Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.)

Jeder, der Waren oder Leistungen an Unternehmen in anderen EU-Staaten verkauft oder von dort bezieht. Ohne sie lässt sich weder eine innergemeinschaftliche Lieferung steuerfrei abrechnen noch das Reverse-Charge-Verfahren anwenden.

Rein inländisch tätige Betriebe brauchen sie nicht. Viele beantragen sie trotzdem, weil sie auf der Rechnung die Steuernummer ersetzen darf – und die Steuernummer verrät das zuständige Finanzamt.

Kostenlos beim Bundeszentralamt für Steuern, online über das Formular „Vergabe der USt-IdNr.“. Wer sich neu beim Finanzamt anmeldet, kann sie im Fragebogen zur steuerlichen Erfassung gleich mit beantragen.

Die Bearbeitung dauert in der Regel wenige Tage bis einige Wochen. Ein Anruf beschleunigt nichts, telefonische Auskünfte gibt das Amt zur Vergabe nicht.

Weil die Steuerfreiheit der innergemeinschaftlichen Lieferung daran hängt. Stellt sich später heraus, dass die Nummer ungültig war, schuldet der Verkäufer die Umsatzsteuer – es sei denn, er kann eine qualifizierte Bestätigung zum Zeitpunkt des Umsatzes vorlegen.

Die einfache Bestätigung sagt nur, ob die Nummer gültig ist. Die qualifizierte Bestätigung prüft zusätzlich Name und Anschrift und ist die, die im Zweifel zählt. Beide gibt es beim Bundeszentralamt für Steuern, die EU-weite Abfrage läuft über das System VIES.

Eine von beiden genügt. § 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 2 UStG verlangt „die dem leistenden Unternehmer vom Finanzamt erteilte Steuernummer oder die ihm vom Bundeszentralamt für Steuern erteilte Umsatzsteuer-Identifikationsnummer“.

Bei Rechnungen ins EU-Ausland muss die USt-IdNr. drauf, und zwar von beiden Seiten. Bei Reverse Charge ist das zwingend, weil der Kunde die Steuer schuldet und das nachweisen können muss.

In der XRechnung stehen die Nummern getrennt: BT-31 trägt die USt-IdNr. des Verkäufers, BT-32 seine Steuernummer, BT-48 die USt-IdNr. des Käufers.

Fehlt bei Reverse Charge die Nummer des Käufers, fällt die Datei durch die Prüfung – die Regel BR-CO-9 verlangt bei jeder USt-IdNr. ausserdem ein gültiges Länderpräfix.

Der Rechnungslotse prüft die Prüfziffer beim Eintragen und fragt auf Wunsch das EU-System ab, bevor die Rechnung entsteht.

• USt-IdNr. kostenlos prüfen – Prüfziffer und EU-Abfrage
• Alle Pflichtangaben nach § 14 UStG

Ist die USt-IdNr. dasselbe wie die Steuernummer?

Nein. Die Steuernummer kommt vom Finanzamt und hat je nach Bundesland ein eigenes Format, die USt-IdNr. kommt vom Bundeszentralamt für Steuern und beginnt immer mit DE. Man kann beide haben.

Bekommen Kleinunternehmer eine USt-IdNr.?

Ja. Wer die Kleinunternehmerregelung nutzt, kann eine beantragen und braucht sie, sobald er Leistungen aus dem EU-Ausland bezieht – dann schuldet er die Steuer als Leistungsempfänger.

Was heißt „qualifizierte Bestätigung“?

Die Abfrage prüft nicht nur, ob die Nummer existiert, sondern auch, ob Name und Anschrift zu ihr passen. Nur sie taugt als Nachweis, wenn das Finanzamt später fragt.

• Reverse-Charge-VerfahrenNicht der Verkäufer führt die Umsatzsteuer ab, sondern der Kunde – die Rechnung bleibt netto.
• Rechnung auf EnglischErlaubt und üblich – das Finanzamt darf aber eine Übersetzung verlangen.
• Proforma-RechnungEin Beleg, der wie eine Rechnung aussieht, aber keine Zahlung auslöst – für Zoll, Muster und Vorabinformation.