Angebot und Kostenvoranschlag schreiben

Ein Angebot ist ein verbindlicher Antrag: Sagt der Kunde ja, steht der Vertrag – ohne dass du noch einmal zustimmen musst (§ 145 BGB). Ein Kostenvoranschlag ist dagegen eine Schätzung, die überschritten werden darf, solange die Überschreitung nicht wesentlich ist (§ 649 BGB). Wer beides gleich behandelt, verschenkt entweder Spielraum oder bindet sich an einen Preis, den er nicht halten kann.

Beides ist keine Rechnung. Die Pflichtangaben nach § 14 UStG gelten hier nicht, ein fortlaufender Nummernkreis ist nicht vorgeschrieben, und Umsatzsteuer schuldest du auf ein Angebot nicht. Genau daraus entstehen aber die teuren Fehler – deshalb steht unten, was stattdessen zählt.

Angebot oder Kostenvoranschlag: was ist der Unterschied?

Die beiden Wörter werden im Alltag synonym benutzt, im Gesetz sind sie es nicht.

Typisch ist der Kostenvoranschlag im Werkvertrag – Handwerk, Werkstatt, Sanierung –, also überall dort, wo sich der Aufwand erst beim Aufmachen zeigt.

Der praktische Unterschied ist der Umgang mit Überraschungen. Beim Angebot trägst du das Risiko: Steht der Preis, steht er. Beim Kostenvoranschlag trägt der Kunde einen Teil davon – dafür musst du ihn warnen, sobald du siehst, dass es teurer wird.

Wie lange bin ich an mein Angebot gebunden?

So lange, wie du selbst festlegst. Steht keine Frist darin, greift § 147 Abs. 2 BGB, und der ist unangenehm ungenau: Ein Antrag an einen Abwesenden kann nur bis zu dem Zeitpunkt angenommen werden, „in welchem der Antragende den Eingang der Antwort unter regelmäßigen Umständen erwarten darf“.

Das ist keine Zahl, sondern eine Auslegung – abhängig davon, wie du das Angebot geschickt hast und wie lange eine Antwort in deiner Branche üblicherweise braucht. Die verbreitete Faustregel „drei Wochen“ steht nirgends im Gesetz. Sie ist bequem und im Streitfall wertlos.

Deshalb: immer ein Datum hineinschreiben. Ein Satz genügt.

Dieses Angebot gilt bis zum 30. September 2026.

Damit endet die Bindung an dem Tag, und du musst nicht darüber streiten, was „regelmäßige Umstände“ sind. Willst du dich gar nicht binden, schreibst du freibleibend oder unverbindlich dazu: Dann ist es rechtlich kein Antrag mehr, sondern nur die Aufforderung an den Kunden, seinerseits zu bestellen. Der Vertrag entsteht erst, wenn du die Bestellung annimmst. Das ist der sicherste Weg bei schwankenden Materialpreisen.

Was passiert, wenn der Kostenvoranschlag nicht reicht?

Hier liegt der Paragraf, den die meisten Ratgeber falsch zitieren. Die Regel steht seit der Reform des Bauvertragsrechts 2018 in § 649 BGB, nicht mehr in § 650. Wer noch „§ 650 BGB“ liest, liest eine Fassung von vor 2018.

Der Inhalt in drei Sätzen:

1. Ist das Werk nicht ohne eine wesentliche Überschreitung des Anschlags ausführbar, darf der Besteller den Vertrag kündigen.
2. Du musst ihm das unverzüglich anzeigen, sobald es absehbar ist.
3. Kündigt er, bekommst du nur den Teil, der § 645 Abs. 1 BGB entspricht – also längst nicht alles.

Eine feste Prozentgrenze für „wesentlich“ nennt das Gesetz nicht. Kursierende Zahlen wie „ab 20 Prozent“ stammen aus Einzelfallentscheidungen und sind keine Rechtsregel. Verlass dich nicht darauf, sondern auf die Anzeige: Wer rechtzeitig anruft, verliert im schlimmsten Fall den Auftrag. Wer schweigt und am Ende eine überhöhte Rechnung schickt, verliert die Vergütung – und den Kunden.

Der zweite Punkt aus § 632 Abs. 3 BGB ist bares Geld: Ein Kostenvoranschlag ist im Zweifel nicht zu vergüten. Wenn deine Kalkulation Arbeit ist – Aufmaß, Anfahrt, Planung –, dann vereinbare die Vergütung vorher und schriftlich. Ein Satz im Angebot reicht, aber ohne ihn arbeitest du umsonst.

Was gehört in ein Angebot?

Es gibt keine gesetzliche Pflichtliste wie § 14 UStG für Rechnungen. Was fehlt, kostet dich trotzdem – meistens in Form von Rückfragen oder Streit über das, was „mitgemeint“ war.

• Wer bietet wem an. Vollständige Anschrift beider Seiten.
• Datum und eine Nummer. Die Nummer ist nicht vorgeschrieben, aber ohne sie findest du das Angebot in sechs Wochen nicht wieder, wenn der Kunde anruft.
• Der Leistungsumfang, Position für Position. Was genau, wie viel, in welcher Qualität. Hier entscheidet sich später jeder Streit.
• Was ausdrücklich NICHT enthalten ist. Der wertvollste Absatz im ganzen Dokument: Entsorgung, Anfahrt über 30 km, Material, das der Kunde stellt, Arbeiten anderer Gewerke.
• Einzel- und Gesamtpreise, netto und brutto. Mit Steuersatz.
• Die Bindungsfrist als Datum.
• Zahlungsbedingungen, falls sie vom Üblichen abweichen: Anzahlung, Abschläge, Skonto.
• Ausführungszeitraum oder wenigstens die Angabe, wovon er abhängt.

Netto oder brutto: wie weise ich die Umsatzsteuer aus?

Das hängt davon ab, wer das Angebot bekommt.

An Unternehmen genügt der Nettopreis mit Steuersatz. Der Empfänger zieht die Vorsteuer ohnehin ab, für ihn zählt netto.

An Privatpersonen muss der Endpreis inklusive Umsatzsteuer erkennbar sein. Das folgt aus der Preisangabenverordnung, nicht aus dem Steuerrecht – und es gilt schon im Angebot, nicht erst auf der Rechnung. Ein Angebot an einen Verbraucher, das nur Nettopreise nennt, ist ein Abmahnrisiko.

Als Kleinunternehmer nach § 19 UStG weist du keine Umsatzsteuer aus. Der Hinweis darauf gehört schon ins Angebot, sonst rechnet der Kunde mit einem Vorsteuerabzug, den es nicht gibt. Was dabei zu beachten ist, steht in Kleinunternehmer und E-Rechnung und im Kleinunternehmer-Rechner.

Muss ein Angebot eine E-Rechnung sein?

Nein. Die E-Rechnungspflicht aus § 14 UStG betrifft Rechnungen über ausgeführte Leistungen zwischen inländischen Unternehmen. Ein Angebot ist keine Rechnung – es darf ein PDF sein, ein Brief oder eine E-Mail im Fließtext.

Das ändert sich in dem Moment, in dem aus dem Angebot eine Rechnung wird. Dann gelten alle Regeln: Pflichtangaben nach § 14 UStG, ab 2027 beziehungsweise 2028 das strukturierte Format. Was wann greift, steht in E-Rechnungspflicht 2027 und 2028.

Vom Angebot zur Rechnung: worauf beim Übertragen zu achten ist

Der häufigste Fehler beim Umwandeln ist nicht der Preis, sondern das Datum. Die Rechnung trägt das Rechnungsdatum von heute und das Leistungsdatum aus der tatsächlichen Ausführung – nicht das Datum des Angebots. Beides zu verwechseln, verschiebt die Umsatzsteuer in den falschen Voranmeldungszeitraum.

Drei weitere Punkte, die beim Kopieren gern mitwandern und dort nicht hingehören:

• Der Nummernkreis. Angebote und Rechnungen brauchen getrennte Nummern. Sonst reisst du Lücken in die Rechnungsnummern, und die musst du erklären können – siehe Rechnungsnummer: was wirklich Pflicht ist.
• Die Zahlungsaufforderung. Auf einem Angebot hat „Zu zahlen bis …“ nichts zu suchen, und ein QR-Code zum Überweisen erst recht nicht. Beides führt dazu, dass jemand ein unverbindliches Angebot bezahlt.
• Die Bindungsfrist. Sie gehört ins Angebot, nicht auf die Rechnung. Auf der Rechnung steht die Zahlungsfrist, und das ist etwas völlig anderes.

Hinweis in eigener Sache: Rechnungslotse ist unser eigenes Produkt. Er führt für Angebote einen eigenen Nummernkreis, lässt GiroCode und Zahlungsaufforderung weg und macht aus einem angenommenen Angebot per Klick eine Rechnung mit demselben Wortlaut und dem Datum von heute. Die Bindungsfrist und die Abgrenzung, was NICHT enthalten ist, nimmt dir kein Werkzeug ab – das sind die beiden Stellen, an denen später gestritten wird.

Häufige Fragen

Ist ein Angebot ohne Unterschrift gültig? Ja. Ein Angebot ist formfrei; es bindet dich auch per E-Mail ohne Unterschrift. Die Schriftform ist nur dort nötig, wo das Gesetz sie ausdrücklich verlangt – bei einem gewöhnlichen Werk- oder Dienstvertrag tut es das nicht.

Kann ich ein Angebot zurückziehen? Nur bevor es beim Kunden ankommt oder gleichzeitig damit (§ 130 Abs. 1 Satz 2 BGB). Danach bist du bis zum Ende der Bindungsfrist gebunden – es sei denn, du hast „freibleibend“ geschrieben. Das ist der praktische Grund, warum sich dieses eine Wort lohnt.

Was ist, wenn der Kunde das Angebot geändert annimmt? Dann ist das rechtlich keine Annahme, sondern ein neuer Antrag (§ 150 Abs. 2 BGB) – und jetzt bist du am Zug. Wer einen geänderten Auftrag einfach ausführt, nimmt stillschweigend an und ist an die Änderung gebunden, auch an eine gestrichene Position.

Darf ich für den Kostenvoranschlag Geld verlangen? Ja, aber nur wenn es vorher vereinbart ist. § 632 Abs. 3 BGB stellt es andersherum: Im Zweifel ist er nicht zu vergüten. Ein Satz im Angebot oder in den eigenen Bedingungen genügt, und er sollte auch sagen, ob die Kosten bei Auftragserteilung verrechnet werden.

Wie lange muss ich Angebote aufbewahren? Angebote, die zu einem Auftrag geführt haben, gehören zum Geschäftsvorfall und damit in die Aufbewahrung – nach § 147 AO sechs Jahre für Handels- und Geschäftsbriefe, acht Jahre für Buchungsbelege. Was das konkret heisst, steht in E-Rechnung aufbewahren.

Kurz zusammengefasst

• Angebot bindet, Kostenvoranschlag schätzt. Der Unterschied entscheidet, wer das Risiko einer Überraschung trägt.
• Immer ein Enddatum hineinschreiben. § 147 Abs. 2 BGB nennt keine Frist, und „drei Wochen“ steht nirgends im Gesetz.
• „Freibleibend“ ist ein Wort mit grosser Wirkung: Es macht aus dem Antrag eine blosse Einladung, und der Vertrag entsteht erst mit deiner Annahme.
• § 649 BGB, nicht § 650. Bei wesentlicher Überschreitung darf der Kunde kündigen, und du musst ihn unverzüglich warnen. Eine Prozentgrenze steht nicht im Gesetz.
• Kostenvoranschlag ist im Zweifel unentgeltlich (§ 632 Abs. 3 BGB). Wer dafür Geld will, vereinbart es vorher.
• An Privatkunden gehört der Bruttopreis ins Angebot, nicht erst auf die Rechnung.