Die meistgestellte Frage in Kanzleien lautet nicht, was eine E-Rechnung ist. Sie lautet: Wen von meinen Mandanten trifft es zuerst? Die Antwort hängt an einer einzigen Zahl — dem Gesamtumsatz des Vorjahres — und an einem Datum. Dieser Beitrag rechnet beides durch.

Die kurze Antwort

  • Empfangen muss jeder inländische Unternehmer seit dem 1. Januar 2025. Ohne Übergangsfrist, ohne Umsatzgrenze, auch Kleinunternehmer.
  • Ausstellen muss ab dem 1. Januar 2027, wessen Gesamtumsatz 2026 über 800.000 € lag.
  • Alle übrigen dürfen bis zum 31. Dezember 2027 weiter Papier schicken (PDF nur mit Zustimmung des Empfängers).
  • Ab dem 1. Januar 2028 gilt die Pflicht im inländischen B2B für alle, ohne Umsatzgrenze und ohne Zustimmungslösung.

Rechtsgrundlage ist § 14 UStG in der Fassung des Wachstumschancengesetzes, die Staffel selbst steht in der Übergangsregelung des § 27 Abs. 38 UStG.

Die 800.000 Euro: welche Zahl genau gemeint ist

Maßgeblich ist der Gesamtumsatz nach § 19 Abs. 3 UStG im vorangegangenen Kalenderjahr. Für das Jahr 2027 ist das der Umsatz des Jahres 2026. Drei Punkte daran werden regelmäßig verwechselt:

  1. Es ist nicht der Gewinn. Ein Betrieb mit 900.000 € Umsatz und 40.000 € Gewinn liegt darüber.
  2. Es ist nicht der B2B-Anteil. Auch Umsätze an Privatkunden zählen mit, obwohl für sie selbst nie eine E-Rechnungspflicht bestand.
  3. Verkäufe von Anlagevermögen bleiben außen vor, ebenso bestimmte steuerfreie Umsätze. Wer im Vorjahr eine Maschine oder ein Fahrzeug veräußert hat, rutscht dadurch nicht über die Grenze.

Gemessen wird rückblickend. Das ist der unangenehme Teil: Ein Mandant, der 2026 kräftig wächst, muss zum 1. Januar 2027 umgestellt haben — und erfährt es erst, wenn die Zahlen für 2026 stehen. In der Praxis heißt das: Wer im Herbst 2026 auf 700.000 € zusteuert, stellt besser sofort um, statt im Februar 2027 rückwirkend festzustellen, dass er seit sechs Wochen falsche Rechnungen schreibt.

Für Gründungs- und Rumpfjahre nennt die Übergangsregelung keinen eigenen Maßstab. Wer dort nahe an der Grenze liegt, fährt mit der früheren Umstellung sicherer — sie ist nie falsch, die spätere kann es sein.

Sechs Fälle aus dem Mandantenstamm

1. Handwerksbetrieb, Umsatz 2026 rund 1,2 Mio. €

Ausstellen ab 1. Januar 2027. Klarer Fall über der Grenze. Zu beachten: Die Umstellung gilt für Umsätze, die ab diesem Tag ausgeführt werden — nicht für das Rechnungsdatum. Eine Leistung aus Dezember 2026, die im Januar abgerechnet wird, fällt noch unter die alte Regel.

2. Beratung, Umsatz 2026 rund 240.000 €

Ausstellen erst ab 1. Januar 2028. Empfangen musste er allerdings schon seit 2025 — und genau hier liegt bei kleinen Mandanten der akutere Fehler: Eingegangene XML-Dateien werden ausgedruckt und abgeheftet, das Original landet im Papierkorb. Aufbewahrungspflichtig ist der strukturierte Datensatz, nicht der Ausdruck.

3. Betrieb mit 780.000 € in 2026, der 2027 auf 900.000 € wächst

Ausstellen erst ab 1. Januar 2028. Für das Jahr 2027 zählt allein das Vorjahr 2026, und dort lag er unter der Grenze. Das Wachstum im laufenden Jahr ändert daran nichts — 2028 gilt die Pflicht ohnehin für alle, eine Zwischenstufe gibt es nicht.

4. Kleinunternehmer nach § 19 UStG

Ausstellen nie verpflichtend, empfangen seit 2025. § 34a UStDV nimmt Kleinunternehmer vom Ausstellen strukturierter Rechnungen aus, dauerhaft. Die Befreiung ist aber eine Erlaubnis und kein Verbot: Auftraggeber — besonders Behörden und größere Betriebe — verlangen die E-Rechnung unabhängig davon. Ein Mandant, der auf seiner Befreiung besteht, verliert im Zweifel den Auftrag, nicht der Auftraggeber.

5. Arztpraxis mit steuerfreien Heilbehandlungen

Für die steuerfreien Umsätze nach § 4 Nr. 14 UStG keine E-Rechnungspflicht. Die Ausnahme für steuerfreie Leistungen nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG greift. Aufpassen muss man bei den steuerpflichtigen Nebenerlösen — Gutachten, Vorträge, Vermietung an andere Praxen: Für die gilt die Staffel ganz normal, und dann ist der Mandant plötzlich doch betroffen.

6. Vermieter mit Option zur Steuerpflicht

Betroffen, mit einer eigenen Fußangel. Wer nach § 9 UStG zur Steuerpflicht optiert und an Unternehmer vermietet, stellt steuerpflichtige B2B-Umsätze aus. Die typische Dauerrechnung über den Mietzeitraum muss dann als E-Rechnung vorliegen — der Mietvertrag als Rechnungsersatz reicht in der bisherigen Form nicht mehr.

Was auch nach 2028 ohne strukturiertes Format bleibt

  • Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto (§ 33 UStDV).
  • Fahrausweise (§ 34 UStDV).
  • Steuerfreie Leistungen nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG.
  • Leistungen an Privatpersonen.

Und der Punkt, der in Mandantengesprächen am meisten Zeit spart: Ein PDF ist keine E-Rechnung. Auch nicht per Mail, auch nicht mit Signatur. Das Gesetz nennt es „sonstige Rechnung“ — dieselbe Kategorie wie Papier. Zulässig sind XRechnung und ZUGFeRD ab Profil BASIC; die Profile MINIMUM und BASIC WL fallen ausdrücklich nicht darunter.

Den Mandantenstamm sortieren

Für die Kanzlei ist die Staffel vor allem eine Sortieraufgabe. Ein pragmatischer Weg:

  1. Näherung aus 2025. Die Umsatzsteuer-Jahreserklärung 2025 liegt vor. Alles über 700.000 € kommt auf die Liste „2027 wahrscheinlich“ — der Puffer fängt Wachstum ab.
  2. Endgültig aus 2026. Sobald die Zahlen für 2026 stehen, wird aus „wahrscheinlich“ ein Ja oder Nein. Für die Ja-Fälle bleibt dann oft nur noch der Dezember.
  3. Der Rest ist die eigentliche Arbeit. Die 2028er sind die Masse, und darunter sind die Mandanten ohne jede Software. Für sie ist nicht die Frist das Problem, sondern das Werkzeug — dazu steht mehr in Mandanten ohne Buchhaltungssoftware vorbereiten.

Für den Einzelfall nennt der E-Rechnungspflicht-Check nach fünf Fragen Datum und Paragraph. Er ist kostenlos, braucht keine Anmeldung und lässt sich bedenkenlos an Mandanten weitergeben. Wie wir Kanzleien im Übrigen zuarbeiten — und was wir ausdrücklich nicht übernehmen — steht auf der Seite für Steuerkanzleien.

Stand: Juli 2026. Der Beitrag gibt den Rechtsstand nach dem Wachstumschancengesetz und dem Jahressteuergesetz 2024 wieder und ersetzt keine steuerliche Beratung im Einzelfall.