Kurz: Zum Empfangen reicht ein PDF schon lange nicht mehr – seit dem 1. Januar 2025 muss jedes Unternehmen echte E-Rechnungen annehmen können. Zum Versenden reicht es noch, aber nicht mehr lange: bis Ende 2026 für alle, bis Ende 2027 für Betriebe mit höchstens 800.000 Euro Vorjahresumsatz.
Und ein PDF bleibt auch danach zulässig – in Fällen, die kaum jemand auf dem Schirm hat. Dazu unten.
Warum ein PDF keine E-Rechnung ist
Weil eine E-Rechnung kein Dateiformat ist, sondern ein strukturierter Datensatz. § 14 Abs. 1 UStG verlangt seit der Neufassung ein Format, das sich elektronisch verarbeiten lässt – und ein PDF ist ein Bild von einer Rechnung, kein Datensatz.
Das gilt auch für ein PDF, das aus einer Software kommt, das durchsuchbar ist oder das einen Barcode trägt. Entscheidend ist nicht, ob ein Mensch es lesen kann, sondern ob eine Maschine die Felder herausziehen kann, ohne zu raten.
Die Ausnahme ist ZUGFeRD: Dort steckt der Datensatz im PDF. Es sieht aus wie ein PDF, ist aber beides – und deshalb eine echte E-Rechnung. Ob in einer Datei ein Datensatz steckt, sieht man ihr nicht an; der E-Rechnungs-Anzeiger beantwortet das in einem Schritt.
Wann reicht ein PDF noch – und wann nicht?
| Vorgang | Stand 2026 |
|---|---|
| Eine E-Rechnung empfangen können | Pflicht seit 1.1.2025, keine Übergangsfrist |
| Als Unternehmen im B2B ausstellen | PDF noch zulässig bis 31.12.2026 |
| Ausstellen bei über 800.000 € Vorjahresumsatz | E-Rechnung ab 1.1.2027 |
| Ausstellen bei bis zu 800.000 € Vorjahresumsatz | E-Rechnung ab 1.1.2028 |
Maßgeblich ist der Gesamtumsatz des vorangegangenen Kalenderjahres nach § 19 Abs. 3 UStG, nicht der Gewinn und nicht der Umsatz des laufenden Jahres. Welcher Mandant wann dran ist, steht in E-Rechnungspflicht: welcher Mandant wann.
Ein wichtiger Nebensatz zum PDF im Übergang: Es braucht die Zustimmung des Empfängers. Das gewohnte PDF im Mailanhang ist umsatzsteuerlich eine „sonstige Rechnung in elektronischem Format“, und für die verlangt das Gesetz das Einverständnis – formlos und auch stillschweigend, etwa indem der Empfänger sie widerspruchslos verarbeitet. Für die echte E-Rechnung ist das umgekehrt: Die darfst du ohne Nachfrage schicken.
Wo ein PDF dauerhaft zulässig bleibt
Drei Fälle, die auch nach 2028 gelten:
- Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto (§ 33 UStDV). Der Bäcker um die Ecke stellt keine XRechnung aus.
- Fahrausweise (§ 34 UStDV).
- Leistungen an Privatpersonen. Die E-Rechnungspflicht gilt im B2B; an Verbraucher darfst du weiter schicken, was du willst – mit deren Zustimmung sogar elektronisch.
Und ein vierter, der oft übersehen wird: Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind vom Ausstellen dauerhaft befreit (§ 34a UStDV). Empfangen müssen sie trotzdem, ohne Ausnahme – siehe Kleinunternehmer und E-Rechnung.
Was passiert, wenn ich nach dem Stichtag ein PDF schicke?
Dann ist es keine ordnungsgemäße Rechnung. Praktisch heißt das zweierlei, und der zweite Punkt wiegt schwerer als der erste:
- Dein Kunde bekommt ein Vorsteuerproblem. Er braucht eine ordnungsgemäße Rechnung, um die Vorsteuer zu ziehen. Fehlt sie, wird er sie einfordern – und bis dahin womöglich nicht zahlen.
- Du musst berichtigen, und zwar in derselben Form. Abschnitt 14.11 Abs. 1 UStAE ist seit Oktober 2025 eindeutig: Die Berichtigung einer Rechnung erfolgt im selben Format. Ein nachgereichtes PDF heilt nichts, eine Mail mit den fehlenden Angaben auch nicht.
Ein Bußgeld gibt es dafür nicht unmittelbar. Der Schaden entsteht über den Kunden und über die Nacharbeit – und beides ist teurer als die Umstellung.
Was du jetzt tun solltest
In dieser Reihenfolge, weil die erste Pflicht schon läuft:
- Empfang sichern. Eine auffindbare Adresse, jemand, der hineinsieht, und die Datei aufbewahren statt ausdrucken. Der ganze Ablauf steht in E-Rechnung empfangen.
- Deinen Stichtag bestimmen. Der E-Rechnungspflicht-Check fragt fünf Dinge ab und nennt dir das Datum mit Paragraph.
- Einmal ausstellen, bevor es muss. Die erste E-Rechnung ist die, bei der man merkt, welche Angaben im Stammdatensatz fehlen – Kontaktangaben, Steuernummer, IBAN. Das sucht man besser ohne Frist im Nacken.
Häufige Fragen
Ist ein PDF mit Barcode oder QR-Code eine E-Rechnung? Nein. Auch ein durchsuchbares oder mit Code versehenes PDF bleibt ein Bild von einer Rechnung. Nur ein strukturierter Datensatz nach EN 16931 zählt – bei ZUGFeRD steckt er im PDF, bei einem gewöhnlichen PDF gibt es keinen.
Darf ich weiter PDFs verschicken, wenn mein Kunde einverstanden ist? Bis zu deinem Stichtag ja, danach nicht mehr. Die Übergangsregelung endet unabhängig davon, was zwischen euch vereinbart ist – die Pflicht steht im Gesetz, nicht im Vertrag.
Muss ich das PDF zusätzlich zur E-Rechnung schicken? Nein, aber es ist üblich und unschädlich. Bei ZUGFeRD ist beides ohnehin dieselbe Datei. Weicht ein separat verschicktes PDF inhaltlich vom Datensatz ab, kann daraus allerdings eine zweite Rechnung werden – mit den Folgen aus § 14c UStG.
Gilt die Pflicht auch für Rechnungen ins Ausland? Nein. Die Pflicht betrifft Umsätze zwischen im Inland ansässigen Unternehmern. Für Kunden im EU-Ausland gelten die dortigen Regeln, und die laufen auseinander.