Nein: Für Rechnungen an Privatpersonen gibt es keine E-Rechnungspflicht, weder heute noch ab 2027 oder 2028. Die Pflicht aus § 14 Abs. 2 UStG gilt nur für Leistungen an andere Unternehmer mit Sitz im Inland. Wer Küchen einbaut, Haare schneidet oder Hochzeiten fotografiert, darf seinen Privatkunden weiter ein PDF oder Papier schicken. Trotzdem ändert sich für Betriebe mit gemischtem Kundenstamm einiges, und ein paar Regeln für Rechnungen an Privatpersonen sind älter als die E-Rechnung und werden oft übersehen.

Gilt die E-Rechnungspflicht für Rechnungen an Privatpersonen?

Die Pflicht, eine E-Rechnung auszustellen, hängt am Empfänger. § 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG verlangt sie für Leistungen „an einen anderen Unternehmer für dessen Unternehmen“, und nur, wenn beide im Inland ansässig sind. Eine Privatperson ist kein Unternehmer. Damit fällt jede Rechnung an sie aus der Pflicht heraus, unabhängig vom Betrag und unabhängig davon, ob der Kunde ein strukturiertes Format annehmen könnte.

Die Übergangsregeln in § 27 Abs. 38 UStG ändern daran nichts. Sie betreffen nur die Frage, wie lange ein Unternehmer einem anderen Unternehmer noch eine „sonstige Rechnung“ schicken darf: bis Ende 2026 mit Zustimmung des Empfängers, bis Ende 2027 zusätzlich nur, wenn der eigene Gesamtumsatz im Vorjahr höchstens 800.000 Euro betrug. Die Treppe bis 2028 erklärt der Beitrag E-Rechnungspflicht 2027 und 2028. Für Privatkunden gibt es keine Stufe dieser Treppe.

Zwei Gruppen werden gern mit Privatkunden verwechselt:

  • Vereine, Stiftungen und Behörden sind juristische Personen. Auch wenn sie nicht unternehmerisch handeln, kann eine E-Rechnung verlangt werden. Bei Behörden gilt seit Jahren ohnehin die XRechnung, siehe E-Rechnung an Behörden.
  • Ein Unternehmer, der privat bestellt, ist in diesem Vorgang kein Unternehmer. Der Zahnarzt, der eine Gartenlaube für sein Wochenendhaus bauen lässt, bekommt eine Rechnung wie jeder andere Privatkunde.

Darfst du Privatkunden trotzdem eine E-Rechnung schicken?

Du darfst, aber die Datei allein reicht nicht. § 14 Abs. 1 UStG sagt, dass die Übermittlung einer Rechnung in einem elektronischen Format „der Zustimmung des Empfängers“ bedarf, soweit keine Pflicht nach Absatz 2 besteht. Gegenüber Privatkunden besteht sie nicht, also brauchst du die Zustimmung. Sie ist formlos: Der Umsatzsteuer-Anwendungserlass lässt in Abschnitt 14.4 Abs. 1 ausdrücklich zu, dass die Beteiligten die elektronische Übermittlung schlicht praktizieren und damit stillschweigend billigen. Wer die per E-Mail geschickte Rechnung bezahlt, hat zugestimmt.

Sinnvoll ist eine reine XML-Datei für Privatkunden trotzdem nicht. Eine XRechnung ohne Anzeige ist für Menschen unlesbar, und der Kunde hat weder ein Buchhaltungsprogramm noch Lust, sich eines zu suchen. Das hybride Format löst das: Eine ZUGFeRD-Datei ist ein normales PDF, in dem die strukturierten Daten zusätzlich stecken. Der Privatkunde öffnet das PDF, der Firmenkunde liest die XML. Welches Format für wen passt, steht in XRechnung oder ZUGFeRD.

Was gilt bei gemischtem Kundenstamm?

Das ist der Normalfall im Handwerk, in Praxen und bei vielen Freiberuflern: Ein Teil der Kunden sind Betriebe, ein Teil Privatpersonen. Für den Firmenteil gilt die Treppe, für den Privatteil nichts Neues. Drei Folgen daraus:

  1. Zwei Wege wären ein Fehler. Wer für Firmenkunden ein E-Rechnungs-Programm nutzt und für Privatkunden weiter Word-Vorlagen, pflegt zwei Nummernkreise, zwei Archive und zwei Layouts. Eine fortlaufende Nummer über alle Rechnungen ist Pflicht, siehe Rechnungsnummer: was wirklich Pflicht ist. Ein Programm für beide Gruppen, das immer ZUGFeRD erzeugt, ist die einfachere Lösung.
  2. Die Kundenart muss in den Stammdaten stehen. Ab 2027 entscheidet sie darüber, ob eine sonstige Rechnung noch zulässig ist. Wer im Kundenstamm nicht weiß, wer Unternehmer ist, kann die Pflicht nicht erfüllen. Eine USt-IdNr. am Kunden ist ein guter Hinweis, aber kein Beweis: Auch der Zahnarzt mit der Gartenlaube hat eine.
  3. Kleinunternehmer bleiben außen vor. Wer die Kleinunternehmerregelung nutzt, muss dauerhaft keine E-Rechnungen ausstellen (§ 34a UStDV), auch nicht an Firmenkunden. Empfangen können muss er sie trotzdem, siehe Kleinunternehmer und E-Rechnung.

Welche Angaben verlangt die Rechnung an Privatkunden?

Die Pflichtangaben aus § 14 Abs. 4 UStG gelten für jede Rechnung, an wen auch immer sie geht: Name und Anschrift beider Seiten, Steuernummer oder USt-IdNr., Datum, fortlaufende Nummer, Art und Menge der Leistung, Leistungszeitpunkt, Entgelt und Steuer. Die vollständige Liste mit Beispielen steht unter Pflichtangaben nach § 14 UStG.

Zwei Regeln betreffen Privatkunden besonders, und beide hängen am Grundstück:

  • Rechnungspflicht binnen sechs Monaten. Bei einer steuerpflichtigen Werklieferung oder sonstigen Leistung im Zusammenhang mit einem Grundstück musst du auch einer Privatperson eine Rechnung stellen, und zwar innerhalb von sechs Monaten nach der Leistung (§ 14 Abs. 2 Satz 1 UStG). Das trifft Maler, Dachdecker, Gärtner, Installateure, aber auch Architekten und Reinigungsbetriebe. Bei einem Haarschnitt gibt es diese Pflicht nicht.
  • Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht. Dieselbe Rechnung muss einen Hinweis darauf tragen, dass der Privatkunde sie zwei Jahre aufbewahren muss (§ 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 9 in Verbindung mit § 14b Abs. 1 Satz 5 UStG). Ein Satz reicht: „Als Privatperson sind Sie verpflichtet, diese Rechnung zwei Jahre aufzubewahren.“ Fehlt er, ist die Rechnung nicht vollständig.

Für dich selbst gilt weiter die lange Frist: acht Jahre für das Doppel jeder Rechnung, auch der an Privatkunden, siehe E-Rechnung aufbewahren.

Warum fragen Privatkunden nach dem Lohnanteil?

Weil das Finanzamt ihnen einen Teil davon zurückgibt. Nach § 35a EStG mindert sich die Einkommensteuer um 20 Prozent der Arbeitskosten, bei Handwerkerleistungen bis höchstens 1.200 Euro im Jahr, bei haushaltsnahen Dienstleistungen bis 4.000 Euro. Zwei Bedingungen stellt Absatz 5: Der Kunde braucht eine Rechnung, und er muss auf dein Konto überwiesen haben. Bargeld zählt nicht.

Begünstigt sind nur die Arbeitskosten, nicht das Material. Deshalb muss der Lohnanteil aus der Rechnung hervorgehen. Das Anwendungsschreiben des BMF zu § 35a EStG verlangt, dass sich der Anteil der Arbeitskosten anhand der Rechnung gesondert ermitteln lässt; eine getrennte Position oder ein ausgewiesener Prozentsatz genügt. Eine Rechnung, die nur „Badsanierung pauschal“ nennt, kostet deinen Kunden bis zu 1.200 Euro Steuerersparnis, und du bekommst den Anruf.

Für die E-Rechnung ist das ein Argument, nicht dagegen: In einem strukturierten Format steht der Lohn ohnehin als eigene Position, und das PDF der ZUGFeRD-Datei zeigt ihn dem Kunden.

Wie versendest du die Rechnung an Privatkunden richtig?

Per E-Mail ist zulässig und üblich. Die Zustimmung des Kunden holst du dir am einfachsten mit der Auftragsbestätigung („Die Rechnung senden wir Ihnen per E-Mail an …“), und die Datenschutzseite ist überschaubar: Rechnungsdaten dürfen ohne Einwilligung verarbeitet werden, weil sie zur Vertragserfüllung nötig sind. Was beim Versand sonst gilt, von der Transportverschlüsselung bis zur Löschanfrage, steht in Rechnung per E-Mail: was die DSGVO verlangt.

Als Datei nimmst du ein PDF, am besten mit eingebetteter XML. Damit ist der Fall „der Kunde war doch ein Betrieb“ ohne zweite Rechnung erledigt, und ab 2028 musst du an deinem Ablauf nichts mehr ändern.

Kurz zusammengefasst

  • Keine E-Rechnungspflicht gegenüber Privatpersonen, auch nicht ab 2028 (§ 14 Abs. 2 UStG).
  • Elektronisch senden darfst du mit Zustimmung; wer bezahlt, hat zugestimmt (UStAE 14.4).
  • Bei gemischtem Kundenstamm: ein Programm, ein Nummernkreis, immer ZUGFeRD.
  • Grundstücksleistungen: Rechnung binnen sechs Monaten, Hinweis auf zwei Jahre Aufbewahrung.
  • Lohnanteil getrennt ausweisen, sonst verliert der Kunde bis zu 1.200 Euro nach § 35a EStG.
  • Dein Doppel bleibt acht Jahre im Archiv.

Häufige Fragen

Muss ein Privatkunde eine E-Rechnung annehmen? Nein. Die Empfangspflicht seit 2025 trifft nur Unternehmer. Ein Privatkunde darf Papier oder ein lesbares PDF verlangen; eine reine XML-Datei muss er nicht akzeptieren.

Ich bin Handwerker mit Firmen- und Privatkunden. Wann brauche ich die E-Rechnung? Für Firmenkunden ab dem 1. Januar 2027, wenn dein Gesamtumsatz 2026 über 800.000 Euro lag, sonst ab dem 1. Januar 2028. Für Privatkunden nie. Ein hybrides PDF deckt beide Fälle ab.

Zählt eine GmbH, die privat einkauft, als Privatkunde? Nein. Eine GmbH handelt immer als Unternehmer. Nur natürliche Personen können privat einkaufen, und dann gilt die Rechnung an sie als Rechnung an einen Nichtunternehmer.

Was passiert, wenn der Hinweis auf die zweijährige Aufbewahrung fehlt? Die Rechnung ist unvollständig, denn der Hinweis ist eine Pflichtangabe nach § 14 Abs. 4 UStG. Die Aufbewahrungspflicht trifft den Kunden auch ohne Hinweis; du hast ihn dann nur nicht gewarnt. Ein Satz im Fußtext der Rechnung genügt.