Die kurze Antwort: An Behörden schickst du XRechnung, an Unternehmen ZUGFeRD. Die lange Antwort erklärt, warum es zwei Formate für dieselbe Norm gibt — und warum das für dich weniger Aufwand bedeutet, als es klingt.
Der Unterschied in einem Satz
XRechnung ist eine Datei für Maschinen. ZUGFeRD ist eine Datei für Maschinen und Menschen.
Eine XRechnung ist eine reine XML-Datei. Öffnest du sie im Browser, siehst du Tags. Ein ZUGFeRD-Dokument ist ein PDF/A-3, in das dieselbe Information zusätzlich als XML eingebettet ist. Dein Kunde sieht das Rechnungsbild, das er kennt; seine Buchhaltungssoftware liest den Datensatz daraus aus.
Beide erfüllen die europäische Norm EN 16931 und gelten damit als E-Rechnung im Sinne von § 14 UStG.
Warum es überhaupt zwei gibt
EN 16931 beschreibt, welche Informationen eine Rechnung enthalten muss — nicht, wie die Datei aussieht. Für die Umsetzung erlaubt die Norm zwei Syntaxen:
- UBL (Universal Business Language)
- CII (UN/CEFACT Cross Industry Invoice)
XRechnung nutzt beide (in der Praxis überwiegend UBL), ZUGFeRD nutzt CII. Dazu kommt: Die Norm lässt Spielräume, die jedes Land für sich schließt. Die deutsche Ausprägung heißt CIUS und ist genau das, was „XRechnung" ausmacht — eine Verschärfung der Norm, die zum Beispiel die Leitweg-ID zur Pflicht macht.
ZUGFeRD wiederum entstand aus einem anderen Bedürfnis: Unternehmen wollten den Umstieg, ohne ihren Kunden das gewohnte Rechnungsbild wegzunehmen. Deshalb der Hybrid.
Die Entscheidung
| Empfänger | Format | Warum |
|---|---|---|
| Bund, Länder, Kommunen | XRechnung | Die Rechnungsportale verlangen reines XML und eine Leitweg-ID |
| Unternehmen mit moderner Buchhaltung | ZUGFeRD oder XRechnung | Beides wird eingelesen |
| Unternehmen ohne E-Rechnungs-Software | ZUGFeRD | Sieht aus wie ein PDF, erfüllt trotzdem die Pflicht |
| Privatkunden (B2C) | PDF genügt | Die Pflicht gilt nur im B2B |
| Unbekannt | ZUGFeRD | Funktioniert in jedem Fall — im Zweifel wird das PDF gelesen |
Die Faustregel: Wenn du nicht weißt, was der Empfänger verarbeiten kann, nimm ZUGFeRD. Es ist der einzige Weg, der auch dann funktioniert, wenn auf der Gegenseite jemand die Rechnung ausdruckt.
Beide Formate laufen durch dieselben Prüfregeln — was dabei anschlägt, steht in der Fehlerdatenbank. Die häufigste Meldung bei einem Formatwechsel ist BR-DE-21: Die Datei sagt nicht, nach welcher Fassung sie gebaut ist.
Die Profil-Falle bei ZUGFeRD
ZUGFeRD kennt mehrere Profile, die sich im Umfang der eingebetteten Daten unterscheiden. Das ist der Punkt, an dem in der Praxis am häufigsten etwas schiefgeht:
| Profil | Als E-Rechnung nach § 14 UStG zulässig? |
|---|---|
| MINIMUM | Nein — enthält nur Buchungsdaten, keine vollständige Rechnung |
| BASIC WL | Nein — ohne Positionsdaten |
| BASIC | Ja |
| EN 16931 (früher COMFORT) | Ja — die empfohlene Wahl |
| EXTENDED | Ja |
| XRECHNUNG | Ja — die XRechnung-CIUS im CII-Gewand |
Bekommst du ein ZUGFeRD im Profil MINIMUM, hast du rechtlich eine sonstige Rechnung erhalten, kein strukturiertes Dokument. Umgekehrt gilt: Wer ZUGFeRD verschickt, sollte mindestens das Profil EN 16931 verwenden. Rechnungslotse erzeugt genau dieses.
ZUGFeRD und Factur-X sind dasselbe
Ein Nebenschauplatz, der oft für Verwirrung sorgt: Factur-X ist der französische Name für
dieselbe Spezifikation. ZUGFeRD 2.x und Factur-X 1.x sind technisch identisch; die
eingebettete Datei heißt seit ZUGFeRD 2.1 in beiden Fällen factur-x.xml. Eine deutsche
ZUGFeRD-Rechnung wird in Frankreich gelesen und umgekehrt.
Ein Detail, an dem man alte Erzeuger erkennt: ZUGFeRD 2.0 hieß der Anhang noch
zugferd-invoice.xml. Wer heute noch so ausliefert, riskiert, dass moderne Lesesoftware den
Datensatz übersieht — sie sucht factur-x.xml.
Woran du eine gültige Datei erkennst
Verlass dich nicht auf das Aussehen. Ein PDF mit der Aufschrift „ZUGFeRD" ist noch keine E-Rechnung; entscheidend ist, ob das eingebettete XML der Norm entspricht und alle Pflichtangaben trägt. Genauso kann eine XRechnung syntaktisch korrekt und trotzdem ungültig sein — etwa weil die Käuferreferenz fehlt oder Steuerbetrag und Bemessungsgrundlage nicht zusammenpassen.
Die Prüfung übernehmen Validatoren, die neben dem XML-Schema auch die Schematron-Regeln der KoSIT anwenden. Typische Befunde:
BR-CO-15— Der Bruttobetrag ist nicht die Summe aus Netto und Steuer.BR-DE-15— Die Käuferreferenz (Leitweg-ID) fehlt.BR-E-10— Bei steuerbefreiten Positionen fehlt der Befreiungsgrund im Klartext.BR-CO-17— Der Steuerbetrag je Gruppe passt nicht zum Steuersatz. Fast immer die Folge davon, dass je Position statt je Steuergruppe gerundet wurde.
Diese Prüfung läuft bei uns vor jedem Download; was durchfällt, wird nicht ausgeliefert. Fremde Dateien kannst du mit dem E-Rechnungs-Validator prüfen — kostenlos, und die Datei wird nach der Prüfung sofort gelöscht.
Musst du dich wirklich entscheiden?
Nein. Die Formate unterscheiden sich in der Verpackung, nicht im Inhalt: Dieselben Rechnungsdaten lassen sich als UBL und als CII ausdrücken. Deshalb erzeugt Rechnungslotse aus einem Durchgang alle drei Ausgaben — XRechnung für die Behörde, ZUGFeRD für den Betrieb, PDF fürs eigene Archiv. Du wählst im letzten Schritt, was du herunterlädst.
Stand: Juli 2026 (XRechnung 3.0, ZUGFeRD 2.5). Fachlich recherchiert, aber keine Steuerberatung.