden Beleg – erlaubt, aber nur als Ausnahme.
- QuittungDas schriftliche Empfangsbekenntnis für eine Zahlung – keine Rechnung, aber bis 250 Euro oft beides in einem.
- StornorechnungNimmt eine Rechnung vollständig zurück – mit eigener Nummer und Bezug auf das Original.
- DauerrechnungEine Rechnung für wiederkehrende gleiche Leistungen, meist Miete oder Wartung.
- SammelrechnungFasst mehrere Lieferungen eines Zeitraums in einer Rechnung zusammen.
- HonorarrechnungDie Rechnung eines Freiberuflers – rechtlich nichts Besonderes, praktisch mit drei Eigenheiten.
Beträge und Zahlung
- SkontoPreisnachlass für schnelle Zahlung, meist 2 oder 3 Prozent innerhalb von 7 bis 14 Tagen.
- MahnungDie Aufforderung zu zahlen, nachdem die Rechnung fällig war – sie setzt den Kunden in Verzug.
- Verjährung einer RechnungDrei Jahre, gerechnet ab dem Ende des Jahres, in dem die Forderung entstanden ist.
- ZahlungszielDie Frist, bis zu der gezahlt werden soll – ohne Angabe ist die Rechnung sofort fällig.
- ZahlungserinnerungDer freundliche Hinweis vor der Mahnung – rechtlich dasselbe, im Ton etwas anderes.
Steuer
- Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.)Eigene Nummer für den Handel innerhalb der EU, in Deutschland DE gefolgt von neun Ziffern.
- Reverse-Charge-VerfahrenNicht der Verkäufer führt die Umsatzsteuer ab, sondern der Kunde – die Rechnung bleibt netto.
- UmsatzsteuervoranmeldungDie regelmäßige Meldung ans Finanzamt, monatlich oder quartalsweise, immer bis zum 10.
- VorsteuerabzugDie gezahlte Umsatzsteuer aus Eingangsrechnungen vom eigenen Steuerbetrag abziehen.
- Ist-VersteuerungDie Umsatzsteuer wird erst fällig, wenn der Kunde gezahlt hat – nicht schon mit der Rechnung.
- Umsatzsteuersatz19 Prozent im Regelfall, 7 Prozent für eine abschließend aufgezählte Liste.
Und wenn die Rechnung abgelehnt wurde?
Dann nennt die Ablehnung eine Prüfregel wie BR-DE-15. Die Fehlerdatenbank erklärt jede einzeln, mit Ursache, Lösung und dem, was der Empfänger sieht.