Der Fachverlag IWW hat die Frage, um die es hier geht, präzise formuliert: Wie unterstütze ich Mandanten, die keine Software nutzen? Für alle anderen ist die E-Rechnung ein Konfigurationsthema. Für diese Gruppe ist sie ein Problem — und sie ist in den meisten Kanzleien größer, als die Mandantenliste vermuten lässt.

Wer diese Gruppe ist

Nicht der Betrieb, der zu geizig für Software ist. Es ist der Mandant, für den sich Software schlicht nicht rechnet: fünf bis zehn Ausgangsrechnungen im Monat, immer dieselben zwei Kunden, ein Word-Formular mit gepflegtem Briefkopf, das seit Jahren zuverlässig funktioniert. Der Monatsbeitrag einer Buchhaltungssuite ist für ihn nicht viel Geld — aber er kauft ihm nichts, was er braucht. Was die verbreiteten Lösungen kosten, steht mit Quelle im Anbietervergleich.

Bis 2027 oder 2028 ist das eine Geschmacksfrage. Danach nicht mehr: Was er verschickt, ist ab seinem Stichtag keine ordnungsgemäße Rechnung mehr — und die Folgen landen zuerst bei seinem Kunden, der den Vorsteuerabzug verteidigen muss, und dann bei Ihnen.

Die vier Wege, ehrlich sortiert

1. Eine vollständige Buchhaltungslösung

Der Standardweg, und für viele Mandanten der richtige. Bankanbindung, Belegerfassung, Kassenbuch, Auswertungen — und eine Schnittstelle, über die die Daten in der Kanzlei ankommen.

2. Die Kanzlei schreibt die Rechnungen

Kommt in kleinen Mandaten vor und funktioniert. Es kostet allerdings genau die Ressource, die ohnehin knapp ist: Kanzleizeit. Und es verschiebt die Verantwortung für den Inhalt der Rechnung in Richtung Kanzlei, was bei Leistungsbeschreibungen und Leistungszeitpunkten unangenehm werden kann.

3. Ein schlankes Einzelwerkzeug nur für die Ausgangsrechnung

Der Mandant behält seinen Ablauf und bekommt statt des Word-Formulars ein Werkzeug, das XRechnung und ZUGFeRD erzeugt und vor der Ausgabe gegen EN 16931 prüft. Keine Buchhaltung, keine Bankanbindung — nur der Teil, der ab dem Stichtag Pflicht ist. Das ist die Lücke, in der Rechnungslotse steht: drei Rechnungen im Monat kostenlos und ohne Konto, darüber ein fester Monatsbeitrag (Preise).

4. Nichts tun

Wird häufiger gewählt, als es in Protokollen auftaucht — meistens nicht als Entscheidung, sondern als Aufschub. Der Weg endet zum Stichtag, und zwar mitten im laufenden Geschäft.

Wann Lexware Office oder DATEV die bessere Wahl sind

Diese Liste steht hier bewusst, und sie ist nicht kurz gehalten. Ein schlankes Werkzeug ist die richtige Antwort für einen bestimmten Zuschnitt — und für alles daneben die falsche.

  • Wenn Belege, Bank und Kasse ohnehin digital werden sollen. Ein Werkzeug, das nur Ausgangsrechnungen erzeugt, löst genau ein Problem. Wer Kontoumsätze zuordnen und Belege erfassen will, braucht eine Lösung mit Bankanbindung — dafür ist Lexware Office, sevdesk oder easybill gebaut, nicht ein Rechnungsassistent.
  • Wenn die Kanzlei mit DATEV Unternehmen online arbeitet. Wenn der Belegfluss dort schon läuft, ist jeder zusätzliche Kanal ein Bruch. Lexware Office wirbt für seinen kostenlosen Steuerberaterzugang mit über 50.000 Kanzleien und einer Anbindung an DATEV; wer davon profitiert, sollte den Mandanten dort führen.
  • Wenn Lohn dazukommt. Entgeltabrechnung ist ein eigenes Fach mit eigenen Meldewegen. Sie gehört in die Kanzleisoftware, nicht in ein Rechnungswerkzeug.
  • Wenn der Mandant Warenwirtschaft, Lager oder Kasse braucht. Dann entscheidet nicht das Rechnungsformat, sondern das Warenwirtschaftssystem — und die E-Rechnung fällt dort als Nebenprodukt an.
  • Wenn der Mandantenstamm ohnehin auf einem Anbieter konzentriert ist. Ein zweites Werkzeug für fünf Mandanten kostet mehr Aufmerksamkeit, als es an Lizenzgebühr spart. Der Vorteil eines einheitlichen Bestands ist real und schlägt eine günstigere Einzelentscheidung.

Bleibt der Zuschnitt, für den ein schlankes Werkzeug tatsächlich besser passt: wenige Rechnungen im Monat, keine Automatisierung nötig, Kontierung und Buchführung bleiben in der Kanzlei — und ein Mandant, der eine Suite ohnehin nie öffnen würde.

Checkliste: was vor der ersten E-Rechnung stimmen muss

Unabhängig vom gewählten Weg scheitert die erste E-Rechnung fast immer an denselben Feldern. Die lassen sich in einem Telefonat klären:

  1. Steuernummer oder USt-IdNr. Eines von beidem ist Pflicht, und es muss im Datensatz stehen, nicht nur im Briefkopf.
  2. Vollständige Anschrift von Verkäufer und Käufer, jeweils mit Land. Die Norm verlangt den Ländercode; „Musterstadt“ allein reicht nicht.
  3. Bankverbindung als IBAN, wenn Überweisung vereinbart ist.
  4. Leistungsdatum oder Leistungszeitraum. Der häufigste Prüffehler überhaupt — im Papierbrief ließ er sich überlesen, im strukturierten Datensatz nicht.
  5. Ein lückenloser Nummernkreis. Wer bisher jedes Jahr bei 1 begonnen hat, sollte das Schema festlegen, bevor die erste Datei herausgeht.
  6. Bei öffentlichen Auftraggebern: die Leitweg-ID. Sie kommt vom Auftraggeber und lässt sich mit dem Leitweg-ID-Prüfer auf Zahlendreher prüfen.

Und zuerst, vor allem anderen: den Empfang klären. Die Empfangspflicht gilt seit 2025 für jeden Mandanten. Ein E-Mail-Postfach genügt — aber das eingegangene XML ist der aufbewahrungspflichtige Beleg, nicht der Ausdruck.

Die Reihenfolge, die sich in der Praxis bewährt

  1. Empfang sichern. Postfach benennen, Ablage klären, Ausdrucken abgewöhnen.
  2. Stichtag bestimmen. 2027 oder 2028, nach dem Vorjahresumsatz — durchgerechnet in E-Rechnungspflicht 2027: welchen Mandanten trifft sie wann.
  3. Werkzeug wählen. Nach den Kriterien oben, nicht nach dem Preis.
  4. Eine Rechnung testweise erzeugen — an sich selbst, mit echten Stammdaten. Was hier fehlt, fehlt später beim Kunden.
  5. Umstellen, bevor es muss. Für den Empfänger sieht ZUGFeRD aus wie das PDF, das er kennt. Es gibt keinen Vorteil darin, bis zur Frist zu warten.

Wie wir Kanzleien dabei zuarbeiten — und was wir ausdrücklich nicht übernehmen: Fibu, Abschluss, Lohn, Steuererklärung — steht auf der Seite für Steuerkanzleien.

Stand: Juli 2026. Genannte Produktnamen sind Marken der jeweiligen Anbieter. Der Beitrag ersetzt keine steuerliche Beratung im Einzelfall.