Kurz: Eine Gutschrift im Sinne des Umsatzsteuerrechts ist eine Rechnung, die dein Kunde für dich schreibt. Nicht eine Rückzahlung, nicht eine Korrektur, nicht ein Nachlass.
Und sie funktioniert nur unter einer Bedingung: Ihr müsst das vorher vereinbart haben. Ein Dokument, das unangekündigt hereinschneit, ist keine Gutschrift im Rechtssinn.
Warum heißen zwei Dinge gleich?
Weil sich der Alltagsgebrauch und das Gesetz auseinanderentwickelt haben. Im Kaufmannsdeutsch ist eine Gutschrift alles, was dem Kunden Geld zurückbringt. Im Umsatzsteuerrecht ist sie etwas völlig anderes.
| Was gemeint ist | Wer stellt aus | Der richtige Begriff |
|---|---|---|
| Der Kunde rechnet die Leistung ab | der Empfänger der Leistung | Gutschrift nach § 14 Abs. 2 UStG |
| Eine Rechnung wird zurückgenommen | der Aussteller | Storno oder Rechnungskorrektur |
| Ein Nachlass wird gewährt | der Aussteller | Entgeltminderung |
Die beiden unteren Fälle sind keine Gutschriften im steuerlichen Sinn, auch wenn die Software sie so nennt. Wie sie richtig abgebildet werden, steht in Storno und Gutschrift als E-Rechnung.
Was verlangt § 14 Abs. 2 UStG?
Der maßgebliche Satz ist knapp:
Unbeschadet der Verpflichtungen nach Satz 2 kann eine Rechnung von einem in Satz 2 Nummer 1 oder 2 bezeichneten Leistungsempfänger für eine Lieferung oder sonstige Leistung des Unternehmers ausgestellt werden, sofern dies vorher vereinbart wurde (Gutschrift).
Drei Bedingungen stecken darin:
- Der Leistungsempfänger stellt aus, nicht der Leistende. Die Richtung ist umgedreht.
- Vorher vereinbart. Formfrei, aber vorher. Eine nachträgliche Zustimmung heilt nichts.
- Der Empfänger muss Unternehmer oder eine juristische Person sein. An eine Privatperson geht das nicht.
Der nächste Satz ist der, den kaum jemand kennt:
Die Gutschrift verliert die Wirkung einer Rechnung, sobald der Empfänger der Gutschrift dem ihm übermittelten Dokument widerspricht.
Ein Widerspruch reicht. Kein Gericht, keine Frist, keine Begründung im Gesetz. Wer als Leistender eine Gutschrift bekommt, die falsch ist, muss ihr also widersprechen, und zwar bevor er sie in seine Buchhaltung übernimmt.
Wozu ist das gut?
Für Fälle, in denen der Kunde die Zahlen besser kennt als du. Klassisch sind das:
- Provisionen und Vermittlungen. Der Auftraggeber weiß, was vermittelt wurde.
- Abrechnung nach Verbrauch oder Absatz. Der Abnehmer hat die Mengen im System.
- Plattformen und Marktplätze, die für ihre Anbieter abrechnen.
In allen dreien spart die Gutschrift eine Runde: Statt dass du eine Rechnung schreibst, die der Kunde gegen seine Zahlen prüft, schreibt er sie gleich richtig.
Wie sieht das in der E-Rechnung aus?
Als eigener Typcode. Das Feld heißt BT-3 und trägt bei einer Selbstabrechnung die 389:
| Code | Bedeutung |
|---|---|
380 | Rechnung |
384 | Korrektur einer Rechnung |
389 | Selbstfakturierte Rechnung (Gutschrift nach § 14 Abs. 2) |
381 | Gutschrift im Sinne einer Stornierung, in UBL kein Rechnungsdokument |
Die letzte Zeile ist die Falle. Wer eine Stornierung als Rechnung mit Code 381 verschickt,
bekommt BR-CL-01 zurück: In der Rechnungssyntax sind 380, 384 und 389
zulässig, die 381 gehört zu einem anderen Dokumenttyp. Wir haben denselben Beleg in beiden
Syntaxen durchgemessen; das Ergebnis steht in
Storno und Gutschrift als E-Rechnung.
Was sonst gleich bleibt: Die Gutschrift braucht dieselben Pflichtangaben wie jede Rechnung, einschließlich einer fortlaufenden Nummer aus dem Kreis des Ausstellers – also aus dem deines Kunden, nicht aus deinem. Warum das so ist und was es für deine eigene Nummernfolge bedeutet, steht in Rechnungsnummer: was wirklich Pflicht ist.
Der Nebensatz, der oft überrascht: sechs Monate
Derselbe Absatz verpflichtet zur Rechnungsstellung innerhalb von sechs Monaten nach Ausführung der Leistung. Das gilt für Leistungen an andere Unternehmer, an nicht unternehmerisch tätige juristische Personen und, das ist der überraschende Fall, für Werklieferungen und Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück auch an Privatpersonen.
Ein Handwerker, der ein Bad einbaut und die Rechnung liegen lässt, verstößt also gegen eine Frist, unabhängig davon, ob der Kunde Unternehmer ist. Ausgenommen sind nur die nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG steuerfreien Umsätze.
Häufige Fragen
Muss auf der Gutschrift das Wort „Gutschrift“ stehen? Ja. § 14 Abs. 4 Nr. 10 UStG verlangt die Angabe bei einer Abrechnung durch den Leistungsempfänger. Umgekehrt sollte das Wort nicht auf einer Stornorechnung stehen: Dort ist es sachlich falsch und stiftet genau die Verwirrung, um die es hier geht.
Wer schuldet die Umsatzsteuer bei einer Gutschrift? Weiterhin der Leistende, also du. Die Gutschrift ändert die Richtung des Papiers, nicht die Steuerschuld. Wo sie sich wirklich verschiebt, steht in Reverse Charge: der Satz auf der Rechnung.
Was mache ich, wenn die Gutschrift falsch ist? Widersprechen, bevor du sie buchst. Sie verliert damit die Wirkung einer Rechnung. Ein zusätzliches Storno von deiner Seite ist nicht nötig und wäre sogar irreführend, weil du das Dokument nie ausgestellt hast.
Darf ein Dritter die Rechnung schreiben? Ja, im Namen und für Rechnung des Unternehmers oder des Leistungsempfängers. Das ist der Weg, über den Abrechnungsdienstleister arbeiten. Die Verantwortung für den Inhalt bleibt bei dem, in dessen Namen abgerechnet wird.
Zählt eine Gutschrift gegen mein Rechnungskontingent? Bei uns nicht, denn du stellst sie nicht aus. Du bekommst sie. Prüfen kannst du sie trotzdem: Der E-Rechnungs-Prüfer sagt dir, ob die Datei deines Kunden gegen EN 16931 durchgeht, bevor du sie in die Buchhaltung nimmst.