Kurz: Eine Proforma-Rechnung ist eine Vorab-Aufstellung, keine Rechnung im Sinne des Umsatzsteuerrechts. Sie darf keinen Vorsteuerabzug auslösen, sie begründet keine Zahlungspflicht, und sie wird nicht als E-Rechnung verschickt.
Der Name führt in die Irre, und daran hängen die drei Fehler, die damit regelmäßig gemacht werden. Der Reihe nach.
Wofür braucht man sie überhaupt?
Für Fälle, in denen jemand eine belastbare Aufstellung braucht, bevor abgerechnet werden kann:
- Zoll und Export. Bei einer Sendung ins Nicht-EU-Ausland verlangt der Zoll eine Wertangabe. Liegt noch keine Rechnung vor, etwa bei einer Warenprobe oder einer Ersatzlieferung, tritt die Proforma an ihre Stelle. Das ist ihr ursprünglicher und bis heute häufigster Zweck.
- Vorkasse. Der Kunde soll zahlen, bevor geliefert wird. Die Proforma nennt Betrag und Bankverbindung, ohne dass schon eine steuerpflichtige Leistung abgerechnet wäre.
- Kostenlose Lieferungen. Muster, Garantieersatz, Spenden – es fließt kein Geld, aber die Sendung braucht einen Wert auf dem Papier.
- Interne Freigaben. Eine Behörde oder ein Konzerneinkauf will vor der Bestellung wissen, was es kostet.
Wenn du dagegen ein verbindliches Angebot machen willst, ist die Proforma das falsche Dokument. Dafür gibt es Angebot und Kostenvoranschlag, und der Unterschied ist nicht nur eine Frage der Überschrift.
Warum ist sie keine Rechnung?
Weil § 14 UStG an eine Rechnung eine Bedingung knüpft, die die Proforma gerade nicht erfüllt: Sie rechnet keine ausgeführte Leistung ab. Eine Rechnung ist das Papier, mit dem über eine erbrachte Lieferung oder Leistung abgerechnet wird. Die Proforma kommt davor.
Daraus folgt alles Weitere:
| Proforma-Rechnung | Rechnung nach § 14 UStG | |
|---|---|---|
| Leistung erbracht | nein | ja |
| Umsatzsteuer ausweisen | nein | ja |
| Vorsteuerabzug möglich | nein | ja |
| Fortlaufende Nummer nötig | nein | ja |
| Aufbewahrungspflicht | nein | ja, zehn Jahre |
Die Zeile, an der es teuer wird, ist die zweite.
Was passiert, wenn ich doch Umsatzsteuer ausweise?
Dann schuldest du sie. § 14c Abs. 2 UStG erfasst genau diesen Fall: Wer in einem Dokument Umsatzsteuer gesondert ausweist, obwohl er nicht dazu berechtigt ist, schuldet den ausgewiesenen Betrag – auch wenn nie geliefert und nie gezahlt wurde.
Das ist keine theoretische Gefahr. Viele Programme erzeugen eine Proforma, indem sie eine gewöhnliche Rechnung nehmen und die Überschrift austauschen. Die Steuerzeile bleibt dabei stehen, weil niemand daran gedacht hat.
Richtig ist deshalb: Betrag netto nennen, und statt der Steuerzeile einen Satz wie „Dies ist keine Rechnung im Sinne des § 14 UStG. Umsatzsteuer wird nicht ausgewiesen.“ Wer die Zeile trotzdem gesetzt hat, muss berichtigen – wie das geht, steht in Fehlerhafte E-Rechnung und Vorsteuerabzug.
Muss eine Proforma-Rechnung ab 2027 eine E-Rechnung sein?
Nein. Und das ist der Punkt, den kaum jemand ausspricht.
Die E-Rechnungspflicht nach § 14 UStG betrifft Rechnungen – also Dokumente, mit denen über eine ausgeführte Leistung abgerechnet wird. Eine Proforma rechnet nichts ab. Sie fällt damit nicht unter die Pflicht, weder 2027 noch 2028.
Was dagegen gilt: Die echte Rechnung, die nach der Lieferung folgt, unterliegt der Pflicht ganz normal. Wer also heute per Vorkasse arbeitet, ändert an der Proforma nichts und stellt nur den Schlussbeleg um. Welche Frist für wen greift, steht in E-Rechnungspflicht 2027 und 2028.
Der praktische Rat dazu: Verschick eine Proforma bewusst als PDF. Ein strukturierter Datensatz würde beim Empfänger in der Buchhaltung landen und dort wie eine Rechnung behandelt werden – genau das soll er nicht.
Wie sieht eine korrekte Proforma aus?
Es gibt keine gesetzliche Formvorschrift, weil es kein gesetzlich geregeltes Dokument ist. Im Handel hat sich trotzdem ein fester Satz eingespielt, und beim Zoll wird er erwartet:
- Deutlich sichtbar die Überschrift „Proforma-Rechnung“
- Absender und Empfänger mit vollständiger Anschrift
- Datum, dazu eine eigene Nummer – aber außerhalb deines Rechnungsnummernkreises
- Beschreibung der Ware oder Leistung, Menge, Einzel- und Gesamtwert
- Währung, bei Export zusätzlich Ursprungsland und Zolltarifnummer
- Der Hinweis, dass es sich nicht um eine Rechnung nach § 14 UStG handelt
- Bei kostenlosen Sendungen: „Wert nur für Zollzwecke, keine Zahlung geschuldet“
Der dritte Punkt ist der, der stillschweigend Ärger macht. Warum der Rechnungsnummernkreis lückenlos bleiben muss und was eine verbrauchte Nummer anrichtet, steht in Fortlaufende Rechnungsnummer.
Und wann kommt die richtige Rechnung?
Sobald geliefert oder geleistet ist. Die Proforma verschwindet dann nicht rückwirkend, sie wird nur bedeutungslos: Gebucht wird die echte Rechnung, und nur sie geht in die Umsatzsteuer-Voranmeldung ein.
Bei Vorkasse ist die Reihenfolge deshalb: Proforma hinaus, Geld kommt an, Leistung erbracht, Rechnung hinterher. Auf der Rechnung steht dann der bereits gezahlte Betrag – das Feld dafür heißt in der E-Rechnung BT-113. Wer stattdessen in Teilen abrechnet, braucht etwas anderes, nämlich Abschlags- und Schlussrechnung.
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Häufige Fragen
Schreibt man Proformarechnung oder Proforma-Rechnung? Beides ist üblich und beides ist richtig; der Duden führt „Proformarechnung“. Für das Dokument selbst spielt es keine Rolle. Wichtiger ist, dass das Wort überhaupt sichtbar draufsteht – sonst sieht der Empfänger eine Rechnung.
Muss ich eine Proforma-Rechnung aufbewahren? Eine umsatzsteuerliche Aufbewahrungspflicht gibt es dafür nicht, weil es keine Rechnung ist. Handelsrechtlich gehört sie trotzdem zum Geschäftsvorfall, und beim Zoll kann sie Jahre später verlangt werden. Wegwerfen ist also der schlechtere Weg. Was für echte E-Rechnungen gilt, steht in E-Rechnung aufbewahren.
Darf ich auf eine Proforma hin Geld annehmen? Ja, das ist der Sinn der Vorkasse. Die Zahlung ist dann eine Anzahlung. Achtung bei der Umsatzsteuer: Eine vereinnahmte Anzahlung löst die Steuer bereits aus, auch ohne dass die Leistung erbracht ist. Die Fristen dazu stehen in Umsatzsteuer-Voranmeldung.
Kann mein Kunde aus der Proforma die Vorsteuer ziehen? Nein, und er sollte es auch nicht versuchen. Ohne Rechnung nach § 14 UStG fehlt die Grundlage des Vorsteuerabzugs. Zieht er sie trotzdem, wird sie bei der nächsten Prüfung gestrichen.
Ist eine Proforma dasselbe wie eine Vorausrechnung? Nein. Eine Vorausrechnung rechnet eine noch nicht erbrachte Leistung ab und weist Steuer aus – sie ist eine Rechnung und unterliegt den Pflichten. Die Proforma tut beides gerade nicht. Die Begriffe werden in der Praxis verwechselt, und der Unterschied ist genau der, an dem § 14c hängt.
Kurz zusammengefasst
Die Proforma-Rechnung ist ein nützliches Dokument mit einem irreführenden Namen. Sie hilft beim Zoll, bei Vorkasse und bei kostenlosen Sendungen – aber sie ist keine Rechnung, sie weist keine Umsatzsteuer aus, und sie fällt nicht unter die E-Rechnungspflicht. Wer die Steuerzeile darauf stehen lässt, schuldet den Betrag nach § 14c UStG, ohne je etwas geliefert zu haben. Und die Rechnung, die zählt, kommt danach.