Ein Zugang zu fremden Rechnungsdaten ist eine heikle Sache, und die Frage, die eine Kanzlei dazu zuerst stellt, ist nicht „was kann ich damit“, sondern „wofür stehe ich damit gerade“. Dieser Beitrag beantwortet beides in der Reihenfolge, in der es zählt: wie der Zugang entsteht, was sichtbar ist, was exportierbar ist — und was ausdrücklich gesperrt bleibt.

Der Zugang geht vom Mandanten aus, nicht von uns

Wir vergeben keinen Einblick in Mandantendaten. Der Mandant lädt seine Kanzlei ein, und er nimmt die Einladung zurück, wann er will — ohne uns zu fragen und ohne Kündigungsfrist. Das ist keine Formalie, sondern die Zuständigkeitsordnung dahinter: Die Rechnungen gehören dem Mandanten, und wer hineinsehen darf, entscheidet er.

Der Lesezugang ist ab Tarif Pro enthalten und kostet die Kanzlei nichts. Wer als Kanzlei darüber hinaus Mandantenkonten selbst anlegen und führen will, braucht den Kanzlei-Arbeitsplatz — die Preise dafür stehen auf einer eigenen Seite.

Was sichtbar ist

  • Ausgangsrechnungen mit allen Feldern des strukturierten Datensatzes, nicht nur als PDF. Auch stornierte und korrigierte, mit dem Bezug zur ursprünglichen Rechnung.
  • Offene Posten mit Zahlungsstand und Fälligkeit.
  • Das Rechnungsausgangsbuch über einen frei wählbaren Zeitraum, je Betrieb getrennt.
  • Der Verlauf je Rechnung als Zeitachse: erstellt, versendet, angezeigt, bezahlt, gemahnt. Das ist die Angabe, die in Rückfragen am meisten spart — sie beantwortet „ist die raus?“ ohne Anruf beim Mandanten.
  • Das GoBD-Archiv mit PDF, XML und Journal.
  • Angebote, sofern der Mandant welche schreibt.

Was exportierbar ist

  • Buchungsstapel im Format EXTF 700 als CSV. Berater- und Mandantennummer trägt die Kanzlei beim Import ein, Konten nach SKR 03 sind vorbelegt und in einem Schritt umzuordnen.
  • Rechnungsausgangsbuch als CSV, je Betrieb getrennt — bei mehreren Betrieben muss niemand hinterher auseinandersortieren.
  • GoBD-Archiv als ZIP mit PDF, XML und Journal, für die Übernahme in die eigene Ablage oder für eine Betriebsprüfung.

Was es nicht gibt: eine Onlineverbindung in das DATEV-Rechenzentrum. Wir erzeugen eine Datei, gelesen wird sie in Ihrer Software. Wer eine durchgehende Schnittstelle braucht, ist mit einer Lösung besser bedient, die eine hat — die Fälle sind in Mandanten ohne Buchhaltungssoftware vorbereiten aufgeführt.

Was gesperrt ist

Der Zugang ist lesend. Das ist keine noch fehlende Funktion, sondern eine Entscheidung:

  • Keine Rechnung erzeugen, ändern, stornieren oder versenden.
  • Keine Stammdaten ändern — weder Anschrift noch Steuernummer, Bankverbindung, Logo oder Nummernkreis.
  • Keine Zahlungen erfassen und keine Mahnung auslösen.
  • Kein Zugriff auf Tarif, Zahlungsdaten oder Kündigung. Das bleibt beim Kontoinhaber.

Der Grund ist nüchtern: Eine Rechnung, die aus der Kanzlei heraus im Namen des Mandanten verschickt wird, verschiebt die Verantwortung für Leistungsbeschreibung, Leistungszeitpunkt und Steuerausweis genau dorthin. Wer das will, soll es bewusst tun und nicht, weil ein Knopf da war.

Die Bereitschaftstafel

Sie gehört zum Kanzlei-Arbeitsplatz und nicht zum Lesezugang, weil sie über den einzelnen Mandanten hinausgeht. Sie beantwortet für den ganzen Stamm eine Frage: Kann dieser Mandant heute eine gültige E-Rechnung ausstellen?

Vier Zustände reichen dafür — startklar (mindestens eine Rechnung hat die Prüfung nach EN 16931 bestanden), Stammdaten unvollständig, noch nie eine Rechnung erzeugt, und der Stichtag je Mandant nach Vorjahresumsatz. Der letzte Punkt ist der, mit dem sich die Arbeit planen lässt: Die 2027er lassen sich nach vorn sortieren, statt sie im Dezember alle gleichzeitig zu haben.

Datenschutz und Zuständigkeit

Betrieb und Datenbank stehen in einem deutschen Rechenzentrum. Der Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO besteht zwischen dem Mandanten und uns und lässt sich in seinem Konto mit einem Klick abschließen; jede Fassung bleibt im Archiv nachvollziehbar. Die Kanzlei bekommt Einblick, weil der Mandant ihn erteilt — nicht, weil wir ihn vergeben.

Rechnungsdaten werden an niemanden weitergegeben, auch nicht an ein Sprachmodell. Es gibt keine Auswertung zu Werbezwecken und keine Weitergabe an Werbenetzwerke.

Was der Zugang nicht ist

Er ist kein Ersatz für Kanzleisoftware und will keiner sein. Finanzbuchhaltung, Jahresabschluss, Lohn und Steuererklärung bleiben, wo sie sind. Was wir abdecken, ist ein Ausschnitt: die Ausgangsrechnung des Mandanten, normgerecht erzeugt und vor der Ausgabe geprüft. Die vollständige Abgrenzung — auch die Liste dessen, was wir ausdrücklich nicht können — steht auf der Seite für Steuerkanzleien.

Stand: Juli 2026. Der Beitrag beschreibt den Funktionsumfang zum genannten Zeitpunkt und ersetzt keine steuerliche Beratung im Einzelfall.