Auftragsbestätigung richtig schreiben

Eine Auftragsbestätigung ist deine schriftliche Zusage: Der Kunde hat bestellt oder dein Angebot angenommen, und du bestätigst, was du zu welchem Preis bis wann lieferst. Rechtlich ist sie keine Rechnung, und in vielen Fällen ist sie nicht einmal nötig, weil der Vertrag schon mit der Zusage des Kunden steht (§§ 145, 147 BGB).

Nötig wird sie in zwei Fällen: wenn die Bestellung von deinem Angebot abweicht, und wenn es kein schriftliches Angebot gab. Dann ist die Auftragsbestätigung die Annahme, und ohne sie gibt es keinen Vertrag.

Wo sie in der Kette steht:

• Angebot: von dir, ein bindender Antrag.
• Bestellung: vom Kunden, entweder die Annahme oder ein neuer Antrag.
• Auftragsbestätigung: von dir, die Annahme; damit steht der Vertrag.
• Lieferschein: von dir, belegt die Lieferung.
• Rechnung: von dir, fordert die Zahlung; als einziges Dokument der Kette mit Pflichtangaben nach § 14 UStG.

Wann brauche ich eine Auftragsbestätigung?

Das entscheidet sich daran, wer zuletzt etwas Neues gesagt hat.

Der Kunde nimmt dein Angebot unverändert an. Dann ist der Vertrag geschlossen, sobald seine Zusage bei dir ist: innerhalb der Bindungsfrist (§ 148 BGB) oder, wenn keine genannt war, innerhalb der Zeit, in der du eine Antwort erwarten durftest (§ 147 Abs. 2 BGB). Eine Auftragsbestätigung ändert daran nichts. Sie ist trotzdem sinnvoll, weil sie den Termin festhält und dem Kunden zeigt, dass der Auftrag angekommen ist. Wie lange ein Angebot bindet, steht in Angebot und Kostenvoranschlag schreiben.

Der Kunde bestellt mit Änderungen. Andere Menge, anderer Termin, ein Rabatt, den du nicht angeboten hast. Nach § 150 Abs. 2 BGB gilt eine Annahme „unter Erweiterungen, Einschränkungen oder sonstigen Änderungen“ als Ablehnung, verbunden mit einem neuen Antrag. Jetzt liegt der Antrag bei dir, und deine Auftragsbestätigung ist die Annahme. Ohne sie gibt es keinen Vertrag; mit ihr gilt der Inhalt der Bestellung, nicht mehr der deines Angebots.

Der Kunde bestellt ohne Angebot. Aus der Preisliste, am Telefon, per Mail. Die Bestellung ist der Antrag, deine Auftragsbestätigung die Annahme. Bis sie draußen ist, bist du nicht gebunden, der Kunde aber auch nicht.

Die Zusage kommt zu spät. Eine verspätete Annahme gilt als neuer Antrag (§ 150 Abs. 1 BGB). Willst du den Auftrag trotzdem, bestätigst du ihn, und zwar zu den Preisen von heute, nicht zu denen von damals.

Ist eine Auftragsbestätigung rechtlich bindend?

Ja. Sobald sie als Annahme beim Kunden ankommt, steht der Vertrag, für beide Seiten. Zwei Sonderfälle verschieben die Regel.

Zwischen Kaufleuten gibt es das kaufmännische Bestätigungsschreiben. Wer einen mündlich oder telefonisch geschlossenen Vertrag schriftlich bestätigt, legt damit dessen Inhalt fest: Schweigt der Empfänger, gilt das Schreiben als richtig, auch wenn es vom Gespräch abweicht, solange der Absender redlich davon ausgehen durfte. Das steht in keinem Paragrafen, sondern ist Handelsbrauch (§ 346 HGB), von den Gerichten seit Jahrzehnten anerkannt. Die Folge für dich: Eine Auftragsbestätigung, die du bekommst, prüfst du innerhalb weniger Tage. Ein Widerspruch danach kommt zu spät.

Gegenüber Verbrauchern gilt das nicht. Schweigen ist dort nie Zustimmung. Und ein Widerrufsrecht, etwa bei Verträgen per Telefon, Mail oder an der Haustür, bleibt trotz Auftragsbestätigung bestehen: 14 Tage ab Vertragsschluss, bei Waren ab Erhalt (§§ 355, 356 BGB). Die Bestätigung ist ein guter Ort für die Widerrufsbelehrung, ersetzt sie aber nicht.

Kann der Kunde nach der Auftragsbestätigung noch stornieren?

Beim Kaufvertrag nur, wenn du einverstanden bist. Ein bestätigter Auftrag ist ein Vertrag, und der wird erfüllt oder einvernehmlich aufgehoben.

Beim Werk- oder Dienstleistungsvertrag, also bei Handwerk, Agenturarbeit, Reparatur und Bau, ist es anders: Der Besteller kann bis zur Vollendung jederzeit kündigen (§ 648 BGB). Du behältst dann den Anspruch auf die vereinbarte Vergütung, musst dir aber anrechnen lassen, was du durch den Wegfall an Aufwand sparst oder anderweitig verdienst. Das Gesetz vermutet, dass dir 5 Prozent der Vergütung für den nicht mehr erbrachten Teil zustehen; mehr bekommst du, wenn du mehr nachweist, etwa schon bestelltes Material.

Genau hier zahlt sich eine saubere Auftragsbestätigung aus. Steht die Vergütung darin mit Positionen und Preisen, ist der Anspruch nach § 648 BGB eine Rechenaufgabe. Steht sie nur in einer Mail mit „wie besprochen“, ist er ein Streit.

„Stornogebühren“ in Geschäftsbedingungen sind eine andere Baustelle: Gegenüber Verbrauchern halten Pauschalen nur, wenn sie den typischen Schaden nicht übersteigen und der Kunde den Nachweis eines geringeren Schadens führen darf (§ 309 Nr. 5 BGB).

Was gehört in eine Auftragsbestätigung?

Alles, worüber später gestritten werden könnte, und nichts, was nach Rechnung aussieht.

• Bezug. Deine Auftragsnummer, die Bestellnummer des Kunden und das Datum von Angebot oder Bestellung. Die Bestellnummer brauchst du später wieder, dazu unten mehr.
• Beide Parteien mit Anschrift, beim Kunden die Person, die bestellt hat.
• Die Leistung, Position für Position: Menge, Beschreibung, Einzelpreis, Gesamtpreis. Nicht „gemäß Angebot“, sondern ausgeschrieben. Sonst bestätigst du etwas, das der Kunde vielleicht anders gelesen hat.
• Preis und Umsatzsteuer so wie im Angebot: an Unternehmen netto mit Steuersatz, an Privatpersonen mit Endpreis. Die Steuer nicht als eigenen Betrag „ausweisen“ wie auf einer Rechnung, dazu gleich mehr.
• Termin. „Lieferung in KW 41“ ist eine Zusage, „voraussichtlich KW 41“ ist keine. Wer den Unterschied kennt, schreibt bewusst das eine oder das andere.
• Zahlungsbedingungen. Zahlungsziel, Abschläge, Skonto. Das Zahlungsziel auf der späteren Rechnung sollte dem hier entsprechen.
• Abweichungen kenntlich machen. Weicht deine Bestätigung von der Bestellung ab, markierst du die Stelle. Eine Änderung, die der Kunde nicht sieht, ist rechtlich ein neuer Antrag und praktisch ein Ärgernis.
• Geschäftsbedingungen, wenn du welche hast, als Anlage oder Verweis, spätestens hier. AGB, die erst auf der Rechnung auftauchen, sind nicht Vertragsbestandteil.

Eine Unterschrift ist nicht nötig, eine E-Mail genügt. Für Auftragsbestätigungen gibt es keine Formvorschrift, mit einer Ausnahme: Der Verbraucherbauvertrag braucht die Textform (§ 650i Abs. 2 BGB). Wer die Unterschrift des Kunden trotzdem einholt, hat einen Beweis, keinen Vertrag mehr als vorher.

Eine Formulierung, die trägt:

Vielen Dank für Ihre Bestellung vom 2. September 2026 (Ihre Bestell-Nr. 4711). Wir bestätigen den Auftrag Nr. AB-2026-0031 zu den folgenden Bedingungen: [Positionen mit Menge, Beschreibung, Einzel- und Gesamtpreis, netto zzgl. 19 % Umsatzsteuer]. Ausführung bis 17. Oktober 2026. Zahlbar innerhalb von 14 Tagen nach Rechnungsdatum ohne Abzug. Abweichend von Ihrer Bestellung: Position 3 in Weiß statt Anthrazit, wie am 3. September telefonisch besprochen.

Im Handwerk kommt ein Satz dazu, wenn ein Kostenvoranschlag zugrunde liegt: „Grundlage ist unser Kostenvoranschlag Nr. KV-2026-0012; abgerechnet wird nach Aufmaß.“ Damit ist klar, dass der Betrag eine Schätzung war, und die Regel aus § 649 BGB über wesentliche Überschreitungen greift, statt dass der Kunde von einem Festpreis ausgeht.

Ist eine Auftragsbestätigung eine Rechnung?

Nein, und die Verwechslung ist teurer, als sie aussieht. Eine Rechnung ist die Abrechnung über eine ausgeführte Leistung (§ 14 UStG): Sie trägt zehn Pflichtangaben und eine fortlaufende Nummer, und mit ihr entsteht beim Empfänger der Vorsteuerabzug. Eine Auftragsbestätigung beschreibt eine Leistung, die noch aussteht. Sie fordert kein Geld, sie taugt nicht für den Vorsteuerabzug, und sie gehört nicht in den Nummernkreis der Rechnungen.

Drei Dinge folgen daraus:

1. Keine Zahlungsaufforderung, kein GiroCode. Wer Geld vor der Leistung will, schreibt eine Anzahlungsrechnung. Die ist eine echte Rechnung mit allen Pflichtangaben, siehe Abschlag und Schlussrechnung als E-Rechnung.
2. Keine Steuer „ausweisen“. Wer auf einem Dokument, das wie eine Rechnung aussieht, einen Steuerbetrag gesondert nennt, riskiert, ihn nach § 14c UStG zu schulden, obwohl noch nichts geleistet ist. „zzgl. 19 % Umsatzsteuer“ oder ein Bruttopreis sind unproblematisch; eine Zeile „Umsatzsteuer 19 %: 912,00 €“ unter einer Summe sieht aus wie eine Abrechnung.
3. Sechs statt acht Jahre. Auftragsbestätigungen sind Handelsbriefe und werden sechs Jahre aufbewahrt (§ 147 Abs. 1 Nr. 2 und 3, Abs. 3 AO), Rechnungen als Buchungsbelege acht. Wie das Archiv aussieht, steht in E-Rechnung aufbewahren: 8 Jahre.

Wo landet die Auftragsbestätigung in der E-Rechnung?

Selbst wird sie nie eine: Die Norm EN 16931 beschreibt Rechnungen, kein Angebot und keine Bestätigung. Eine Auftragsbestätigung geht als PDF, Brief oder Mail hinaus, und die E-Rechnungspflicht ab 2027 ändert daran nichts.

Ihre Nummern wandern aber weiter. Die E-Rechnung hat dafür eigene Felder: BT-13 trägt die Bestellnummer des Kunden, BT-14 deine eigene Auftragsnummer. Behörden verlangen die Bestellnummer regelmäßig, und ohne sie bleibt die Rechnung im Portal hängen, genau wie ohne die Leitweg-ID, die ebenfalls in der Bestellung oder Auftragsbestätigung steht. Beides steht in E-Rechnung an Behörden: Portal und Peppol und Leitweg-ID finden: Aufbau und Portale.

Und das Leistungsdatum der Rechnung kommt aus der Ausführung, nicht aus der Bestätigung. Wer den Termin aus der Auftragsbestätigung abschreibt, verschiebt die Umsatzsteuer in den falschen Monat, siehe Leistungsdatum.

Wie heißt die Auftragsbestätigung auf Englisch?

Order confirmation. Das ist der Begriff, den du in Mails und auf Dokumenten verwendest. Daneben gibt es zwei, die etwas anderes bedeuten:

• Order acknowledgement bestätigt oft nur den Eingang der Bestellung („we acknowledge receipt of your order“), nicht deren Annahme. Wer im Ausland einkauft, liest die Formulierung genau: Ohne „we confirm“ ist der Vertrag womöglich noch nicht geschlossen.
• Confirmation of order ist dasselbe wie order confirmation, nur seltener.

Eine englische Fassung des Musters oben:

Thank you for your order dated 2 September 2026 (your PO no. 4711). We confirm order no. AB-2026-0031 as follows: [items with quantity, description, unit price and total, net plus 19 % VAT]. Delivery by 17 October 2026. Payment within 14 days of the invoice date, net. Deviation from your order: item 3 in white instead of anthracite, as agreed by phone on 3 September.

„PO“ steht für purchase order, die Bestellung des Kunden. Die Abkürzung „AB“ für Auftragsbestätigung gibt es im Englischen nicht; die Nummer übernimmst du unverändert.

Häufige Fragen

Wie schnell muss ich eine Bestellung bestätigen? Innerhalb der Zeit, in der der Kunde eine Antwort erwarten darf (§ 147 Abs. 2 BGB), bei einer Bestellung per Mail also innerhalb weniger Werktage. Danach ist sein Antrag erloschen, und deine späte Bestätigung wäre ein neues Angebot. Wer laufend für denselben Kunden Geschäfte besorgt, muss unverzüglich antworten, sonst gilt Schweigen als Annahme (§ 362 HGB).

Was, wenn der Kunde meiner Auftragsbestätigung widerspricht? Dann ist kein Vertrag zustande gekommen, falls deine Bestätigung von seiner Bestellung abwich. Ihr verhandelt weiter, und die nächste Bestätigung ist die Annahme. Hat deine Bestätigung nur wiederholt, was er bestellt hat, steht der Vertrag trotz Widerspruch.

Muss der Kunde die Auftragsbestätigung gegenzeichnen? Nein. Sie ist deine Annahme, nicht seine. Eine Gegenzeichnung brauchst du nur, wenn deine Bestätigung von der Bestellung abweicht, denn dann ist sie ein neuer Antrag, den er annehmen muss. Praktisch: „Bitte bestätigen Sie die Änderung in Position 3 kurz per Mail.“

Kann ich die Auftragsbestätigung in die E-Rechnung einbetten? Ja, als Anhang. Die E-Rechnung erlaubt eingebettete Dokumente, und eine Bestätigung als PDF-Anhang erklärt dem Empfänger, warum die Rechnung so aussieht, wie sie aussieht. Was dabei erlaubt ist, steht in Anhänge in der E-Rechnung.

Brauche ich für jede Bestellung eine Auftragsbestätigung? Nein. Bei laufender Geschäftsverbindung mit festen Preisen genügt oft der Lieferschein mit der Ware. Nötig ist sie, sobald etwas offen ist: Preis, Termin, Umfang, oder wenn die Bestellung von deinem Angebot abweicht.

Kurz zusammengefasst

• Keine Rechnung. Keine Pflichtangaben nach § 14 UStG, kein Nummernkreis, kein Vorsteuerabzug, keine Zahlungsaufforderung.
• Nötig, wenn die Bestellung abweicht oder es kein Angebot gab: Dann ist sie die Annahme (§ 150 Abs. 2 BGB), ohne sie kein Vertrag.
• Bindend für beide, sobald sie ankommt. Zwischen Kaufleuten gilt Schweigen auf ein Bestätigungsschreiben als Zustimmung.
• Storno beim Werkvertrag geht jederzeit (§ 648 BGB), dir bleiben mindestens 5 Prozent des offenen Teils, mit Nachweis mehr.
• Sechs Jahre aufbewahren, Rechnungen acht.
• Bestellnummer und Auftragsnummer landen später in der E-Rechnung (BT-13, BT-14).
• Order confirmation, nicht acknowledgement.

Hinweis in eigener Sache: Rechnungslotse ist unser eigenes Produkt. Er erzeugt keine Auftragsbestätigung als Dokument. Stattdessen schickt er dein Angebot mit einem Link, auf dem der Kunde zusagt oder absagt; die Zusage wird gespeichert, und ein Klick macht daraus die geprüfte Rechnung mit demselben Wortlaut und dem Datum von heute. Die Bestätigung an den Kunden bleibt deine Mail, und das Muster oben reicht dafür.