E-Rechnung einführen: Plan bis 1.1.2027

Ab dem 1. Januar 2027 muss jeder Betrieb, dessen Gesamtumsatz 2026 über 800.000 Euro lag, an andere inländische Unternehmen E-Rechnungen stellen; ein PDF ist dann keine zulässige Rechnung mehr. Zwischen heute und diesem Datum liegen rund 16 Wochen, und die meisten davon gehen nicht für Software drauf, sondern für den Kundenstamm, den Testlauf und das Archiv. Dieser Beitrag ist der Plan dafür, rückwärts vom Stichtag gerechnet, mit den Paragrafen an den Stellen, an denen sie die Reihenfolge bestimmen.

Wer muss ab 2027 umstellen, und wer erst 2028?

Die Regel steht in § 27 Abs. 38 UStG. Bis Ende 2026 darf jeder Unternehmer noch eine „sonstige Rechnung“ schicken, also Papier oder PDF, wenn der Empfänger zustimmt. Im Jahr 2027 gilt diese Erleichterung nur noch für Betriebe, deren Gesamtumsatz „im vorangegangenen Kalenderjahr nicht mehr als 800 000 Euro betragen hat“. Maßgeblich ist also der Umsatz des Jahres 2026, und zwar der Gesamtumsatz des Unternehmens, nicht der Umsatz mit Firmenkunden. Ab 2028 fällt die Erleichterung für alle. Welche Zahl genau zählt und wie du sie aus der Umsatzsteuererklärung liest, steht in E-Rechnungspflicht: welcher Mandant wann.

Zwei Dinge gelten unabhängig vom Umsatz:

• Empfangen musst du seit 2025. Wer dir ab 2027 eine E-Rechnung schickt, braucht deine Zustimmung nicht. Ein E-Mail-Postfach reicht dafür aus, aber jemand muss die Datei lesen können, siehe E-Rechnung empfangen: was jetzt gilt.
• Die Pflicht trifft nur Rechnungen an Unternehmer im Inland (§ 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG). Privatkunden, Kunden im Ausland, Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro und Fahrausweise bleiben draußen. Das BMF stellt im Schreiben vom 15. Oktober 2025 (Rn. 22) klar, dass diese Rechnungen „immer als sonstige Rechnung ausgestellt und übermittelt werden“ können.

Wenn du nach dieser Prüfung erst 2028 dran bist: Der Plan unten gilt trotzdem, nur mit einem Jahr mehr Luft. Wer ihn 2026 durchläuft, hat 2027 ein ruhiges Jahr.

Welche Rechnungen bleiben auch 2027 ohne E-Format?

Die Tabelle entscheidet über die erste Aufgabe im Plan: Ohne eine saubere Einteilung des Kundenstamms kannst du nicht wissen, welche Rechnung ab Januar in welchem Format rausgehen muss. Für Rechnungen an Privatpersonen gelten eigene Regeln, die älter sind als die E-Rechnung, siehe E-Rechnung an Privatkunden.

Wie sieht der Plan in 16 Wochen aus?

Rückwärts gerechnet vom 1. Januar 2027. Die Wochen sind Richtwerte für einen Betrieb mit einigen hundert Rechnungen im Monat; ein kleinerer Betrieb schafft es in vier.

Woche 16 bis 13: Kundenstamm einteilen. Jeder Kunde bekommt eine Eigenschaft: Unternehmer im Inland, Privatperson, Ausland, Behörde. Eine USt-IdNr. ist ein Hinweis auf einen Unternehmer, aber keine Garantie, und bei Behörden brauchst du zusätzlich die Leitweg-ID, siehe Leitweg-ID finden: Aufbau und Portale. Wer diese Einteilung im System hat, kann ab Januar automatisch das richtige Format wählen.

Woche 12 bis 10: Format festlegen. Für Firmenkunden reicht XRechnung oder ZUGFeRD, beide erfüllen EN 16931 (BMF 15.10.2025, Rn. 24: rein strukturiert oder hybrid). Behörden verlangen XRechnung. Wer Privatkunden hat, nimmt ZUGFeRD, weil das PDF lesbar bleibt. Die Abwägung steht in XRechnung oder ZUGFeRD. Entscheide hier auch, wo die Rechnung entsteht: im Buchhaltungsprogramm, im Shop oder im Warenwirtschaftssystem. Zwei Quellen mit zwei Nummernkreisen sind der häufigste Fehler dieser Phase.

Woche 9 bis 7: Stammdaten vervollständigen. Alle Pflichtangaben müssen im strukturierten Teil der Datei stehen; ein Verweis auf einen Anhang genügt nicht, und ein Link auf ein externes Ziel auch nicht (BMF 15.10.2025, Rn. 35). Das heißt: Steuernummer oder USt-IdNr., vollständige Anschrift, Bankverbindung, Zahlungsziel und die Leistungsbeschreibung so, dass sie „eine eindeutige und leicht nachprüfbare Feststellung der Leistung“ erlaubt. Die Felder, an denen es in der Praxis scheitert, listet BT-Felder: die 20, die entscheiden.

Woche 6 bis 4: Testlauf mit echten Fällen. Nimm zehn Rechnungen aus dem laufenden Jahr, die alles abdecken, was bei dir vorkommt: Skonto, mehrere Steuersätze, Reverse Charge, Anzahlung, eine Gutschrift. Erzeuge sie im neuen Format und prüfe sie gegen einen Validator. Das BMF unterscheidet Formatfehler (die Datei ist dann gar keine E-Rechnung, Rn. 6a), Geschäftsregelfehler (Rn. 6b) und Inhaltsfehler (Rn. 35a). Nur die beiden ersten findet ein Validator; den falschen Steuersatz findet nur ein Mensch. Die zehn häufigsten Prüfregeln stehen in 10 Regeln, an denen E-Rechnungen scheitern.

Woche 3 bis 2: Eingang und Archiv. Für den Eingang brauchst du ein Postfach, das jemand liest, und einen Weg, die XML anzuzeigen. Für das Archiv gilt: acht Jahre, und bei einer E-Rechnung „zumindest deren strukturierter Teil“ so, dass er „unversehrt in seiner ursprünglichen Form vorliegt“ (Rn. 60). Ein Ausdruck ist kein Archiv, ein PDF-Export einer XRechnung auch nicht. Was GoBD-konform heißt, steht in E-Rechnung aufbewahren: 8 Jahre.

Woche 1: Ansage an die Kunden. Ein Satz in der Dezember-Rechnung oder eine kurze Mail: Ab Januar kommen unsere Rechnungen als E-Rechnung, so öffnen Sie die Datei. Das spart im Januar die Anrufe von Kunden, die eine XML nicht kennen.

Was passiert, wenn du im Januar weiter PDF schickst?

Für dich als Aussteller ist die Rechnung dann eine „sonstige Rechnung“ ohne die Zustimmung, die sie brauchte. Für deinen Kunden ist es schlimmer: Das BMF hat schon im Schreiben vom 15. Oktober 2024 klargestellt, dass der Vorsteuerabzug aus einer sonstigen Rechnung trotz E-Rechnungspflicht grundsätzlich nicht möglich ist, weil keine ordnungsmäßige Rechnung vorliegt. Der Kunde wird also eine E-Rechnung nachfordern, und du stellst sie doppelt aus. Was das im Detail bedeutet und wo die Finanzverwaltung Milde zeigt, steht in Fehlerhafte E-Rechnung und Vorsteuerabzug.

Dazu kommt die Berichtigung: Ändert sich nach der Rechnung nur die Bemessungsgrundlage, etwa durch Skonto, braucht es keine Berichtigung (Rn. 51a). Ändert sich der Leistungsumfang, muss die Rechnung berichtigt werden, und die Berichtigung muss „in spezifischer und eindeutiger Weise“ auf die ursprüngliche Rechnung verweisen (Rn. 51b). Wie das in XRechnung und ZUGFeRD aussieht, zeigt Storno und Gutschrift als E-Rechnung.

Was gehört in die Checkliste?

• Gesamtumsatz 2026 geschätzt: über oder unter 800.000 Euro?
• Jeder Kunde eingeteilt: Inland-Unternehmer, Privatperson, Ausland, Behörde.
• Ein Format je Kundengruppe festgelegt, eine Quelle für alle Rechnungen, ein Nummernkreis.
• Stammdaten vollständig im strukturierten Teil, keine Anhänge als Ersatz.
• Zehn Testrechnungen durch den Validator, Berichte aufbewahrt (Rn. 35a empfiehlt das).
• Eingangspostfach benannt, XML-Anzeige vorhanden.
• Archiv hält den strukturierten Teil acht Jahre unverändert.
• Kunden informiert, Ansprechpartner für Rückfragen benannt.

Hinweis in eigener Sache: Rechnungslotse deckt die Punkte Format, Validator, Eingang und Archiv ab und lässt sich über eine Schnittstelle an Shop oder Warenwirtschaft anschließen, siehe Anbindung und die Schnittstellenbeschreibung. Für die Einteilung des Kundenstamms gibt es kein Werkzeug, das dir die Arbeit abnimmt; sie ist der Teil, mit dem du heute anfangen solltest.

Häufige Fragen

Zählt der Umsatz 2026 oder 2025 für die 800.000-Euro-Grenze? Der des vorangegangenen Kalenderjahres, also 2026 für die Pflicht ab 2027. Wer die Grenze 2026 reißt, muss ab dem 1. Januar 2027 E-Rechnungen an Firmenkunden stellen.

Muss ich für Firmenkunden im Ausland umstellen? Nein. Die deutsche Pflicht gilt nur zwischen inländischen Unternehmern. Für Kunden im Ausland zählt deren Recht; ab 2030 kommt eine EU-weite Meldepflicht, siehe E-Rechnung ins Ausland.

Reicht ein Validator als Prüfung meiner Eingangsrechnungen? Nein. Das BMF sagt in Rn. 35a, dass die Validierung die Prüfung auf Vollständigkeit und Richtigkeit nicht ersetzt, sondern unterstützt. Formatfehler und Geschäftsregelfehler findet der Validator, den falschen Steuersatz nicht.

Kann ich Anhänge weiter mitschicken, etwa Stundennachweise? Ja, als Anhang in der E-Rechnung, etwa als PDF. Nur dürfen die Pflichtangaben nicht dorthin ausgelagert werden, und ein Link auf einen Download gilt nicht. Einzelheiten in Anhänge in der E-Rechnung.