ZUGFeRD-Rechnung erstellen: drei Wege

Kurz: Eine ZUGFeRD-Rechnung ist ein ganz normales PDF, an dem eine XML-Datei hängt. Der Mensch sieht das gewohnte Blatt, die Buchhaltungssoftware des Empfängers liest die Anlage. Eine Datei, zwei Leser.

Das ist der ganze Trick, und er erklärt, warum ZUGFeRD im Geschäft zwischen Unternehmen verbreiteter ist als die XRechnung: Niemand muss sein Layout aufgeben, und niemand bekommt eine Datei, die er nicht öffnen kann.

Wenn du dein Rechnungsblatt behalten willst, brauchst du dafür keine neue Software – PDF in ZUGFeRD umwandeln macht genau diesen einen Schritt, ohne Konto.

Was steckt konkret in der Datei?

Zwei Dinge, fest verbunden:

• Das sichtbare Blatt. Dein Briefkopf, deine Positionen, dein Zahlungshinweis. Genau das, was du heute schon verschickst.
• Der Datensatz. Eine XML-Datei namens factur-x.xml, eingebettet als Anhang. Sie enthält dieselbe Rechnung noch einmal, aber in Feldern statt in Zeilen: Rechnungsnummer als BT-1, Rechnungsdatum als BT-2, jeder Betrag an seinem Platz.

Damit das Anhängen überhaupt erlaubt ist, muss das PDF ein PDF/A-3 sein. Das ist die Archivfassung des Formats, und nur sie darf Dateien mitführen. Ein gewöhnliches PDF kann das nicht – deshalb wandelt jedes Werkzeug, das ZUGFeRD erzeugt, dein Dokument zuerst nach PDF/A-3 um.

Was hat der Empfänger davon?

Er muss nichts abtippen. Sein Programm liest die Anlage, legt die Rechnung an, prüft die Beträge und schlägt die Buchung vor. Was heute ein Mensch aus dem Blatt herausliest, holt sich die Software in einem Zug.

Und wenn sein Programm ZUGFeRD nicht kennt, öffnet er einfach das PDF. Nichts geht verloren. Genau das unterscheidet ZUGFeRD von einer reinen XRechnung, die ohne Betrachter nach Rohtext aussieht.

Ist ZUGFeRD eine echte E-Rechnung nach dem Gesetz?

Ja, wenn zwei Bedingungen erfüllt sind.

Erstens muss der Datensatz der Norm EN 16931 entsprechen. Das Gesetz verlangt seit 2025 ein strukturiertes Format, das dieser europäischen Norm folgt; ein PDF allein erfüllt das nicht, auch kein besonders ordentliches.

Zweitens muss das Profil stimmen. ZUGFeRD gibt es in mehreren Ausbaustufen, und die beiden kleinsten reichen nicht:

Bekommst du eine Datei im Profil MINIMUM, hast du rechtlich eine sonstige Rechnung erhalten, kein strukturiertes Dokument. Welches Profil wann passt und warum ZUGFeRD und Factur-X dasselbe sind, steht in XRechnung oder ZUGFeRD.

Wie entsteht so eine Datei?

Drei Wege, und sie unterscheiden sich vor allem darin, wie viel du umstellen musst.

Deine Rechnungssoftware kann es schon. Viele Programme haben seit 2024 einen Haken dafür. Nachsehen lohnt: Der Weg ist der kürzeste, wenn es ihn gibt.

Du behältst dein Blatt und hängst den Datensatz an. Das ist der Fall, wenn deine Rechnung aus Word, aus einer Vorlage oder aus einer Warenwirtschaft kommt, die nichts davon weiß. Du lädst das fertige PDF hoch, trägst die Rechnungsdaten ein, und bekommst dasselbe Dokument mit eingebettetem Datensatz zurück. Genau dafür ist unser Konverter da.

Du schreibst die Rechnung gleich neu. Dann entstehen Blatt und Datensatz in einem Zug aus denselben Eingaben, und du tippst nichts doppelt. Der Rechnungsassistent liefert PDF, ZUGFeRD und XRechnung nebeneinander.

Welcher Weg der richtige ist, hängt an einer Frage: Hast du ein Layout, das bleiben soll? Dann Weg zwei. Wenn nicht, ist Weg drei schneller.

Was ist der häufigste Fehler dabei?

Dass Blatt und Datensatz auseinanderlaufen.

Bei ZUGFeRD im Profil EN 16931 gilt der strukturierte Datensatz als führend. Steht auf dem Papier 1.190 Euro und im XML 1.180, bucht der Empfänger die 1.180 – und niemand merkt es, solange nicht jemand beide Fassungen nebeneinanderlegt. Bei einer Rechnung, die durch die Buchhaltung läuft, fällt so ein Unterschied oft erst bei der Prüfung auf.

Deshalb gehört jede erzeugte Datei einmal durch eine Prüfung, bevor sie hinausgeht. Der E-Rechnungs-Validator liest den eingebetteten Datensatz und meldet jede Abweichung von der Norm mit ihrer Regel-Kennung. Was die Kennungen bedeuten, steht in der Fehlerdatenbank.

Muss ich ab 2027 oder 2028 umstellen?

Empfangen musst du schon länger: Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes inländische Unternehmen E-Rechnungen entgegennehmen können. Ein Postfach genügt dafür.

Ausstellen wird gestaffelt zur Pflicht:

Bis dahin darfst du weiter ein PDF schicken, wenn dein Kunde zustimmt. Die ganze Staffelung mit Paragraphen steht in E-Rechnungspflicht 2027 und 2028.

Der Satz, den man dazu selten liest: Du musst nicht warten. Ein ZUGFeRD-PDF ist für einen Empfänger, der damit nichts anfangen kann, immer noch ein ganz gewöhnliches PDF. Du kannst also heute schon so verschicken, wie du es 2028 musst, ohne jemanden zu überfordern.

Häufige Fragen

Kann ich eine ZUGFeRD-Rechnung einfach per E-Mail schicken? Ja. Es ist eine PDF-Datei im Anhang, mehr braucht es nicht. Ein Portal oder ein besonderer Übertragungsweg ist nur bei öffentlichen Auftraggebern vorgeschrieben; wie das dort läuft, steht in E-Rechnung an Behörden.

Woran erkenne ich, ob ein PDF ZUGFeRD enthält? Im Anhangsbereich deines PDF-Betrachters steht eine Datei namens factur-x.xml oder zugferd-invoice.xml. Bequemer geht es mit dem E-Rechnungs-Viewer: Er zeigt den Inhalt als lesbare Tabelle statt als XML.

Ändert ZUGFeRD etwas an der Aufbewahrung? Ja, und es wird oft übersehen: Aufzubewahren ist die Datei, die du bekommen hast, nicht ein Ausdruck und nicht ein selbst erzeugtes PDF daraus. Was die GoBD dazu verlangt, steht in E-Rechnung aufbewahren.

Was ist mit Kleinunternehmern? Empfangen ja, ausstellen nein – die Ausstellungspflicht gilt für Kleinunternehmer nach § 19 UStG nicht. Freiwillig geht es trotzdem, und manche Kunden fragen ausdrücklich danach. Die Einzelheiten stehen in Kleinunternehmer und E-Rechnung.

Brauche ich für ZUGFeRD eine Leitweg-ID? Nein, die gehört zur XRechnung an öffentliche Auftraggeber. Zwischen Unternehmen wird sie nicht verlangt. Was sie ist und wie ihre Prüfziffer entsteht, steht in Leitweg-ID finden und prüfen.

Kurz zusammengefasst

Eine ZUGFeRD-Rechnung ist dein gewohntes Rechnungsblatt mit einem maschinenlesbaren Datensatz im Gepäck. Sie erfüllt die E-Rechnungspflicht, sobald der Datensatz EN 16931 entspricht und das Profil mindestens BASIC ist. Wer sein Layout behalten will, hängt den Datensatz an ein fertiges PDF; wer ohnehin neu schreibt, lässt beides in einem Zug entstehen. Und in beiden Fällen gilt dieselbe Regel: Was hinausgeht, sollte vorher einmal geprüft worden sein – denn im Zweifel zählt der Datensatz, nicht das Blatt.