Praxis & Buchhaltung
Proforma-Rechnung: keine echte Rechnung
Sie sieht aus wie eine Rechnung und ist keine. Wofür sie gut ist, warum keine Umsatzsteuer daraufgehört und weshalb sie nicht als E-Rechnung verschickt wird.
· 5 Min. Lesezeit
E-Rechnung verstehen, ohne Steuerdeutsch zu lernen.
Wir schreiben über das, worüber wir beim Bauen selbst gestolpert sind: Fristen, die gestaffelt gelten, Formate mit gleichem Inhalt und unterschiedlicher Verpackung, und Pflichtangaben, die in der Praxis am häufigsten fehlen.
Wer neu einsteigt, fängt bei einem der drei Bereiche an: Pflichten & Fristen, Formate & Technik oder Praxis & Buchhaltung.
Formate & Technik
ZUGFeRD-Rechnung erstellen: drei Wege
Ein PDF mit angehängtem Datensatz. Was der Empfänger davon hat, welches Profil gilt, und drei Wege zur fertigen Datei – auch ohne neue Rechnungssoftware.
· 5 Min. Lesezeit
Praxis & Buchhaltung
Gelangensbestätigung: die fünf Angaben
Ohne Nachweis kostet die steuerfreie EU-Lieferung 19 Prozent. Die fünf Pflichtangaben nach § 17b UStDV, die Vermutung nach § 17a, und was die E-Rechnung dazu verlangt.
· 7 Min. Lesezeit
Praxis & Buchhaltung
Bewirtungsbeleg richtig ausfüllen
70 Prozent mindern den Gewinn, die Vorsteuer zieht voll. Was das BMF-Schreiben vom 19.11.2025 neu verlangt, und woran der Abzug ganz scheitert.
· 11 Min. Lesezeit
Praxis & Buchhaltung
Auftragsbestätigung richtig schreiben
Keine Rechnung, oft nicht nötig – außer die Bestellung weicht vom Angebot ab. Was hineingehört, wann sie bindet, was ein Storno kostet, wie sie auf Englisch heißt.
· 10 Min. Lesezeit
Praxis & Buchhaltung
Quittung schreiben: was drauf muss
Eine Quittung bestätigt, dass Geld angekommen ist, eine Rechnung fordert es. Die sechs Felder, wann sie als Rechnung taugt, was der Kassenbon ist, wer unterschreibt.
· 11 Min. Lesezeit
Pflichten & Fristen
Bauleistungen nach § 13b UStG abrechnen
Wann der Kunde die Umsatzsteuer schuldet, warum zwei Freistellungsbescheinigungen dauernd verwechselt werden und wie die XRechnung das abbildet.
· 7 Min. Lesezeit
Praxis & Buchhaltung
Umsatzsteuer-Voranmeldung: Fristen und Takt
Welcher Takt für dich gilt, warum das Leistungsdatum über den Zeitraum entscheidet und was 2027 auf Neugründer zukommt, wenn die Aussetzung ausläuft.
· 5 Min. Lesezeit
Praxis & Buchhaltung
Angebot und Kostenvoranschlag schreiben
Ein Angebot bindet dich, ein Kostenvoranschlag nicht – und beide sind keine Rechnung. Bindungsfrist, § 649 BGB und was hineingehört.
· 8 Min. Lesezeit
Praxis & Buchhaltung
Verzugszinsen berechnen: Sätze und Formel
10,52 Prozent zwischen Unternehmen, 6,52 gegenüber Verbrauchern – Stand 1. Juli 2026. Die Formel, der Verzugsbeginn und die 40-Euro-Pauschale.
· 7 Min. Lesezeit
Praxis & Buchhaltung
E-Rechnung einführen: Plan bis 1.1.2027
Wer 2026 über 800.000 Euro Umsatz macht, muss ab Januar 2027 E-Rechnungen ausstellen. Der Plan in 16 Wochen: Kundenstamm, Format, Testlauf, Archiv, Eingang.
· 7 Min. Lesezeit
Pflichten & Fristen
E-Rechnung an Privatkunden: Pflicht im B2C?
Nein, auch 2028 nicht: Die Pflicht gilt nur zwischen Unternehmen im Inland. Was für Rechnungen an Privatpersonen trotzdem gilt, vom Lohnanteil bis zur E-Mail.
· 7 Min. Lesezeit
Pflichten & Fristen
Gutschrift: wenn der Kunde abrechnet
Zwei völlig verschiedene Dinge heißen Gutschrift. Die eine ist eine Rechnung, die dein Kunde für dich schreibt, und sie braucht eine Absprache vorher.
· 4 Min. Lesezeit
Pflichten & Fristen
Kleinbetragsrechnung: 250 Euro, 4 Angaben
Bis 250 Euro brutto genügen vier Angaben statt zehn, und ein PDF bleibt dauerhaft erlaubt. Wo die Erleichterung nicht gilt, steht wörtlich in § 33 UStDV.
· 5 Min. Lesezeit
Pflichten & Fristen
Rechnungsnummer: was wirklich Pflicht ist
Das Gesetz verlangt „einmalig vergeben“, nicht lückenlos, und erlaubt ausdrücklich mehrere Zahlenreihen. Was eine Prüfung trotzdem sehen will.
· 4 Min. Lesezeit
Pflichten & Fristen
Reverse Charge: der Satz auf der Rechnung
Das Gesetz gibt den Wortlaut vor und schaltet den Steuerausweis ausdrücklich ab. Welche Formulierung wann gilt, und wie die E-Rechnung sie abbildet.
· 5 Min. Lesezeit
Praxis & Buchhaltung
E-Rechnung an Behörden: Portal und Peppol
Der Bund hat ZRE und OZG-RE am 19. September 2025 zusammengelegt. Welches Portal jetzt gilt, welche vier Wege es gibt und wann Peppol der falsche ist.
· 5 Min. Lesezeit
Pflichten & Fristen
E-Rechnung ins Ausland: gilt die Pflicht?
Die deutsche Pflicht gilt nur zwischen inländischen Unternehmen. Für Kunden im Ausland zählt deren Recht, ab 1. Juli 2030 eine EU-weite Meldepflicht.
· 5 Min. Lesezeit
Formate & Technik
BT-Felder: die 20, die entscheiden
EN 16931 kennt über 160 Felder, abgelehnt wird an rund zwanzig. Welches BT-Feld welche Prüfregel auslöst – sortiert nach dem, was in der Praxis scheitert.
· 5 Min. Lesezeit
Praxis & Buchhaltung
E-Rechnung aufbewahren: 8 Jahre
Aufzubewahren ist die XML-Datei, nicht der Ausdruck. Acht Jahre ab Jahresende, unveränderbar, auffindbar – und warum das Mailpostfach kein Archiv ist.
· 5 Min. Lesezeit
Pflichten & Fristen
E-Rechnung empfangen: was jetzt gilt
Empfangen muss seit 2025 jeder – ohne Übergangsfrist. Was technisch reicht, was du prüfen musst und woran du erkennst, ob überhaupt eine E-Rechnung vorliegt.
· 4 Min. Lesezeit
Formate & Technik
E-Rechnung in Fremdwährung
In CHF oder USD abrechnen geht. Die Falle ist die Steuerwährung: Weicht sie ab, verlangt BR-53 den Steuerbetrag zusätzlich in Euro – am Prüfer nachgemessen.
· 4 Min. Lesezeit
Pflichten & Fristen
Reicht eine PDF-Rechnung noch?
Für den Empfang nie mehr, für den Versand noch bis 2027 oder 2028 – je nach Vorjahresumsatz. Und der Fall, in dem ein PDF auch danach zulässig bleibt.
· 4 Min. Lesezeit
Formate & Technik
Skonto in der XRechnung angeben
Skonto gehört in ein festes Rautenformat in BT-20 – und nach dem letzten Block muss ein Zeilenumbruch stehen. Am Prüfer nachgemessen: ein Zeichen entscheidet.
· 3 Min. Lesezeit
Formate & Technik
Storno und Gutschrift als E-Rechnung
Storniert wird über die Menge, nicht über den Preis. Warum Code 381 in der XRechnung durchfällt und in ZUGFeRD nicht – und was der Prüfer durchlässt.
· 6 Min. Lesezeit
Praxis & Buchhaltung
Rechnung per E-Mail: was die DSGVO verlangt
Keine Einwilligung, aber Transportverschlüsselung und acht Jahre Aufbewahrung. Was beim Versand gilt, wer die Datei sieht und was eine Löschanfrage ändert.
· 10 Min. Lesezeit
Pflichten & Fristen
E-Rechnungspflicht: welcher Mandant wann
Die 800.000-Euro-Grenze konkret durchgerechnet: welcher Mandant zum 1.1.2027 ausstellen muss, welcher erst 2028 – mit sechs Fällen aus dem Mandantenstamm.
· 5 Min. Lesezeit
Praxis & Buchhaltung
Mandanten ohne Buchhaltungssoftware
Vier Wege für den Mandanten mit fünf Rechnungen im Monat – und wann Lexware Office oder DATEV die bessere Wahl sind. Mit Checkliste für die Stammdaten.
· 5 Min. Lesezeit
Praxis & Buchhaltung
Steuerberater-Zugang: was er zeigt
Welche Daten eine Kanzlei im Mandantenkonto sieht, welche Exporte laufen und welche Handlungen gesperrt sind. Mit Zuständigkeit und Datenschutz.
· 4 Min. Lesezeit
Praxis & Buchhaltung
Abschlag und Schlussrechnung als E-Rechnung
Abschläge gehören in BT-113, nicht in eine Minusposition. Warum XRechnung den Code 326 statt 386 verlangt und wann § 14c UStG die Steuer verdoppelt.
· 7 Min. Lesezeit
Formate & Technik
Anhänge in der E-Rechnung: was erlaubt ist
Sechs Dateitypen, ein Feld namens BT-125 und eine Regel zu Dateinamen, die niemand erwartet. Warum der Link ins Kundenportal die Rechnung nicht rettet.
· 7 Min. Lesezeit
Pflichten & Fristen
Fehlerhafte E-Rechnung und Vorsteuerabzug
Nicht jeder rote Prüfbefund kostet Vorsteuer. Das BMF trennt seit Oktober 2025 drei Fehlerarten – und erklärt eine davon ausdrücklich für unbeachtlich.
· 7 Min. Lesezeit
Pflichten & Fristen
Kleinunternehmer und E-Rechnung 2026
Empfangen ist seit 1.1.2025 Pflicht, senden bleibt freiwillig. Dazu die Grenzen 25.000 und 100.000 Euro und die Steuerkategorie E im XML.
· 7 Min. Lesezeit
Praxis & Buchhaltung
Leitweg-ID finden: Aufbau und Portale
Woher du die Leitweg-ID bekommst, wie sie aufgebaut ist und welches Portal für wen gilt: OZG-RE oder Landesportal. Das Nachrechnen übernimmt das Werkzeug.
· 8 Min. Lesezeit
Formate & Technik
10 Regeln, an denen E-Rechnungen scheitern
Aus 40 eigenen Prüfläufen gegen Mustangproject: welche Regel-IDs wirklich zuschlagen, was sie im Klartext bedeuten und wie die Datei aussehen muss
· 8 Min. Lesezeit
Pflichten & Fristen
E-Rechnungspflicht 2027 und 2028
Empfangen musst du seit 2025. Ab 2027 fällt die Papier-Option für Betriebe über 800.000 Euro Umsatz, ab 2028 für alle – mit den Ausnahmen.
· 5 Min. Lesezeit
Praxis & Buchhaltung
Pflichtangaben nach § 14 UStG
Zehn Angaben machen aus einem Schreiben eine Rechnung. Was jede davon bedeutet, wo die typischen Fehler liegen und was passiert, wenn eine fehlt.
· 6 Min. Lesezeit
Formate & Technik
XRechnung oder ZUGFeRD: was brauchst du?
Beide erfüllen EN 16931, lösen aber verschiedene Probleme. Der Unterschied in einem Satz, die Entscheidung in einer Tabelle, die Profil-Falle.
· 4 Min. Lesezeit
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