Storno und Gutschrift als E-Rechnung

Kurz: Eine E-Rechnung wird nicht mit einer Gutschrift storniert, sondern mit einer Rechnungskorrektur — Dokumentart 384, Verweis auf die Ursprungsrechnung, negative Mengen bei positivem Einzelpreis. Wer stattdessen 381 setzt, bekommt in der XRechnung einen Fehler. In ZUGFeRD nicht. Dieselbe Rechnung, ein geänderter Code, zwei verschiedene Urteile — nachgemessen weiter unten.

Dieser Beitrag beantwortet die technische Hälfte: welche Dokumentart wofür steht, warum das Minus an der Menge hängt und nicht am Preis, und welche Pflicht der Prüfer nicht durchsetzt. Ob eine Änderung überhaupt eine Berichtigung braucht oder nur die Bemessungsgrundlage ändert, steht in Fehlerhafte E-Rechnung und Vorsteuerabzug.

Drei Wörter, die Verschiedenes meinen

„Gutschrift“ ist im deutschen Steuerrecht doppelt belegt, und die E-Rechnung zwingt zur Entscheidung, weil aus dem Wort eine Zahl wird.

Die kaufmännische Gutschrift — der Nachlass, die Rücknahme, die Korrektur nach unten — ist in dieser Liste keine eigene Zeile. Sie ist eine 384, oder bei einer Teilkorrektur eine 380 mit negativer Menge. Wer für einen Nachlass eine 389 verschickt, behauptet gegenüber dem Kunden, dieser habe abgerechnet; mehr dazu in Abschlag und Schlussrechnung.

Auf Papier war diese Verwechslung eine Frage der Überschrift und ließ sich im Zweifel durch den Inhalt gerade rücken. In der E-Rechnung steht die Dokumentart als Zahl in einem Feld, das die Buchhaltungssoftware des Empfängers automatisch auswertet. Niemand liest dort mehr die Überschrift.

Warum die Menge negativ wird und nicht der Preis

Der naheliegende Weg, eine Position zurückzunehmen, wäre ein negativer Betrag. Genau den verbietet die Norm. BR-27: Der Einzelpreis darf nicht negativ sein.

Nachgemessen am 4. August 2026 gegen den KoSIT-Prüfer, mit einer sonst gültigen XRechnung:

Menge 1, Einzelpreis -500,00
→ 1 Fehler: [BR-27] The Item net price (BT-146) shall NOT be negative.

Menge -1, Einzelpreis 500,00
→ 0 Fehler

Der Preis ist eine Eigenschaft der Ware und bleibt, was sie kostet. Was sich umdreht, ist die Richtung: minus eine Stunde, minus drei Paletten. Die Summen der Rechnung werden dadurch negativ, und das ist zulässig — nur eben eine Ebene höher als erwartet. Die Regel im Einzelnen steht auf der Seite zu BR-27.

Der Test: dieselbe Rechnung, zwei Urteile

Für diesen Beitrag habe ich eine gültige Beispielrechnung genommen, genau ein Zeichen geändert — die Dokumentart von 380 auf 381 — und beide Fassungen durch den Prüfer geschickt. Beide Dateien enthalten denselben Beleg, dieselben Beträge, denselben Empfänger.

Der Grund liegt im Aufbau der beiden Syntaxen. UBL kennt zwei getrennte Dokumente: eine Rechnung ist ein Invoice, eine Gutschrift ist eine CreditNote, und jedes der beiden hat seine eigene Liste zulässiger Codes. Der Code 381 gehört in die Gutschrift — in einem Rechnungsdokument ist er schlicht nicht vorgesehen, und BR-CL-01 prüft genau das. CII kennt diese Trennung nicht. Dort liegt alles im selben Wurzelelement, die Codeliste ist weiter, und 381 fällt niemandem auf.

Die Gegenprobe habe ich auch gemacht: Auch wenn man die CII-Datei ausdrücklich als XRechnung 3.0 kennzeichnet, meldet die Prüfung kein BR-CL-01. Es liegt also an der Syntax, nicht am Profil.

Praktisch heißt das: Ein Werkzeug, das nur ZUGFeRD erzeugt, kann diesen Fehler jahrelang mitschleppen, ohne dass er auffällt. Sichtbar wird er in dem Moment, in dem ein Kunde eine XRechnung verlangt — und das sind alle öffentlichen Auftraggeber. Wie sich die beiden Formate sonst unterscheiden, steht in XRechnung oder ZUGFeRD; die Regel selbst auf der Seite zu BR-CL-01.

Was der Prüfer nicht erzwingt

Eine Korrektur ohne Angabe, was sie korrigiert, ist wertlos. Trotzdem kommt sie durch.

Dieselbe Beispielrechnung, auf 384 gesetzt, ohne jeden Verweis auf eine Ursprungsrechnung:

→ gültig, 0 Fehler, 2 Warnungen
   [BR-DE-26] Wenn im Element „Invoice type code“ (BT-3) der Code 384 übergeben wird,
   soll PRECEDING INVOICE REFERENCE BG-3 mind. einmal vorhanden sein.

Soll, nicht muss. Die Regel existiert, sie ist aber eine Empfehlung, und Empfehlungen erzeugen Warnungen statt Fehler. Die Datei gilt als gültig, wird angenommen und lässt sich verschicken.

Das Umsatzsteuerrecht sieht das anders. Eine Rechnungsberichtigung muss die ursprüngliche Rechnung spezifisch und eindeutig bezeichnen (§ 31 Abs. 5 UStDV); ohne diesen Bezug ist sie keine Berichtigung, sondern ein zweites Dokument, das für sich steht. Und ein Dokument mit ausgewiesener Umsatzsteuer, das keine Rechnung berichtigt, ist ein eigener Steuerausweis.

Daraus folgt die Regel, die man sich merken sollte: Ein grüner Prüfbericht bedeutet, dass die Datei den Formatregeln entspricht. Er bedeutet nicht, dass die Rechnung richtig ist. Was BG-3 enthalten muss, steht auf der Seite zu BR-DE-26.

Das Rezept

Für ein vollständiges Storno:

1. Dokumentart 384. Nicht 381, nicht 389.
2. Verweis auf die Ursprungsrechnung in BG-3: deren Nummer und deren Rechnungsdatum. Auch wenn der Prüfer ihn nur anmahnt.
3. Alle Positionen mit negativer Menge, Einzelpreise unverändert positiv.
4. Eigene Rechnungsnummer aus dem laufenden Nummernkreis. Ein Storno ist ein eigener Beleg, kein Rückgängigmachen des alten. Die stornierte Rechnung bleibt bestehen — sie zu löschen risse eine Lücke in die fortlaufende Nummerierung nach § 14 Abs. 4 Nr. 4 UStG.
5. Als E-Rechnung verschicken, im selben Format wie das Original.

Für eine Teilkorrektur, etwa einen nachträglichen Nachlass auf eine einzelne Position: 380 mit negativer Menge für die betroffene Position. Eine solche Datei liegt als fertiges Beispiel in beiden Syntaxen bei den XRechnung-Beispielen, zusammen mit dem Prüfbericht.

Wer das von Hand baut, prüft am Ende gegen den echten Validator — der E-Rechnungs-Prüfer macht das ohne Anmeldung und ohne die Datei zu speichern.

Häufige Fragen

Braucht das Storno eine eigene Rechnungsnummer? Ja. Es ist ein eigener Beleg und zieht die nächste Nummer aus dem Kreis. Die ursprüngliche Nummer bleibt vergeben.

Darf ich die falsche Rechnung stattdessen löschen? Nein, wenn sie das Haus verlassen hat. Sie ist ein Buchungsbeleg und aufbewahrungspflichtig; außerdem entstünde eine Lücke in der fortlaufenden Nummerierung.

Muss die Korrektur auch eine E-Rechnung sein? Ja, wenn es die ursprüngliche Rechnung war. Abschnitt 14.11 Abs. 1 UStAE ist seit Oktober 2025 eindeutig: Die Berichtigung erfolgt in derselben Form. Eine Mail mit dem richtigen Wert genügt nicht.

Und wenn der Kunde nur Skonto zieht? Dann ist gar keine Korrektur nötig. Das ändert die Bemessungsgrundlage nach § 17 UStG, nicht die Rechnung. Die Abgrenzung steht als Tabelle in Fehlerhafte E-Rechnung und Vorsteuerabzug.

Wie stelle ich fest, welche Dokumentart eine empfangene Datei trägt? BT-3 lesen. Der E-Rechnungs-Anzeiger zeigt das Feld im Klartext an, ohne dass die Datei irgendwo landet.