Rechnung auf Englisch

• Rechnung: invoice – Rechnungsnummer: invoice number – Rechnungsdatum: invoice date
• Leistungsdatum: date of supply oder delivery date – Fälligkeitsdatum: due date
• Nettobetrag: net amount – Umsatzsteuer: VAT (value added tax) – Bruttobetrag: groß amount oder total amount due
• USt-IdNr.: VAT identification number oder VAT ID – Steuernummer: tax number
• Zahlungsziel: payment terms – Skonto: early payment discount oder cash discount
• Gutschrift im Sinne der Selbstfakturierung: self-billed invoice – Rechnungskorrektur: credit note
• Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers: reverse charge

Alle zehn aus § 14 Abs. 4 UStG. Die Sprache ändert nichts am Inhalt: vollständige Namen und Anschriften, Steuernummer oder USt-IdNr., Datum, fortlaufende Nummer, Menge und Art, Leistungszeitpunkt, Entgelt nach Steuersätzen, Steuersatz und Steuerbetrag, Hinweise auf Befreiungen.

Ein Sonderfall ist das Wort „Gutschrift“: § 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 10 UStG verlangt es bei Selbstfakturierung. Die Finanzverwaltung akzeptiert die Fassungen in anderen Amtssprachen der EU, für Englisch also „self-billing“.

Bei Kunden im Ausland, weil die Buchhaltung dort sonst übersetzen lassen muss – das kostet Zeit und verzögert die Zahlung.

Bei deutschen Konzerntöchtern mit englischsprachiger Buchhaltung. Rechtlich ist das unproblematisch, solange die Pflichtangaben stimmen.

Nicht nötig ist eine zweisprachige Rechnung. Sie wird lang, und im Streitfall muss trotzdem entschieden werden, welche Fassung gilt.

In EN 16931 ist die Sprache kein eigenes Feld. Die Struktur ist ohnehin englisch benannt („Invoice“, „Seller“, „Buyer“), und die Bezeichnungen der Felder haben nichts mit der Sprache der Freitexte zu tun.

Was übersetzt werden muss, sind nur die Freitexte: Positionsbezeichnungen (BT-153), Zahlungsbedingungen (BT-20), Bemerkungen (BT-22).

Das PDF einer ZUGFeRD-Datei zeigt die Sprache, die der Erzeuger gewählt hat. Der strukturierte Teil bleibt davon unberührt – ein englisches PDF mit deutschen XML-Freitexten ist zulässig, verwirrt aber jeden, der beides ansieht.

• E-Rechnung ins Ausland: gilt die Pflicht?
• E-Rechnung in Fremdwährung

Muss ich meine Rechnung übersetzen lassen, wenn das Finanzamt fragt?

Ja, auf Verlangen. Die Behörde kann nach § 87 Abs. 2 AO eine Übersetzung fordern und dafür eine Frist setzen. Beglaubigt muss sie nur sein, wenn das ausdrücklich verlangt wird.

Darf ich Beträge in Fremdwährung ausweisen?

Ja, aber der Steuerbetrag muss zusätzlich in Euro angegeben werden. In der XRechnung erzwingt das die Regel BR-53.

Gilt das auch für Kleinunternehmer?

Ja. Der Hinweis auf § 19 UStG sollte dann verständlich übersetzt werden, etwa „VAT exempt under the small business regulation, section 19 German VAT Act“.

• Reverse-Charge-VerfahrenNicht der Verkäufer führt die Umsatzsteuer ab, sondern der Kunde – die Rechnung bleibt netto.
• Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.)Eigene Nummer für den Handel innerhalb der EU, in Deutschland DE gefolgt von neun Ziffern.
• RechnungsadresseDie Anschrift, an die abgerechnet wird – sie darf von der Lieferanschrift abweichen und muss vollständig sein.