Fehlerhafte E-Rechnung und Vorsteuerabzug

Die kurze Antwort: Nicht jeder Fehler in einer E-Rechnung kostet den Vorsteuerabzug. Das BMF unterscheidet seit dem Schreiben vom 15. Oktober 2025 drei Fehlerarten, und eine davon erklärt es ausdrücklich für umsatzsteuerlich unbeachtlich — dazu gehört die fehlende Leitweg-ID, an der in der Praxis die meisten Dateien scheitern. Umgekehrt gibt es Fehler, die der Vorsteuerabzug nicht überlebt, obwohl jeder Validator grün meldet.

Welche drei Fehlerarten unterscheidet das BMF?

Das Schreiben führt die Unterscheidung in den Randnummern 6a, 6b und 35a ein. Sie ist nicht akademisch: Von ihr hängt ab, ob du überhaupt eine Rechnung in der Hand hältst.

Der Unterschied zwischen Zeile eins und Zeile zwei ist der zwischen „unlesbar" und „lesbar, aber unstimmig". Bei einem Formatfehler ist es dabei ausdrücklich egal, welcher Art er ist — sobald die Datei die Anforderungen des § 14 Abs. 1 Satz 6 UStG verfehlt, zählt sie nicht mehr als E-Rechnung.

Warum eine rote Prüfmeldung nicht automatisch teuer ist

Das ist die Passage, die den meisten Ratgebern fehlt. Randnummer 35a sagt wörtlich: Geschäftsregelfehler zu anderen Inhalten — als Beispiel nennt das Schreiben die fehlende Angabe im Feld „BT-10 Buyer reference" — sind umsatzsteuerlich unbeachtlich.

BT-10 ist bei Behördenrechnungen die Leitweg-ID. Fehlt sie, meldet die Prüfung BR-DE-15, und das Rechnungsportal weist die Datei ab. Der Vorsteuerabzug des Empfängers hängt aber nicht daran, weil § 14 Abs. 4 UStG dieses Feld gar nicht kennt. Zwei verschiedene Baustellen: eine Zustellfrage und eine Steuerfrage.

Genauso liegt es bei der E-Mail-Adresse des Empfängers — Pflicht in XRechnung 3.0, im Umsatzsteuerrecht unbekannt.

Umgekehrt: Meldet die Prüfung BR-CO-17, stimmt der ausgewiesene Steuerbetrag nicht zum Steuersatz. Das trifft eine Pflichtangabe nach § 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 8 UStG — hier ist der Vorsteuerabzug tatsächlich in Gefahr.

Die Regel dahinter: Frag bei jedem roten Befund, ob das betroffene Feld in § 14 Abs. 4 oder § 14a UStG steht. Steht es dort nicht, ist der Fehler ein Zustellproblem, kein Steuerproblem.

Der Fehler, den kein Validator findet

Randnummer 35a nennt ausdrücklich den umgekehrten Fall: Ein Inhaltsfehler kann auch vorliegen, wenn formal kein Verstoß gegen die Geschäftsregeln besteht und die Validierung nichts meldet. Das Beispiel im Schreiben ist die Angabe eines fehlerhaften Steuersatzes.

Steht auf einer Handwerkerrechnung 19 % statt der ermäßigten 7 %, ist jede Prüfregel erfüllt: Der Steuerbetrag passt rechnerisch zum Satz, die Summen gehen auf, das XML ist wohlgeformt. Grün auf der ganzen Linie — und trotzdem keine ordnungsmäßige Rechnung.

Dasselbe gilt für die Leistungsbeschreibung, den Leistungszeitpunkt und den Namen des Leistenden. Das Schreiben stellt deshalb klar: Eine Validierung ersetzt nicht die Pflicht des Empfängers, die Rechnung auf Vollständigkeit und Richtigkeit zu prüfen. Sie unterstützt ihn dabei.

Was ist ein Validierungsbericht wert?

Mehr, als die meisten wissen — das ist die praktisch nützlichste Neuerung des Schreibens.

Randnummer 35a hält fest: Ein Unternehmer kann sich bei Beachtung der Sorgfaltspflichten eines ordentlichen Kaufmanns auf das technische Ergebnis einer Validierung durch eine geeignete Prüfanwendung verlassen — bezogen auf Format und Geschäftsregeln. Und dann folgt der Satz, den man sich anstreichen sollte: Zum Nachweis bietet es sich an, den Validierungsbericht aufzubewahren.

Daraus wird ein sehr konkreter Arbeitsschritt:

1. Eingehende E-Rechnung durch eine Prüfanwendung schicken.
2. Den Bericht als Datei zum Beleg legen, nicht in einen separaten Ordner.
3. Beides gemeinsam aufbewahren — acht Jahre nach § 14b Abs. 1 UStG.
4. Den Ablauf in der Verfahrensdokumentation beschreiben, damit er als Verfahren gilt und nicht als Einzelfall.

Der Bericht deckt nur Format und Geschäftsregeln ab. Für den Steuersatz und die Leistungsbeschreibung bleibt es bei der eigenen Prüfung. Aber für alles, was eine Maschine prüfen kann, hast du damit einen datierten Beleg dafür, dass du hingesehen hast. Den E-Rechnungs-Validator kannst du dafür ohne Anmeldung benutzen.

Was gilt, wenn PDF und XML nicht dasselbe sagen?

Bei ZUGFeRD und Factur-X liegen zwei Fassungen derselben Rechnung übereinander: das Rechnungsbild im PDF und der Datensatz im eingebetteten XML. Der neue Abschnitt 14.4 Abs. 4a UStAE regelt, was passiert, wenn beide auseinanderlaufen.

• Stimmen sie überein, ist der Bildteil ein inhaltlich identisches Mehrstück. Kein Problem.
• Weicht der Bildteil ab — etwa eine andere Leistungsbeschreibung oder ein anderer Umsatzsteuerbetrag — kann er eine weitere, sonstige Rechnung darstellen. Dann ist § 14c UStG zu prüfen: Steuer, die zusätzlich ausgewiesen wurde, wird zusätzlich geschuldet.
• Geringfügige technische Abweichungen sind unschädlich: verkürzte Leistungsbeschreibungen aus Darstellungsgründen, Rundungsdifferenzen, ergänzende Hinweise.

Und der Satz, der die Sache für Empfänger entscheidet: Ein Vorsteuerabzug ist nur aus dem strukturierten Rechnungsteil möglich. Was auf dem PDF steht, ist für den Vorsteuerabzug ohne Bedeutung — auch dann, wenn der Sachbearbeiter ausschließlich das PDF ansieht.

Das ist der Grund, das XML wenigstens einmal wirklich anzuschauen, statt dem Rechnungsbild zu vertrauen. Der E-Rechnungs-Anzeiger macht den Datensatz lesbar; warum es zwei Formate mit unterschiedlicher Bauweise gibt, steht in XRechnung oder ZUGFeRD.

Wie wird eine fehlerhafte E-Rechnung berichtigt?

In derselben Form, in der sie ausgestellt wurde. Abschnitt 14.11 Abs. 1 UStAE ist seit Oktober 2025 eindeutig: Die Berichtigung einer E-Rechnung muss ebenfalls als E-Rechnung erfolgen, unter Verwendung des entsprechenden Rechnungstyps. Eine Übermittlung der fehlenden oder unzutreffenden Angaben in anderer Form ist nicht ausreichend.

Praktisch: Dokumententyp 384 mit Bezug auf die ursprüngliche Rechnung in der Gruppe BG-3. Eine Mail mit dem Satz „die Steuernummer lautet richtig …" heilt gar nichts.

Nicht jede Änderung ist allerdings eine Berichtigung:

Die Trennlinie: Ändert sich nur, wie viel gezahlt wird, ist es § 17 UStG und die Rechnung bleibt, wie sie ist. Ändert sich, was geleistet wurde, muss die Rechnung berichtigt werden.

Was du beim Empfang tatsächlich prüfen musst

In dieser Reihenfolge, weil jede Stufe die nächste erst sinnvoll macht:

1. Lässt sich die Datei überhaupt lesen? Nein heißt Formatfehler — dann ist es keine E-Rechnung, und bei bestehender Pflicht liegt keine ordnungsmäßige Rechnung vor.
2. Was meldet die Prüfung? Regel-IDs notieren, Bericht aufbewahren.
3. Betrifft der Befund ein Feld aus § 14 Abs. 4 UStG? Wenn nein: ärgerlich, aber steuerlich folgenlos.
4. Stimmen Steuersatz, Leistungsbeschreibung und Leistungszeitpunkt sachlich? Das kann keine Software für dich entscheiden.
5. Bei einem Hybrid: sagen PDF und XML dasselbe? Maßgeblich ist das XML.
6. Erst dann zahlen. Eine Korrektur nach der Zahlung ist deutlich mühsamer.

Kurz zusammengefasst

• Formatfehler heißt: keine E-Rechnung. Geschäftsregelfehler heißt: kommt drauf an. Inhaltsfehler heißt: kein Vorsteuerabzug.
• Fehlende Leitweg-ID (BT-10) ist umsatzsteuerlich ausdrücklich unbeachtlich — sie kostet die Zustellung, nicht die Vorsteuer.
• Ein falscher Steuersatz besteht jede Validierung und zerstört trotzdem die Ordnungsmäßigkeit.
• Auf das technische Ergebnis einer Validierung darf man sich verlassen; den Bericht aufbewahren.
• Weicht der PDF-Teil eines Hybrids vom XML ab, droht § 14c UStG. Vorsteuer gibt es nur aus dem strukturierten Teil.
• Berichtigt wird eine E-Rechnung nur durch eine E-Rechnung, Typ 384 mit Bezug in BG-3.

Stand: Juli 2026. Grundlage ist das BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 zur Einführung der obligatorischen E-Rechnung (Randnummern 6a, 6b, 35, 35a, 51a, 51b, 60) samt der damit geänderten Abschnitte des Umsatzsteuer-Anwendungserlasses. Es gilt für Umsätze, die nach dem 31. Dezember 2024 ausgeführt werden; die Übergangsregelungen bis zum 31. Dezember 2027 bleiben davon unberührt. Fachlich recherchiert, aber keine Steuerberatung.