Vertrag zur Auftragsverarbeitung

Verantwortlicher ist der Nutzer von Rechnungslotse (im PDF mit den Stammdaten aus dem Konto ausgefüllt).

Auftragsverarbeiter ist AOS Digital, Fleischerstraße 30, 73054 Eislingen.

Gegenstand ist die Verarbeitung personenbezogener Daten, die der Verantwortliche im Rahmen der Nutzung des Dienstes Rechnungslotse einstellt – insbesondere Stamm- und Kontaktdaten seiner Rechnungsempfänger sowie die Inhalte der erstellten Rechnungen.

Gegenstand sind ferner Rechnungen, die der Verantwortliche von seinen Lieferanten empfängt und über den Posteingang entgegennimmt oder hochlädt, samt der zugehörigen E-Mail, sowie die Daten weiterer Personen, die der Verantwortliche in sein Konto einlädt.

Die Dauer entspricht der Laufzeit des Nutzungsvertrags zuzüglich gesetzlicher Aufbewahrungsfristen.

Art: Erheben, Speichern, Strukturieren, Auslesen, Verwenden, Übermitteln, Löschen. Zweck: Erstellung, Validierung, Versand, Nachverfolgung und Archivierung von Rechnungen, Entgegennahme und Aufbewahrung empfangener Rechnungen, Zuordnung von Zahlungseingängen sowie Verwaltung der Zugänge zum Konto des Verantwortlichen.

Betroffene: Rechnungsempfänger und deren Ansprechpartner, Lieferanten des Verantwortlichen und deren Ansprechpartner sowie Beschäftigte des Verantwortlichen, die den Dienst nutzen oder dazu eingeladen sind.

Kategorien: Stammdaten, Kontaktdaten, Vertrags- und Abrechnungsdaten, Steuermerkmale, Zahlungsdaten (IBAN, Verwendungszweck, Betrag und Tag des Geldeingangs), Inhalte empfangener Rechnungen samt Absender, Betreff und Umschlag der zugehörigen E-Mail sowie E-Mail-Adresse, Name und Rolle eingeladener Personen.

Besondere Kategorien personenbezogener Daten nach Art. 9 DSGVO sind nicht Gegenstand.

Der Auftragsverarbeiter verarbeitet ausschließlich auf dokumentierte Weisung. Die bestimmungsgemäße Nutzung des Dienstes gilt als Weisung. Hält der Auftragsverarbeiter eine Weisung für rechtswidrig, weist er unverzüglich darauf hin.

• Zugriff auf Rechnungen ausschließlich für das eigentümerbezogene Konto; Prüfung je Datensatz
• Nach außen ausschließlich zufällige UUIDs, keine fortlaufenden Kennungen
• Transportverschlüsselung mit TLS, HSTS erzwungen, strikte Content-Security-Policy
• Verschlüsselte Datenträger auf Serverseite
• SHA-256-Prüfsumme je ausgeliefertem Dokument; keine Änderung gestellter Rechnungen
• Eigene Datenbank mit eigenem Benutzer und minimalen Rechten, eigenes Container-Netz
• Keine Protokollierung personenbezogener Daten oder Rechnungsinhalte; auch nicht von Absender, Betreff oder Dateinamen empfangener Post
• Posteingang: Zuordnung ausschließlich über den zufälligen lokalen Teil der Empfängeradresse, nie über den Absender; Post an unbekannte Adressen wird verworfen, ohne abgelegt zu werden; übernommen werden nur XML- und PDF-Anhänge bis 15 MB
• Kontoauszüge werden allein im Arbeitsspeicher gelesen und nicht gespeichert; dauerhaft abgelegt wird nur die vom Verantwortlichen bestätigte Zuordnung mit Betrag und Zahltag
• Zusätzliche Zugänge nur über eine Einladung mit befristetem Einmalschlüssel; er gilt sieben Tage und verfällt beim Beitritt
• Tägliche Sicherung, verschlüsselt und getrennt aufbewahrt

Allgemein genehmigt sind: IONOS SE (Hosting, SMTP-Versand sowie das Sammelpostfach, in dem empfangene Rechnungen bis zur Ablage liegen, Deutschland) und Stripe Payments Europe Ltd. (Abonnements, EU/USA).

Die Reichweitenmessung läuft auf eigener Infrastruktur und ist kein Unterauftrag. Wechsel werden mindestens vier Wochen vorher mitgeteilt; der Verantwortliche kann widersprechen.

Der Auftragsverarbeiter unterstützt bei Betroffenenanfragen und Folgenabschätzungen und meldet Verletzungen des Schutzes personenbezogener Daten unverzüglich, spätestens innerhalb von 24 Stunden nach Kenntnis.

Nach Beendigung wird für 30 Tage ein vollständiger Export bereitgestellt; danach werden die Daten gelöscht, soweit keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht besteht.

Die Einhaltung wird auf Anfrage in Textform nachgewiesen. Vor-Ort-Kontrollen sind nach Ankündigung mit angemessener Frist möglich.

Dieser Vertrag wird nach Art. 28 Abs. 9 DSGVO in elektronischer Form geschlossen. Der Abschluss erfolgt durch Bestätigung im Kundenkonto; festgehalten werden Zeitpunkt, Name der bestätigenden Person, deren Funktion und die Fassung dieses Textes.

Eine unterschriebene Papierfassung ist nicht erforderlich und wird nicht ausgetauscht. Der Verantwortliche kann den Vertrag jederzeit als PDF mit den Abschlussdaten herunterladen.