Kurz: Das Gesetz verlangt eine Nummer, die einmalig vergeben wird, und erlaubt dafür ausdrücklich mehrere Zahlenreihen. Das Wort „lückenlos“ steht in § 14 Abs. 4 Nr. 4 UStG nicht.
Trotzdem ist eine Lücke nichts, was man auf sich beruhen lässt. Der Grund liegt nicht im Umsatzsteuerrecht, sondern eine Ebene daneben.
Was steht wörtlich im Gesetz?
§ 14 Abs. 4 Nr. 4 UStG verlangt:
eine fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die zur Identifizierung der Rechnung vom Rechnungsaussteller einmalig vergeben wird (Rechnungsnummer)
Drei Wörter tragen die ganze Vorschrift:
| Wort | Was es heißt |
|---|---|
| fortlaufend | Die Nummern steigen, sie werden nicht zufällig gewürfelt |
| eine oder mehrere Zahlenreihen | Mehrere Nummernkreise sind erlaubt, ausdrücklich |
| einmalig vergeben | Keine Nummer zweimal. Das ist die harte Bedingung |
Was dort nicht steht: lückenlos, jährlich zurückgesetzt, mit Datum, mit Kundennummer, mindestens vierstellig. All das sind Gepflogenheiten, keine Vorschriften.
Sind mehrere Nummernkreise erlaubt?
Ja, und zwar direkt aus dem Gesetzestext heraus: „mit einer oder mehreren Zahlenreihen“. Der Gesetzgeber hat den Fall mitgedacht, dass ein Betrieb nach Filialen, Belegarten oder Zeiträumen trennt.
Sinnvoll ist die Trennung überall dort, wo zwei Vorgänge fachlich verschieden sind:
- Rechnungen und Angebote. Ein Angebot ist keine Rechnung und gehört nicht in denselben Kreis.
- Mehrere Betriebe. Zwei Tätigkeiten unter einem Dach führen zwei Kreise, sonst erklärt man bei jeder Prüfung, warum die Nummern springen.
- Abschlag und Schlussrechnung, wenn die Software beide getrennt führt. Was dabei sonst zu beachten ist, steht in Abschlag und Schlussrechnung.
Die einzige Bedingung: Innerhalb jedes Kreises muss die Nummer eindeutig bleiben, und über alle
Kreise hinweg darf dieselbe Zeichenfolge nicht zweimal vorkommen. Ein Präfix je Kreis
(RE-2026-0001, AN-2026-0001) löst das ohne Nachdenken.
Ist eine Lücke ein Fehler?
Umsatzsteuerlich nicht. Eine Rechnung wird nicht dadurch mangelhaft, dass die Nummer davor fehlt, und der Vorsteuerabzug deines Kunden hängt nicht daran.
Die Frage stellt sich in der Betriebsprüfung trotzdem, aber aus einem anderen Grund: Dort geht es um die Vollständigkeit deiner Aufzeichnungen, nicht um die Form der einzelnen Rechnung. Eine Lücke ist dann kein Verstoß, sondern eine Frage. Wer sie beantworten kann, ist fertig.
Deshalb gilt in der Praxis:
- Lücken vermeiden, wo es geht. Eine Nummer wird vergeben, wenn der Beleg feststeht, nicht wenn jemand ein Formular öffnet.
- Lücken dokumentieren, wo sie entstehen. Ein Testlauf, ein Abbruch, ein Systemwechsel sind erklärbar, wenn es eine Notiz dazu gibt.
- Niemals eine Nummer nachträglich neu vergeben. Das verstößt gegen „einmalig vergeben“ und ist der einzige Punkt hier, der wirklich hart ist.
Wie entstehen Lücken in der Praxis?
Fast immer an derselben Stelle: Eine Software vergibt die Nummer zu früh, nämlich bevor feststeht, ob der Beleg überhaupt entsteht.
Wir haben das an unserem eigenen Weg über die Schnittstelle gesehen. Ein Shop, dessen Kunden ohne E-Mail-Adresse ankommen, scheitert an der Prüfregel für das Feld BT-49 (PEPPOL-EN16931-R010). Lag die Prüfung hinter der Nummernvergabe, verbrannte jede dieser Bestellungen eine Nummer: Der Beleg entstand nie, die Nummer war weg. Die Prüfung der Pflichtangaben läuft deshalb heute vor der Nummernvergabe. Für den Aufrufer ändert sich nichts, außer dass der Kreis geschlossen bleibt.
Der zweite häufige Fall ist der doppelt zugestellte Webhook. Netz weg, Zeitüberschreitung,
Wiederholung: Ohne Wiedererkennung entstehen zwei Rechnungen mit zwei Nummern für eine
Bestellung. Der Weg dagegen heißt Idempotency-Key und ist in der
Schnittstellenbeschreibung dokumentiert.
Darf ich im neuen Jahr wieder bei 1 anfangen?
Ja, wenn die Nummer als Ganzes einmalig bleibt. 2026-0001 und 2027-0001 sind zwei
verschiedene Zeichenfolgen, also unproblematisch. Wer dagegen nur 0001 schreibt und jedes Jahr
zurücksetzt, vergibt dieselbe Nummer mehrfach, und das ist der eine Fall, den das Gesetz
ausschließt.
Was gehört sonst noch auf die Rechnung?
Die Rechnungsnummer ist eine von zehn Pflichtangaben. Die übrigen neun stehen in Pflichtangaben nach § 14 UStG, und der Pflichtangaben-Prüfer geht sie als Liste durch.
Eine Ausnahme gibt es: Bei Beträgen bis 250 Euro brutto verlangt § 33 UStDV die Rechnungsnummer gar nicht. Welche vier Angaben dann genügen, steht in Kleinbetragsrechnung: 250 Euro, 4 Angaben.
Häufige Fragen
Muss die Rechnungsnummer Ziffern enthalten? Sie muss der Identifizierung dienen und einmalig sein. Buchstaben als Präfix sind üblich und zulässig, solange die Nummer als Ganzes eindeutig bleibt.
Darf ich das Rechnungsdatum als Nummer verwenden? Nur wenn an einem Tag nie zwei Rechnungen entstehen, und darauf verlässt sich niemand gern. Datum plus laufende Nummer ist die übliche und sichere Form.
Was mache ich mit einer versehentlich doppelt vergebenen Nummer? Die zweite Rechnung berichtigen, nicht die Nummer im Nachhinein ändern. § 31 Abs. 5 UStDV verlangt dafür ein Dokument mit eindeutigem Bezug auf die ursprüngliche Rechnung, und bei einer E-Rechnung im selben Format. Der Weg steht in Storno und Gutschrift als E-Rechnung.
Gilt das alles auch für Kleinunternehmer? Ja. § 19 UStG befreit von der Umsatzsteuer, nicht von den Rechnungsangaben. Was sonst noch dazugehört, steht in Kleinunternehmer und E-Rechnung.
Prüft ein Validator die Rechnungsnummer? Er prüft, ob das Feld gefüllt ist, nicht ob die Nummer in deinem Kreis die nächste ist. Das kann er nicht wissen. Ob eine Datei sonst durchgeht, sagt dir der E-Rechnungs-Prüfer.